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Letzte Mahnung - Defintion, Vorlagen & Muster

Hier erfahren Sie alles was Sie alles was Sie zur dritten und letzten Mahnung wissen müssen. Wir stellen Ihnen Textvorlagen in Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch zur Verfügung.

Finden Sie die passende Inkasso-Lösung.

Was trifft am besten auf Sie zu?

Haben Sie eine Einzelforderung oder wiederkehrende Forderungen?

Wie hoch ist die Forderung?

Wurde die Forderung bereits tituliert?

Was ist die Grundlage Ihrer Forderungen?

Gegen wen richteten sich Ihre Forderungen?

Wo ist der Schuldner ansässig?

Wie viele Inkasso-Forderungen fallen bei Ihnen typischerweise pro Jahr an?

Wie hoch ist das typische Volumen pro Forderung?

Was bedeutet letzte Mahnung?

Die letzte Mahnung ist üblicherweise die dritte Mahnung, welche dem Kunden die letzte Chance bietet, die Forderung außergerichtlich zu bezahlen. Während der Gläubiger dem B2B-Kunden gegenüber nicht verpflichtet ist, Zahlungserinnerungen zu senden, muss ein B2C-Kunde gemahnt werden, bevor rechtliche Schritte eingeleitet werden.

Falls ein Kunde nicht für eine Ware oder einen Service aufkommt, obwohl Sie die Leistung bereits erbracht haben, wird der Vorgang intern bearbeitet oder direkt an ein Inkassounternehmen übergeben. Es ist üblich, dem Kunden drei Mahnungen zu schicken, welche ihn an seine Zahlungsverpflichtungen erinnern. Dabei ist die dritte Mahnung in den meisten Fällen auch die letzte Mahnung, mit welchem das außergerichtliche Mahnverfahren endet. Zugleich ist die letzte Mahnung auch die letzte Chance, die der Schuldner vom Gläubiger bekommt, um seine Rechnung zu begleichen. Im B2B-Bereich ist der Gläubiger, im Gegensatz zum B2C-Bereich, nicht verpflichtet, seinem Geschäftskunden Mahnungen zu senden.

Im B2B-Bereich könnte der Gläubiger nach nicht erfolgter Zahlung seine offene Forderung direkt an ein Inkassounternehmen übergeben oder eigenhändig juristische Schritte gegen den Schuldner einleiten. Dies geschiet jedoch in der Praxis äußerst selten, bspw. wenn der Schuldner schon klar gemacht hat, dass er nicht zahlt, obwohl die Leistung korrekt erbracht worden ist.

Beratung Germania Inkasso

Vorlagen für die letzte Mahnung

Die dritte und letzte Mahnung kann unterschiedlich formuliert werden. Dabei sollten Sie beachten, welches Ziel Sie mit Ihrer Mahnung erreichen möchten. Wenn der Kunde nicht verärgert werden soll, empfiehlt sich eine kundenfreundliche Mahnung. Möchten Sie Ihre Ernsthaftigkeit klar zum Ausdruck bringen, sollten Sie Ihren Kunden in einem eindeutigen und unmissverständlichen Ton mahnen. Auch IHKs informieren über das Thema letzte Mahnung. Hier finden Sie einen Beitrag der IHK Frankfurt.

Hier finden Sie Vorlagen mit unterschiedlichen Formulierungen für die letzte Mahnung in Deutsch. Außerdem stellen wir Ihnen Muster auf Englisch, Spanisch und Französisch zur Verfügung. Beachten Sie, dass es sich hierbei um Muster handelt, welche im Einzelfall geändert werden müssen und, dass Mahnungen, die mit Word etc. erstellt wurden nicht GoBD-konform sind.

Sanft formulierte 3. Mahnung

Mit der dritten Mahnung, können Sie Ihren Kunden ein letztes Mal freundlich an die ausstehende Zahlung erinnern. Hierbei sollten Sie dem Kunden alle offenen Gesamtbeträge übermitteln. Damit können Sie sicherstellen, dass Ihrem Kunden diese Informationen vorliegen.

Verwenden Sie hier Formulierungen wie z.B.:

„Leider haben Sie auf unsere Zahlungserinnerung vom TT.MM.JJJJ und 2. Mahnung vom TT.MM.JJJJ nicht reagiert. Wir bitten Sie den fälligen Betrag bis spätestens TT.MM.JJJJ an uns zu überweisen.Wenn die letzte Zahlungsfrist ohne Zahlungseingang verstreicht, sehen wir uns leider gezwungen, rechtliche Schritte einzuleiten. Die Kosten des Verfahrens gehen zusätzlich zu Ihren Lasten.“

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Deutlich formulierte 3. Mahnung

Eine weitere Möglichkeit die dritte Mahnung zu formulieren ist eine freundliche, aber deutliche Tonalität. Auch in einer deutlichen Tonlage können Sie Ihren Kunden ein letztes Mal an die ausstehende Zahlung erinnern. Hierbei sollten Sie dem Kunden alle offenen Gesamtbeträge übermitteln.

Verwenden Sie hier Formulierungen wie z.B.:

„Sie haben auf unsere Zahlungserinnerung vom TT.MM.JJJJ und 2. Mahnung vom TT.MM.JJJJ nicht reagiert. Wir bitten Sie dringlichst den fälligen Betrag bis spätestens TT.MM.JJJJ an uns zu überweisen. Wenn die letzte Zahlungsfrist ohne Zahlungseingang verstreicht, sehen wir uns gezwungen, rechtliche Schritte gegen Sie einzuleiten. Die Kosten des Verfahrens gehen zu Ihren Lasten.“

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Scharf formulierte 3. Mahnung

Eine weitere Möglichkeit die dritte Mahnung zu formulieren ist eine unmissverständliche Formulierung zu wählen. Dem Kunden sollte hierbei der Ernst der Lage klar werden und, dass Sie rechtliche Schritte gegen ihn einleiten werden. Übermitteln Sie dem Kunden alle noch offenen Beträge.

Verwenden Sie hier Formulierungen wie z.B.:

„Bislang haben Sie nicht auf unsere beiden Mahnungen reagiert. Daher können wir nun keine Rücksicht mehr auf Sie nehmen. Unser Entschluss lautet dahingehend, dass wir gerichtlich gegen Sie vorgehen werden. Am TT.MM.JJJJ werden wir den Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids beim zuständigen Amtsgericht stellen. Bis zu diesem Termin steht es Ihnen frei, Ihre Verbindlichkeiten zu begleichen und somit den gerichtlichen Mahnbescheid abzuwenden.“

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3. Mahnung - Englisch

Auch wenn Ihr Kunde im Ausland sitzt sollten Sie mahnen. Hier haben wir eine englische Version einer dritten Mahnung für Sie aufbereitet, mit der Sie dem ausländischen Kunden zu verstehen geben können, dass Sie bei ausbleibender Zahlung rechtliche Schritte gegen ihn einleiten werden.

Verwenden Sie hier Formulierungen wie z.B.:

„You have not responded to our payment reminder. We urgently request you to transfer the due amount to us by TT.MM.JJJJ at the latest. If the last payment deadline passes without payment being received, we will take legal action against you. The costs oft he proceedings will be borne by you.“

Tipp: Inkassounternehmen beauftragen, das auf Auslandsinkasso spezialisiert ist.

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3. Mahnung - Spanisch

Auch wenn Ihr Kunde im Ausland sitzt sollten Sie mahnen. Hier haben wir eine spanische Version einer dritten Mahnung für Sie aufbereitet, mit der Sie dem ausländischen Kunden zu verstehen geben können, dass Sie bei ausbleibender Zahlung rechtliche Schritte gegen ihn einleiten werden.

Verwenden Sie hier Formulierungen wie z.B.:

„No ha respondido a nuestro recordatorio de pago de fecha y al segundo recordatorio de fecha. Le pedimos urgentemente que nos transfiera la cantidad debida a más tardar el TT.MM.JJJJ. Si pasa el último plazo de pago sin que se reciba el pago, nos veremos obligados a emprender acciones legales contra usted. Las costas del procedimiento correrán a su cargo.“

Tipp: Inkassounternehmen beauftragen, das auf Auslandsinkasso spezialisiert ist.

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3. Mahnung - Französisch

Auch wenn Ihr Kunde im Ausland sitzt sollten Sie mahnen. Hier haben wir eine französische Version einer dritten Mahnung für Sie aufbereitet, mit der Sie dem ausländischen Kunden zu verstehen geben können, dass Sie bei ausbleibender Zahlung rechtliche Schritte gegen ihn einleiten werden.

Verwenden Sie hier Formulierungen wie z.B.:

„Vous n’avez pas répondu à notre rappel de paiement et au 2 rappel. Nous vous demandons instamment de nous transférer le montant dû au plus tard le TT.MM.JJJJ. Si le dernier délai de paiement est dépassé sans que le paiement ait été reçu, nous serons obligés de prendre des mesures juridiques à votre encontre. Les frais de procédure sont à votre charge.“

Tipp: Inkassounternehmen beauftragen, das auf Auslandsinkasso spezialisiert ist.

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Erfahren Sie auch mehr zu Inkasso, Inkassokosten, Forderungsmanagement, der Beantragung eines Mahnbescheids und zu Inkassounternehmen im Allgemeinen.

Wann versendet man die letzte Mahnung?

Wenn Sie auch nach der zweiten Mahnung keinen Zahlungseingang verzeichnen können, sollten Sie jetzt spätestens die dritte Mahnung versenden. Da das Mahnen ein gestufter Prozess ist, sollten Sie einige Dinge hinsichtlich der Formulierung und Fristen beachten.

Hier haben wir Ihnen eine Übersicht aufbereitet, aus welcher die üblichen Fristen und Formulierungen zum richtigen Mahnen hervorgehen:

Unser Tipp für Gläubiger:

Mahnen Sie Ihren Kunden stringent und machen Sie ihm klar, dass Sie gegebenenfalls rechtliche Schritte einleiten werden. Spätestens nach der zweiten Mahnungen lohnt es sich, ein Inkassounternehmen für die Realisierung der offenen Forderung zu engagieren, da diese oft höhere Realsierungsquoten verzeichen. Dabei kann es Ihren Kunden erneut mahnen oder das gerichtliche Forderungsmanagement für Sie übernehmen, um die Forderung höchstmöglich zu realisieren.

Was passiert nach der letzten Mahnung?

Wenn der Kunde nicht zahlt leitet die Mehrzahl der Gläubiger ein gerichtliches Mahnverfahren ein, um einen vollstreckbaren Titel zu erlangen. Falls kein pfändbares Vermögen vorliegt, oder der Schuldner ein Widerspruch des Kundens wahrscheinlich ist, sollte gegebenenfalls kein gerichtliches Verfahren eingeleitet werden. Das Verfahren wird durch einen Antrag auf einen Mahnbescheid eingeleitet, welcher vom Gericht auf Korrektheit überprüft wird. Im Anschluss wird der Mahnbescheid erlassen, welchem der Schuldner 2 Wochen lang widersprechen kann. Tut er das nicht, erlässt das Gericht nach Antrag des Gläubigers einen Vollstreckungsbescheid, mithilfe dessen er einen vollstreckbaren Titel erlangt hat. Nach erneuter Widerspruchsfrist von 2 Wochen kann der Gläubiger, wenn kein Widerspruch vorliegt, den Titel beispielsweise durch Sach- oder Mobiliar-, Forderungs- oder Zwangsvollstreckung durchsetzen. Die Kosten des gesamten gerichtlichen Prozesses sind nach Erfolg vom Schuldner zu tragen.

Was tun, wenn der Kunde nicht auf die letzte Mahnung reagiert?

Wenn Ihr Kunde nicht auf die letzte Mahnung reagiert, sollten Sie ein professionelles Inkassounternehmen beauftragen. Dieses kann Sie bei Ihrem Mahnwesen unterstützen und Ihre Forderung oft außergerichtlich realisieren. Falls außergerichtlich keine Lösung gefunden werden konnte, kann das Inkassounternehmen Sie beim gerichtlichen Verfahren unterstützen. Wenn Sie selbstständig einen Mahnbescheid beantragen möchten, finden Sie hier alles, was Sie dabei beachten müssen. Alle wichtigen Informationen über Inkasso finden Sie hier. Achten Sie darauf, dass das Inkassounternehmen Mitglied im Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V. (BDIU) ist.

Wer kann mich zum Thema letzte Mahnung beraten?

Unsere Mitarbeiter beraten Sie gerne zur dritten und letzen Mahnung und helfen Ihnen in einem kostenlosen Beratungsgespräch gerne weiter.

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