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Mahnwesen: Was Sie über das Mahnwesen wissen müssen

Das Mahnwesens in einem Unternehmen erfordert viel Fingerspitzengefühl. Wenn Sie sich fragen, wieviele Mahnungen vor Inkasso Sie versenden sollten und wer sich als Partner, der Ihr Forderungsmanagement dauerhaft professionell für Sie übernimmt eignet, wenden Sie sich an Germania Inkasso.

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Was trifft am besten auf Sie zu?

Haben Sie eine Einzelforderung oder wiederkehrende Forderungen?

Wie hoch ist die Forderung?

Wurde die Forderung bereits tituliert?

Was ist die Grundlage Ihrer Forderungen?

Gegen wen richteten sich Ihre Forderungen?

Wo ist der Schuldner ansässig?

Wie viele Inkasso-Forderungen fallen bei Ihnen typischerweise pro Jahr an?

Wie hoch ist das typische Volumen pro Forderung?

Das Mahnwesen

Das Mahnwesen in Ihrem Unternehmen ist Teil Ihrer Buchhaltung und trägt zu Ihrer Liquidität bei. Richtiges Mahnen beginnt bei der Rechnungsstellung, bei der Sie ein Zahlungsziel festgelegen und endet, wenn Ihr Kunde nicht bereit ist Ihre Rechnung zu begleichen, im gerichtlichem Mahnverfahren. Der gestufte Mahnprozess (üblicherweise drei Mahnstufen) beinhaltet eine Zahlungserinnerung sowie meist zwei folgenden Mahnungen. Ein effektives Mahnwesen, das richtiges Mahnen voraussetzt, kann Ihre Liquidität sicherstellen und Ihre Margen stabil halten. Formalitäten, die Sie beim richtig Mahnen beachten sollten, finden Sie in unserer CHECKLISTE. Bei den Themen wieviele Mahnungen vor Inkasso, wie richtiges Mahnen funktioniert und zu den Vor- und Nachteilen einer zeitigen Übergabe Ihrer Forderungen an Inkasso beraten unsere Mitarbeiter von Germania Inkasso Sie gerne.

Ein Auszug aus unseren Referenzen

Referenzen Von Germania: Montblanc
Referenzen Von Germania: Raiffeisenbank
Referenzen: Germania Inkasso Handwerkskammer
Referenzen: Germania Inkasso Swarovski Oktip

Was ist das Mahnwesen?

Das Mahnwesen ist für Unternehmen ein wichtiger Teil der Verwaltung und trägt zur Erhaltung der Liquidität bei. Offene Forderungen gegen Kunden, Partner und Lieferanten werden in diesem Teilbereich der Rechnungsstellung zusammen mit der Rechtsabteilung durchgesetzt. Je nach Größe des Unternehmens übernehmen Mitarbeiter der Buchhaltung das Mahnwesen. Typische Abläufe und Aufgaben der Mitarbeiter sind dabei die Erstellung einer Zahlungserinnerung und gegebenenfalls das Versenden von Mahnungen. Einfache Zahlungserinnerungen nehmen dabei zumeist den größten Teil des Mahnwesens ein. Es kann jedoch auch zu einer gerichtlichen Mahnung kommen.

Richtig Mahnen kann finanzielle Engpässe aufgrund nicht beglichener Rechnungen vermeiden.

Gerne unterstützen wir Sie bei Ihrem Mahnwesen und dem Forderungsmanagement für Ihr Unternehmen.

Wie läuft das Mahnwesen ab?

Richtig Mahnen

Richtig Mahnen ist üblicherweise ein gestufter Prozess. Es bleibt Ihnen überlassen, wann Sie Zahlungserinnerungen und Mahnungen versenden. Auch wieviele Mahnungen vor Inkasso Sie verschicken möchten ist Ihnen überlassen. Üblich sind meist maximal drei Mahnungen, wobei die Zahlungserinnerung als erste Mahnung gilt.

Falls Ihr Kunde seine Rechnung nicht begleicht ist es zunächst aber üblich, einige Tage (z.B. 10-14) nach dem Fälligkeitsdatum eine Zahlungserinnerung mit neuem Fälligkeitsdatum zu versenden. Eine Mahnung sollte nicht der erste Schritt des Mahnwesens sein, da Sie Ihren Kunden erst freundlich auf seinen Verzug aufmerksam machen sollten, um das Geschäftsverhältnis beizubehalten.

Wenn Ihr Kunde nicht auf Ihre Zahlungserinnerung reagiert, können Sie im nächsten Schritt (üblicherweise 20-30 Tage nach Fälligkeit) eine erste Mahnung mit neuem Fälligkeitsdatum von ca. zehn Tagen versenden. Eine Mahnung ist mit mehr Nachdruck formuliert und Sie können, anders als bei der Zahlungserinnerung, Mahnkosten verlangen.

Bei der zweiten Mahnung (meist 40-50 Tage nach Fälligkeit) sollte Ihrem Kunden klar werden, dass Sie keine weitere Mahnungen mehr schreiben und rechtliche Schritte einleiten werden, wenn er die Zahlungsfrist nicht einhält.

Wir helfen Ihnen bei Ihren Fragen zum Mahnwesen gerne weiter.

Wieso ist ein effektives Mahnwesen wichtig?

Zahlungsverzögerungen und -ausfälle gefährden auf Dauer die wirtschaftliche Handlungsfähigkeit Ihres Unternehmens. Ein effektives Mahnwesen kann Ihre Liquidität sichern, da Ihre Kunden schneller zahlen. Bei mehreren Zahlungsausfällen kommt es zur Minderung der Marge. Durch schnellen Zahlungseingang – durch richtig Mahnen – können Sie Ihre Margen stabil halten.

Sinn des Mahnwesens ist es nicht, Ihre Kunden durch unprofessionelles Mahnen mit beispielsweise unpassenden Formulierungen und dem direkten Versenden gerichtlicher Androhungen zu verärgern. Sondern, durch richtiges Mahnen einen schnellen Zahlungseingang zu erreichen.

Kooperationspartner Germania Inkasso Dienstleistungen

Welche Formalitäten sind im Mahnwesen zu beachten?

Damit Sie die Formalitäten für richtiges Mahnen einhalten, finden Sie hier eine CHECKLISTE.

Wichtig ist es zu überprüfen, dass Rechnungs- und Mahnungsempfänger identisch sind, die Schreibweise und Anschrift des Mahnungsempfängers kontrolliert wurde, die Versandform festgelegt wurde und frühere Erfahrungen mit diesem Schuldner in der Versandform berücksichtigt werden. Außerdem muss auf das Rechnungsdatum und die Rechnung Bezug genommen werden sowie Verzugszinsen berechnet werden. Sie sollten überprüfen, ob eine Berechnung der Mahngebühren erfolgt und ob dies rechtmäßig ist. Auch ob alle Gebühren aufgelistet sind, ob die Tonschärfe der Mahnstufe angepasst ist und ob eine eindeutige Fristsetzung in der Mahnung vorliegt, sollte kontrolliert werden.

 

Bei der Formulierung Ihrer Zahlungserinnerung sowie dem Mahnschreiben sollten Sie auf klare Formulierungen achten, die im Ton zur Eskalationsstufe passen. Dabei ist die persönliche Ansprache nach der ersten oder spätestens nach der zweiten Mahnung wichtig. Für Ihre Mitarbeiter sollte es selbstverständlich sein, dass sie den Kunden ansprechen und ihn auf den Verzug seiner Zahlung hinweisen. Den Kunden können Sie dann auch nach den Gründen für den Zahlungsverzug fragen. Lösungen (z.B. Ratenzahlung) können im Anschluss gemeinsam erarbeitet werden.

Wann sind Forderungen aus dem internen Mahnwesen ans Inkasso zu übergeben?

Wieviele Mahnungen vor Inkasso?

Üblicherweise werden vor Inkasso drei Mahnungen versendet, wobei die Zahlungserinnerung als erste Mahnung gilt. Üblicherweise deshalb, weil das Mahnwesen immer individuell nach Kundenbeziehungen und Fall angepasst werden sollte. Die Vor- und Nachteile einer Übergabe an ein Inkassobüro lassen sich dabei wie folgt aufteilen:

Die Vorteile einer frühen Übergabe Ihrer Forderungen an Inkasso sind höhere Erfolgschancen bei der Realisierung, da aufgrund einer zeitigen Übergabe die Mahnprozesse schneller und somit effektiver starten und Sie Ihr Geld zügiger erhalten. Außerdem besteht Ihrerseits ein geringerer Aufwand, da Sie Ihre Forderungen abgeben und sich ein Dritter um Ihr Forderungsmanagement kümmert.

Die Nachteile einer frühen Übergabe Ihrer Forderungen an Inkasso sind Extra-Kosten für Ihren Kunden, wodurch Ihr Kunde verärgert werden könnte. Daher ist es wichtig, einen kundenorientierten Inkassodienstleister wie Germania Inkasso an Ihrer Seite zu haben. Unsere Mitarbeiter können Ihren Kunden erklären, wieso Ihre Forderungen an ein Inkassobüro übergeben wurden und ihm seine Situation verdeutlichen.

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Sie möchten Germania als Ihr Inkassounternehmen beauftragen und Ihre Forderungen an uns übergeben? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf  – Unsere Mitarbeiter beraten Sie gerne bei allen Fragen rund um das Mahnwesen und erstellen für Sie ein individuelles Angebot, damit Ihre Liquidität realisiert wird.  Beachten Sie auch unsere Checkliste für Ihr Mahnwesen!

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