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Inkassoverfahren

Auf dieser Seite finden Sie die wichtigsten Informationen rund um das Thema Inkassoverfahren und was Sie dabei beachten sollten.

  • Was ist ein Inkassoverfahren?
  • Wie läuft das Inkassoverfahren ab?
  • Was muss ich bei einem Inkassoverfahren beachten?
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Zusammenfassung Inkassoverfahren

  • Was ist ein Inkassoverfahren? – Eintreibung offener Forderungen durch einen externen Dienstleister nach unerfolgreichem betrieblichen Mahnwesen.
  • Wie läuft das Inkassoverfahren ab? – Außergerichtliches Mahnverfahren, gerichtliches Mahnverfahren und Forderungsüberwachung.
  • Welche Voraussetzungen werden für ein Inkassoverfahren benötigt?
    – Schuldner muss im Verzug sein: Wenn der Zahlungszeitraum überschritten ist, kann im B2B direkt Inkasso gestartet werden, aber im B2C muss mindestens eine Mahnung versendet werden.
  • Was muss ich bei einem Inkassoverfahren beachten? – Forderung berechtigt? Rechnung ordnungsgemäß ausgestellt?
  • Wie finden ich einen geeigneten Inkassodienstleister? – Seriosität und positive Referenzen beachten!
  • Was kostet ein Inkassoverfahren? – Im Regelfall sind die Inkassokosten vom Schuldner zu tragen. Je nach Fall-Lage muss sich jedoch auch der Gläubiger beteiligen.
  • Wie kann Germania bei einem Inkassoverfahren helfen? – Expertise bei der Eintreibung Ihrer offenen Forderungen mit 35 Jahre Erfahrung im B2B Bereich.
Inhaltsübersicht

Was ist ein Inkassoverfahren?

Unter dem Begriff Inkassoverfahren versteht man die geschäftsmäßige Eintreibung offener Forderungen durch einen externen Dienstleister nach unerfolgreichem betrieblichen Mahnwesen. Voraussetzung für die Einleitung eines Inkassoverfahrens ist somit eine rechtmäßig fällige Forderung, die z.B. aus einem Kauf auf Rechnung hervorgeht. Das Inkassoverfahren wird auch dem Debitorenmanagement und dem Forderungsmanagement zugeordnet.

Sobald ein Auftrag erteilt wurde, fungiert das Inkassounternehmen als erster Ansprechpartner des Schuldners. Während das Inkassoverfahren läuft, werden alle offenen Fragen des Schuldners an das Inkassounternehmen und nicht mehr an den ursprünglichen Gläubiger gerichtet.

  1. Der Gläubiger erbringt eine Leistung für den Schuldner und stellt deswegen eine Forderung an den Schuldner.
  2. Der Schuldner hat diese Rechnung innerhalb einer bestimmten Frist zu zahlen, wenn die Leistung ordnungsgemäß erbracht worden und frei von Mängeln ist.
  3. Gerät der Schuldner in Verzug, kann der Gläubiger ein Inkassounternehmen mandatieren.
  4. Das Inkassounternehmen versucht dann im Auftrag des Gläubigers die Forderung beim Schuldner einzutreiben.
  5. Die zu leistenden Zahlungen begleicht der Schuldner an das Inkassounternehmen.
  6. Auf Basis der erhaltenen Zahlungen erstellt das Inkassounternehmen eine Abrechnung und zahlt dem Gläubiger die eingetriebene Forderungssummer abzgl. eventueller Kosten ab.
Grafik: Inkasso-Dreieck
Grafik: Prozess Des Inkassoverahrens

Wie läuft das Inkassoverfahren ab?

Das Inkassoverfahren beginnt, wenn ein Schuldner ausstehende Forderungen bei einem Unternehmen nicht beglichen hat, welches er für eine Leistungserbringung entlohnen sollte.

Das Inkassoverfahren besteht aus 3 Schritten:

  • Sach- oder Mobiliarvollstreckung
  • Forderungsvollstreckung
  • Zwangsversteigerung

1. Das außergerichtliche Mahnverfahren

Alle Inkasso-Vorgänge, die ohne gerichtliche Beteiligung ablaufen, gehören zum außergerichtlichen Mahnverfahren, z.B. persönliche, telefonische und schriftliche Aufforderung an den Schuldner, innerhalb einer Frist zu bezahlen. Um Ihr Unternehmen vor Forderungsausfällen zu schützen, sollten Sie in Ihrem internen Forderungsmanagement regelmäßig Bonitätsprüfungen durchführen, die Vertragsgestaltung individuell halten, Rechnungen zügig und korrekt stellen, die Fälligkeiten und Zahlungsfristen im Blick haben, sowie gegebenenfalls Ihr eigenes Mahnwesen in die Wege leiten.

Ein Standardvorgehen oder ein vorgeschriebenes Verfahren beim Mahnen gibt es nicht. Sobald ein Schuldner eine Rechnung nicht wie vereinbart begleicht, sollten Sie eine freundliche Zahlungserinnerung schicken, welche als die erste außergerichtliche Mahnung gilt. Vor der Beauftragung eines professionellen Inkassounternehmens sollten Sie 1-3 außergerichtlichen Mahnungen selbst versendet haben. Wenn feststeht, dass Ihr Schuldner trotz Mahnung nicht bezahlt, empfehlen wir Ihnen die Übergabe an ein spezialisiertes Inkassounternehmen, welches offene Forderungen zügig und mit hoher Realisierungsquote eintreibt. Wird beispielsweise eine Ratenzahlung mit dem Schuldner vereinbart, wird diese kontinuierlich von der Inkassofirma überwacht, bis alle Schulden beglichen sind. Hat die vorgerichtliche Phase keinen Erfolg gebracht, ist das Verfahren beendet und das gerichtliche Mahnverfahren wird eingeleitet.

Unser Tipp: Sie sparen viel Zeit und Energie, wenn Sie das außergerichtliche Mahnverfahren nach den ersten Mahnungen an einen Premium-Inkassopartner wie Germania auslagern. Bei der Suche nach dem richtigen Inkassodienstleister sollten Sie sich telefonisch nach den Leistungen erkundigen. Idealerweise ist der Dienstleister auf Ihre Branche spezialisiert, kennt Ihr Tagesgeschäft und bietet entsprechende Branchenlösungen an. Ein seriöser Außendienst mit geschulten und erfahrenen Mitarbeitern sollte fester Bestandteil Ihres Premium-Inkassodienstleisters sein.

Die Germania-Mitarbeiter beraten Sie gerne persönlich, wenn Sie Fragen zu den Gestaltungsmöglichkeiten unseres außergerichtlichen Mahnverfahrens und unserem Inkassovorgehen haben.

Grafik: Ablauf gerichtliches Mahnverfahren

2. Das gerichtliche Mahnverfahren

Das gerichtliche Mahnverfahren führt zu einer Titulierung von Geldforderungen und findet ohne mündliche Verhandlung, ausführliche Klageschrift und Beweiserhebung statt. Es folgt auf das außergerichtliche Mahnverfahren. Neben der Erhebung einer normalen Zivilklage ist es eine einfache Möglichkeit gegen den Schuldner vorzugehen.

Das gerichtliche Mahnverfahren wird durch einen Antrag des Gläubigers eingeleitet und ermöglicht die Vollstreckung einer Geldforderung ohne Klageerhebung, also auch ohne Urteil. Dabei ist es günstiger als eine Klage und Sie können es ohne fremde Hilfe betreiben. Zudem ist es nur möglich, wenn es sich um Geldforderungen (in unbegrenzter Höhe) handelt (z.B. Kaufpreis-, Werklohn- oder Darlehensforderungen). Durch Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids kann zudem die Verjährungsfrist gehemmt werden. Der Antrag auf Mahnbescheid sollte erst gestellt werden, wenn der Schuldner sich tatsächlich im Verzug befindet und wenn vorher die Bonität des Schuldners geprüft wurde.

Wird der Mahnbescheid vor Eintritt des Verzugs beantragt und akzeptiert der Schuldner diesen, dann trägt er die Kosten des Verfahrens. Ist der Schuldner zahlungsunfähig, oder legt er Rechtsmittel ein und gewinnt, muss der Gläubiger die Kosten decken. Daher besprechen wir mit Ihnen als Gläubiger vor der Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens die Chancen und Risiken.

Das Zwangsvollstreckungsverfahren gehört ebenfalls zu den Aufgaben eines professionellen Inkassodienstes. Innerhalb dieses Verfahrens leitet das Inkassounternehmen die Pfändung sämtlicher Vermögenswerte ein. Das Inkassounternehmen kann unter anderem die Abgabe der eidesstattlichen Versicherung oder sogar den Erlass eines Haftbefehls beantragen.

Wenn sich Ihr Schuldner im Ausland befindet, ist es auch möglich ein deutsches grenzüberschreitendes Mahnverfahren durchzuführen. Hier finden Sie ausführliche Informationen zum Thema Auslandsinkasso.

3. Die Forderungsüberwachung

Obwohl Germania die meisten Forderungen außergerichtlich oder spätestens im gerichtlichen Mahnverfahren realisiert, lassen sich manchmal Zwangsvollstreckungen nicht vermeiden. Wenn diese nicht zum vollen Erfolg führen, bieten wir eine kostenlose Langzeitüberwachung bei Forderungen (bis zu 30 Jahre) an.

In der Langzeitüberwachung führen wir eine regelmäßige Prüfung der Schuldner-Bonität durch, um mögliche Chancen zur Realisierung Ihrer Forderung frühzeitig zu erkennen und zu nutzen. Bemerken wir eine Änderung der Schuldnerbonität, treten wir erneut mit dem Schuldner in Kontakt, um eine mögliche Zahlung zu realisieren. Für die Prüfung der Bonität verwenden wir renommierte Auskunfteien wie SCHUFA oder CRIF.

Den Service der Forderungsüberwachung bieten wir ohne Extra-Kosten für unsere Gläubiger an. So erhalten sie 100% der Forderung, wenn diese realisiert wird.

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Welche Voraussetzungen werden für ein Inkassoverfahren benötigt?

Die Voraussetzung für ein Inkassoverfahren ist zunächst eine fällige Forderung gegenüber einem Schuldner. Die Forderung kann aus einem Kauf auf Rechnung, beim Versand oder aus einem Dienstleistungsvertrag stammen. Eine rechtmäßige Forderung geht aus einem Vertrag oder einer Rechnung hervor. Zahlt Ihr Kunde nicht, obwohl der Betrag bereits fällig ist, sollten Sie zunächst mit einer Zahlungserinnerung reagieren. Im Gegensatz zum B2C sind Sie im B2B nicht dazu verpflichtet, es handelt sich hierbei um eine Kulanz dem Kunden gegenüber. Der Schuldner erfährt durch die Erinnerung, dass die fälligen Forderungen gegen ihn noch offen sind, und hat so die Möglichkeit, seiner Zahlungsverpflichtung nachzukommen.

Bevor ein Unternehmen ein Inkassoverfahren einleitet, werden meistens über die Zahlungserinnerung hinaus zwei weitere Mahnungen versendet. Bereits ab der ersten Mahnung befindet sich der Kunde in Zahlungsverzug. Das gibt dem Unternehmen das Recht, einen Dienstleister für den Forderungseinzug zu beauftragen und somit ein Inkassoverfahren einzuleiten.

Was muss ich bei einem Inkassoverfahren beachten?

Der Arbeitsaufwand für ein Inkassoverfahren ist je nach Unternehmen, Branche oder Forderungshöhe relativ hoch und kann einige Monate in Anspruch nehmen. Sie benötigen geschulte Mitarbeiter, die mit säumigen Kunden kompetent kommunizieren, um ein zufriedenstellendes Ergebnis für beide Seiten zu erreichen. Wenn Sie die Kapazitäten in Ihrem Unternehmen lieber sinnvoller einsetzen möchten, sollten Sie das Inkassoverfahren einem professionellen Inkassounternehmen überlassen.

Überprüfen Sie vor dem Einleiten des Verfahrens die folgenden Punkte:

  • Um ein Inkassoverfahren einzuleiten, muss Ihre Forderung berechtigt sein:
    Hat sich Ihr Kunde beschwert oder Gewährleistungsmängel angemeldet? Dann ist Ihre Forderung eventuell nicht berechtigt. Diesen Punkt sollten Sie unbedingt klären, bevor Sie ein Inkassoverfahren einleiten!
  • Überprüfen Sie, ob Ihre Rechnung ordnungsgemäß ausgestellt ist und den rechtlichen Vorschriften entspricht.

Wie finde ich einen geeigneten Inkassodienstleister?

Sie sind auf der Suche nach einem seriösen Inkassounternehmen, welches Ihnen bei Ihren offenen Forderungen zur Seite steht? Wenn Sie Inkasso beauftragen möchten, sollten Sie sich also vorab sehr genau über die verschiedenen Inkassoanbieter informieren. Die Frage: Welches Inkassobüro zu Ihren Bedürfnissen passt, sollte dabei eine wichtige Rolle spielen.

Ein Inkassodienstleister sollte immer seriös sein und zahlreiche positive Referenzen haben. Achten Sie darauf, dass es sich bei der Inkassofirma um einen eigetragenen Dienstleister nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG) handelt. Das ist die Mindestanforderung für ein vertrauenswürdiges Inkassounternehmen.

Nutzen Sie unsere Checkliste um den richtigen Partner für das Inkassoverfahren zu finden. Hier können Sie die Checkliste downloaden:

    Ein Auszug aus unseren Referenzen

    Referenzen von Germania: Montblanc
    Referenzen von Germania: Raiffeisenbank
    Referenzen: Germania Inkasso Handwerkskammer
    Referenzen: Germania Inkasso Swarovski Oktip
    Referenz von Germania: Montblanc
    Referenz von Germania: Montblanc
    logo_raiffeisenbank
    Referenz von Germania: Handwerkskammer München und Oberbayern
    logo_swarovski
    logo swiss post solutions
    Referenz von Germania: Yamaha

    Was kostet ein Inkassoverfahren?

    Obwohl der Gläubiger das Inkassounternehmen beauftragt, ist der Schuldner rechtlich verpflichtet Inkassokosten zu erstatten. Ist das Inkassounternehmen bzw. der Gläubiger nicht in der Lage das Geld vom Schuldner zu realisieren, muss der Gläubiger i.d.R. entsprechend selbst an das Inkassounternehmen zahlen.

    Die entstehenden Inkassokosten sind Teil des sogenannten Verzugsschadens, den der Schuldner dem Gläubiger ersetzen muss. Dies ist zwar ärgerlich für den Schuldner, aber auch nur gerecht, da er den Aufwand durch seine Nichtzahlung verursacht. Daher müssen Gläubiger im Erfolgsfall keine Inkassogebühren zahlen. Ist der Versuch, das ausstehende Geld einzutreiben, erfolglos, berechnen manche Inkassounternehmen dem Gläubiger pauschale Gebühren für ihren Aufwand. Andere berechnen keine Gebühren im Misserfolgsfall und berechnen stattdessen eine Mitgliedschaft, analog einer „Flat-Rate“ durch die Forderungen auch im Misserfolgsfalls ohne weitere Kosten bearbeitet werden.

    Je nach Art der Forderung, z.B. bei bereits titulierten Forderungen, oder bei internationalen Fällen ist es auch gängig mit Erfolgsprovisionen zu arbeiten. Im Inkassomarkt gibt es daher eine große Spannbreite an Gebührenmodellen.

    Wichtig ist auch zu beachten, dass bei Inkassounternehmen günstiger nicht unbedingt besser ist. Denn Inkasso ist nicht gleich Inkasso. Manche Inkassounternehmen stecken deutlich mehr Aufwand und Hartnäckigkeit in die Bearbeitung (mehr Anrufe, Außendienstbesuche, etc.) während andere nur „Schreibtischinkasso“ betreiben. Mehr Aufwand führt zu besseren Ergebnissen, aber auch selbstverständlich auch zu mehr Kosten. Insofern ist zu empfehlen bei hohen Forderungen (größer €500) ein Inkassounternehmen zu wählen, dass mehr Aufwand betreibt und so Ihre Realisierungschancen maximiert.

    Wie kann Germania bei einem Inkassoverfahren helfen?

    Bei Germania Inkasso können Sie auf 35 Jahre Erfahrung und Erfolg vertrauen, in denen wir uns in verschiedenen Branchen auf den B2B-Bereich spezialisiert haben. Unsere geschulten Außendienstmitarbeiter setzen sich in ganz Deutschland aktiv für Sie ein. Wenn Sie uns mit einem Inkassofall beauftragen, prüfen wir Ihre Forderungen stets einzeln und suchen anschließend den direkten, fairen und verantwortungsvollen Dialog mit Ihren Schuldnern – damit Ihre Kundenbeziehungen bestehen bleiben und Sie schnellstmöglich Ihre Zahlungen erhalten. Darauf legen wir als PREMIUM-Inkassodienstleister höchsten Wert.

    Viele andere Inkassounternehmen erheben für das Inkassoverfahren zusätzliche Inkassogebühren. Bei Germania haben Sie dagegen keinerlei Zahlungsrisiko und stets volle Transparenz. Außerdem können wir mit folgenden Punkten überzeugen:

    • Hohe Realisierungsquote durch seriösen Außendienst in ganz Deutschland
    • Die Germania-Mitarbeiter kennen wichtige Firmen-Netzwerke
    • Individuelle Lösungen für Ihre Branche
    • Konstruktive Gespräche mit Ihrem Schuldner vor Ort
    • Professionelle Herangehensweise – Ihre Kundenbeziehungen bleiben erhalten
    • Bei Erfolg zahlen wir Ihnen 100 % Ihrer Hauptforderung aus
    • Auslandsinkasso bei grenzüberschreitenden Kundenbeziehungen

    Unser Tipp: Achten Sie bei der Wahl eines Inkassounternehmens darauf, dass alle Gebühren transparent kommuniziert werden. Beim außergerichtlichen Inkasso sollten keine weiteren Kosten für Sie anfallen.

    Disclaimer:

    Bitte beachten Sie, dass die Inhalte dieser Seite dem unverbindlichen Informationszweck dienen und eine Rechtsberatung, die auf Ihre individuelle Situation eingeht, nicht ersetzen soll. Wir übernehmen keine Gewähr auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität des Inhalts.

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