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Mahnwesen: Was Sie über das Mahnwesen wissen müssen

Wenden Sie sich an Germania, wenn Sie einen professionellen Inkassopartner möchten, der Ihr Forderungsmanagement dauerhaft für Sie übernimmt. Hier finden Sie Informationen und Tipps rund um das Mahnwesen.

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Was trifft am besten auf Sie zu?

Haben Sie eine Einzelforderung oder wiederkehrende Forderungen?

Wie hoch ist die Forderung?

Wurde die Forderung bereits tituliert?

Was ist die Grundlage Ihrer Forderungen?

Gegen wen richteten sich Ihre Forderungen?

Wo ist der Schuldner ansässig?

Wie viele Inkasso-Forderungen fallen bei Ihnen typischerweise pro Jahr an?

Wie hoch ist das typische Volumen pro Forderung?

Das Mahnwesen

Das Mahnwesen in Ihrem Unternehmen ist Teil Ihrer Buchhaltung und trägt zu Ihrer Liquidität bei. Richtiges Mahnen beginnt bei der Rechnungsstellung, bei der Sie ein Zahlungsziel festgelegen und endet, wenn Ihr Kunde nicht bereit ist Ihre Rechnung zu begleichen, im gerichtlichem Mahnverfahren. Der gestufte Mahnprozess (üblicherweise drei Mahnstufen) beinhaltet eine Zahlungserinnerung sowie meist zwei folgenden Mahnungen.

Ein effektives Mahnwesen, das richtiges Mahnen voraussetzt, kann Ihre Liquidität sicherstellen und Ihre Margen stabil halten. Formalitäten, die Sie beim richtig Mahnen beachten sollten, finden Sie in unserer CHECKLISTE. Bei den Themen wieviele Mahnungen vor Inkasso, wie richtiges Mahnen funktioniert und zu den Vor- und Nachteilen einer zeitigen Übergabe Ihrer Forderungen an Inkasso beraten unsere Mitarbeiter von Germania Inkasso Sie gerne.

Inhaltsübersicht

Ein Auszug aus unseren Referenzen

Referenzen Von Germania: Montblanc
Referenzen Von Germania: Raiffeisenbank
Referenzen: Germania Inkasso Handwerkskammer
Referenzen: Germania Inkasso Swarovski Oktip

Was ist das Mahnwesen?

Das Mahnwesen ist neben der Debitorenbuchhaltung ein wichtiger Teil des Forderungsmanagements eines Unternehmens. Dabei beschäftigen sich Mitarbeiter aus dem Mahnwesen mit offenen Forderungen, erstellen Mahnungen, überwachen Zahlungseingänge und übernehmen gegebenenfalls das gerichtliche Mahnverfahren.

Das Mahnwesen ist also ein wichtiger Teil der Verwaltung und trägt zur Erhaltung der Liquidität bei. Offene Forderungen gegen Kunden, Partner und Lieferanten werden in diesem Teilbereich der Rechnungsstellung zusammen mit der Rechtsabteilung durchgesetzt. Je nach Größe des Unternehmens übernehmen Mitarbeiter der Buchhaltung das Mahnwesen. Typische Abläufe und Aufgaben der Mitarbeiter sind dabei die Erstellung einer Zahlungserinnerung und gegebenenfalls das Versenden von Mahnungen. Einfache Zahlungserinnerungen nehmen dabei zumeist den größten Teil des Mahnwesens ein. Es kann jedoch auch zu einer gerichtlichen Mahnung kommen.

Richtig Mahnen kann finanzielle Engpässe aufgrund nicht beglichener Rechnungen vermeiden.

Gerne unterstützen wir Sie bei Ihrem Mahnwesen und dem Forderungsmanagement für Ihr Unternehmen. Hier finden Sie Formulierungshilfen und Vorlagen für die letzte Mahnung.

Wieso ist ein effektives Mahnwesen wichtig?

Ein effektives Mahnwesen ist für Ihr Unternehmen wichtig, da Zahlungsverzögerungen und -ausfälle auf Dauer die wirtschaftliche Handlungsfähigkeit Ihres Unternehmens gefährden. Ein wirksames Mahnwesen kann Ihre Liquidität sichern, da Ihre Kunden aufgrund der von Ihnen signalisierten Hartnäckigkeit meist schneller zahlen.

Bei mehreren Zahlungsausfällen kommt es zur Minderung der Marge. Dabei können Sie durch schnellen Zahlungseingang Ihre Margen stabil halten. Sinn des Mahnwesens ist es nicht, Ihre Kunden durch unprofessionelles Mahnen mit beispielsweise unpassenden Formulierungen und dem direkten Versenden gerichtlicher Androhungen zu verärgern. Richtiges Mahnen kann Ihnen dabei helfen, einen schnellen Zahlungseingang zu erreichen. Hier finden Sie Tipps zum richtigen Mahnen und hier ein Muster für die dritte Mahnung.

Wer ist für das Mahnwesen zuständig?

Für das Mahnwesen ist häufig die Debitorenbuchhaltung oder die Buchhaltung zuständig. Diese Abteilungen können je nach Wichtigkeit des Kunden verschiedene Herangehensweisen anwenden.

In vielen Unternehmen sind zahlreiche Aufgaben der Geschäftsleitung zugeteilt. Größere oder wachsende Unternehmen setzen jedoch vermehrt Mitarbeiter oder Abteilungen für das Mahnwesen ein. Umso wichtiger die Liquidität für das Unternehmen ist, desto stärker sollte der Fokus auf ein professionelles Mahnwesen gesetzt werden. Sehr wichtige Kunden können dabei von der Geschäftsführung betreut werden. Teilen Sie Ihre Kunden daher in Segmente ein und legen verschiedene Vorgehensweisen je nach Kundensegment fest. Je wichtiger ein Kunde für Ihr Unternehmen ist, desto individueller sollte das Mahnwesen gestaltet sein. Dabei können Sie beispielsweise auch Mitarbeiter aus dem Vertrieb oder der Kundenbetreuung einbinden, welche den Kunden meist besser kennen. Hier finden Sie unsere Tipps für Ihr Mahnwesen. Binden Sie unsere Tipps in Ihr internes Mahnwesen ein, werden Rechnungen meist pünktlich und vollständig beglichen.

Wie läuft das außergerichtliche Mahnwesen ab?

Das außergerichtliche Mahnwesen ist ein Teil des Mahnwesens und besteht oft aus telefonischer, schriftlicher oder persönlicher Kontaktaufnahme sowie aus Gesprächen mit dem Schuldner. Führen diese Schritte nicht zum Erfolg kann ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden.

Falls Ihr Kunde seine Rechnung nicht begleicht ist es zunächst aber üblich, einige Tage (z.B. 10-14) nach dem Fälligkeitsdatum eine Zahlungserinnerung mit neuem Fälligkeitsdatum zu versenden. Mit dieser ersten Mahnung können Sie Ihren Kunden erst freundlich auf seinen Verzug aufmerksam machen sollten, um das Geschäftsverhältnis beizubehalten.

Wenn Ihr Kunde nicht auf Ihre Zahlungserinnerung reagiert, können Sie im nächsten Schritt (üblicherweise 20-30 Tage nach Fälligkeit) eine zweite Mahnung mit neuem Fälligkeitsdatum von ca. zehn Tagen versenden. Diese ist mit mehr Nachdruck formuliert und Sie können, anders als bei der Zahlungserinnerung, Mahnkosten verlangen.

Bei der dritten Mahnung (meist 40-50 Tage nach Fälligkeit) sollte Ihrem Kunden klar werden, dass Sie keine weitere Mahnungen mehr schreiben und rechtliche Schritte einleiten werden, wenn er die Zahlungsfrist nicht einhält.

Wir helfen Ihnen bei Ihren Fragen zum Mahnwesen gerne weiter. Hier finden Sie eine Übersicht, wie dritte Mahnungen formuliert werden können. Außerdem erhalten Sie hier Anregungen für Ihr Mahnwesen.

Bei Germania läuft das außergerichtliche Mahnverfahren grundsätzlich so ab:

  1. Unsere Mitarbeiter nehmen telefonisch Kontakt mit Ihrem Schuldner auf und klären seine Zahlungsmöglichkeiten.
  2. Zeigt der Schuldner sich uneinsichtig oder ist nicht erreichbar, nehmen wir persönlichen Kontakt mit ihm auf.
  3. Dabei sucht unser professioneller Außendienst den Schuldner vor Ort auf und führt mit ihm ein Gespräch auf Augenhöhe.
  4. In vielen Fällen konnte nun bereits eine Einigung erzielt werden. Falls keine Einigung erfolgt ist, leiten wir nach Absprache das gerichtliche Mahnverfahren ein.
  5. Außenstände werden für Sie auch über 30 Jahre lang überwacht, wenn eine Forderung nicht direkt vollstreckt werden kann.

 

Sie möchten sich weiter über das außergerichtliche Verfahren informieren? Wir haben hier eine ausführliche Themensammlung zum Thema Inkasso aufbereitet.

Inkassovorgehen In 5 Schritten Bild

Wie läuft das gerichtliche Mahnwesen ab?

Das gerichtliche Mahnverfahren wird durch einen Antrag des Gläubigers eingeleitet. Nach Eingang des Antrags wird vom zuständigen Gericht überprüft, ob das Antragsformular korrekt ausgefüllt wurde. Daraufhin erlässt das Gericht einen Mahnbescheid, mit welchem der Gläubiger, wenn kein Widerspruch vom Schuldner erfolgt, die Forderung durch einen folgenden Vollstreckungsbescheid einfordern kann.

Dabei kommen folgende Arten der Zwangsvollstreckung in Betracht:

  1. Sach- oder Mobiliarvollstreckung
  2. Forderungsvollstreckung
  3. Zwangsversteigerung

Widerspricht der Schuldner innerhalb von 2 Wochen, erhält der Antragsteller eine entsprechende Nachricht zusammen mit einer Kostenrechnung für ein streitiges Verfahren.

Hier finden Sie eine Übersicht zum gerichtlichen Mahnverfahren.

Welche Formalitäten sind im Mahnwesen zu beachten? (Mit Checkliste!)

Damit Sie die Formalitäten für richtiges Mahnen einhalten, finden Sie hier eine CHECKLISTE.

Um Ihr Mahnwesen korrekt und unangreifbar zu gestalten, sollten Sie regelmäßig überprüfen, ob bei Ihren Mahnungen die Rechnungs- und Mahnungsempfänger identisch sind, die Schreibweise und Anschrift des Mahnungsempfängers kontrolliert wurde sowie die Versandform festgelegt wurde. Ebenso sollten Sie frühere Erfahrungen mit diesem Schuldner in der Versandform berücksichtigen. Außerdem muss auf das Rechnungsdatum und die Rechnung Bezug genommen werden sowie Verzugszinsen berechnet werden. Sie sollten überprüfen, ob eine Berechnung der Mahngebühren erfolgt und ob dies rechtmäßig ist. Überprüfen Sie zudem, ob alle Gebühren aufgelistet sind, ob die Tonschärfe der Mahnstufe angepasst ist und ob eine eindeutige Fristsetzung in der Mahnung vorliegt.

Beim Schreiben Ihrer Zahlungserinnerung sowie den Mahnschreiben sollten Sie auf klare Formulierungen achten, die im Ton zur Eskalationsstufe passen. Hier finden Sie Vorlagen für die dritte Mahnung. Dabei ist die persönliche Ansprache nach der ersten oder spätestens nach der zweiten Mahnung wichtig. Für Ihre Mitarbeiter sollte es selbstverständlich sein, dass sie den Kunden ansprechen, ihn auf den Verzug seiner Zahlung hinweisen und nach Gründen für den Zahlungsverzug fragen. Lösungen (z.B. Ratenzahlung) können im Anschluss gemeinsam erarbeitet werden.

Wann sollte man ein Inkassounternehmen und wann einen Anwalt engagieren?

Bevor Unternehmen zu Inkassobüros wechseln, arbeiten viele im außergerichtlichen Mahnverfahren mit Rechtsanwälten. Unsere Einschätzung: Nur wenn die Forderung bestritten ist, sollten Sie einen Rechtsanwalt engagieren. Haben Sie regelmäßig mit nicht zahlenden Kunden zu tun, sollten Sie sich an ein Inkassounternehmen wenden. In vielen Fällen sind Inkassounternehmen die günstigere, erfolgreichere und kundenfreundlichere Option.

Hier finden Sie unseren Blogbeitrag zum Thema Inkasso vs. Anwalt.

Kann ich Mahnungen per E-Mail versenden?

Eine Mahnung bedarf grundsätzlich keiner bestimmten Form und kann daher schriftlich, mündlich, per Fax oder per E-Mail versenden.

Eine Mahnung gilt als rechtliche Grundlage, wenn sich der Schuldner im Zahlungsverzug befindet und fordert den Schuldner zur Zahlung auf. Nach § 286 Abs. 3 BGB befindet sich der Schuldner, sofern nicht anders vereinbart, spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Daher können Zahlungsaufforderungen und Mahnungen mündlich, schriftlich und per Fax oder auch per E-Mail zugestellt werden. Um Kosten und Aufwand zu sparen können Sie also Mahnungen per E-Mail versenden. Allerdings ist es bei einer E-Mail schwierig, die Zustellung zu beweisen, da der Schuldner behaupten kann, diese nicht erhalten zu haben oder sie tatsächlich im Spam-Ordner gelandet ist.

Haben Sie kleinere Forderungen oder ein Massengeschäft kann es für Ihr Unternehmen aus Kostengründen sinnvoll sein, dem Schuldner die erste Mahnung bzw. Zahlungserinnerung per E-Mail zu senden. Insbesondere dann, wenn Sie die E-Mail-Adresse des Schuldners beispielsweise durch einen Online-Einkauf erhalten haben.

Damit Sie Ihre Mahnungen bei höheren Beträgen beweisen können, lohnt es sich, diese schriftlich zu verfassen und per Einschreiben zu versenden. Aus Gründen der Beweispflicht empfiehlt sich, die Mahnung schriftlich abzufassen und per Fax oder Brief zu versenden. Auch wenn Zahlungsschwierigkeit oder fehlender Zahlungsbereitschaft bei Schuldner bekannt ist, sollte die Mahnung schriftlich erfolgen, um keine Zeit zu verlieren und die Forderung nicht verjährt.

Leider haben auch Kriminelle das Versenden von Mahnungen per E-Mail für sich entdeckt und verschicken so täuschend echte Mahnungen. Achten Sie darauf, dass Sie keine E-Mail von gefälschten E-Mail-Adressen öffnen und überprüfen Sie stets, ob Sie beim Versender eine offene Forderung haben. Überprüfen Sie wenn nötig das Inkassounternehmen beim Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V.

Unser Fazit: Viele Unternehmen versenden Mahnungen mittlerweile per E-Mail. Möchten Sie aus Beweisgründen auf Nummer Sicher gehen, sollten Sie Ihre Mahnungen per Post verschicken. Wenn Sie als Schuldner eine Mahnung per E-Mail erhalten, sollten Sie diese immer auf Glaubwürdigkeit und Echtheit überprüfen.

Wie werden Mahn- und Verzugskosten berechnet?

Die Höhe der Mahnkosten sind vom Gesetzgeber nicht geregelt. Tatsächlich dürfen Gläubiger aber nur Porto- und Materialkosten verlangen. Generell wird eine Gebühr von 2,50€ je Mahnstufe empfohlen. Kosten für Buchhaltung oder technische Mittel dürfen nicht auf den Schuldner umgelegt werden, sondern müssen im Rahmen der allgemeinen Geschäftskosten selbst getragen werden. Schuldner müssen dem Urteil des Bundesgerichtshof von 2019 nach somit nur die tatsächlich angefallenen Kosten für das Mahnschreiben bezahlen (VIII ZR 95/18, BGH).

Die Verzugszinsen berechnen sich in Deutschland wie folgt: Ein Verzugszins ist eine Geldschuld und liegt in Deutschland bei 5 Prozentpunkten (nach § 288 BGB) über dem gesetzlichen Basiszinssatz nach § 247 BGB für Verbraucher. Wenn es sich bei beiden Parteien (Gläubiger und Schuldner) um Unternehmen handelt, liegt der Zinssatz bei 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz.

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Beachten Sie auch unsere Checkliste für Ihr Mahnwesen!

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