Eine Zahlungserinnerung ist die erste Mahnung an einen säumigen Kunden und rechtlich gleichbedeutend mit einer Mahnung nach § 286 Abs. 1 BGB. Sie ist an keine Form gebunden (Brief, E-Mail, Anruf) und sollte Rechnungsdaten, fälligen Betrag, neue Zahlungsfrist und Bankverbindung enthalten.
Hier erfahren Sie alles, was Sie zum Thema Zahlungserinnerung wissen müssen. Wir stellen Ihnen Textvorlagen in Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch zur Verfügung.
Eine Zahlungserinnerung ist die erste Mahnung an einen Schuldner, der eine fällige Rechnung nicht beglichen hat. Sie entspricht rechtlich einer Mahnung im Sinne des § 286 BGB und kann den Verzug auslösen. Der Begriff wird verwendet, weil er weniger fordernd klingt – die rechtliche Wirkung ist jedoch identisch.
Das Wichtigste auf einen Blick:
- Eine Zahlungserinnerung – auch 1. Mahnung genannt – ist eine Erinnerung an eine offene Forderung.
- Mahnungen sind an keine bestimmte Form gebunden. Anruf, E-Mail oder Brief sind rechtlich gleichwertig.
- Versenden Sie das Erinnerungsschreiben, sobald nach Ablauf der Zahlungsfrist kein Geld eingegangen ist.
- Bei Nichterfolg können weitere Mahnungen folgen (2. und 3. Mahnung).
- Ein rechtssicheres Mahnschreiben sollte alle relevanten Angaben enthalten (Rechnungsdaten, Betrag, Frist, Bankverbindung).
Was ist eine Zahlungserinnerung?
Eine Zahlungserinnerung ist eine Erinnerung an eine noch nicht beglichene Zahlung. Viele Unternehmen und Kunden wissen nicht, dass dieses Erinnerungsschreiben eine Mahnung nach § 286 Abs. 1 BGB darstellt. Der Begriff wird verwendet, da er weniger fordernd klingt als der Ausdruck Mahnung.
Der Verzug begründet eine verschärfte Haftung des Kunden. Wenn ein Verzugsschaden nach §§ 280 Abs. 2, 286 BGB eintritt, ist dieser vom Schuldner zu ersetzen. Ein Gläubiger kann nach § 288 BGB Verzugszinsen verlangen. Aus dem Zahlungs- oder Leistungsverzug ergeben sich also einige rechtliche Konsequenzen.
Was sollte in einer Zahlungserinnerung enthalten sein?
Mahnungen – also auch Erinnerungsschreiben – sind grundsätzlich an keine bestimmte Form gebunden. Somit macht es rechtlich keinen Unterschied, wie Sie Ihre Kunden in Verzug setzen. Sie können Ihren säumigen Schuldner schriftlich, mündlich oder durch schlüssiges Verhalten dazu auffordern, offene Forderungen zu begleichen.
Die schriftliche Mahnung (per Brief oder E-Mail) hat sich allerdings aufgrund der Beweiskraft eines Schreibens in der Praxis durchgesetzt. Wenn ein Schuldner nämlich den Zugang der Mahnung abstreitet, ist der Gläubiger in der Beweispflicht.
Unser Tipp
Wir empfehlen Ihnen, in Erinnerungsschreiben oder Mahnungen grundsätzlich folgende Angaben zu machen:
- Ihr Unternehmensname inklusive Anschrift
- Name und Anschrift des säumigen Kunden
- Kundennummer
- Rechnungsdatum und -nummer
- Ggf. Nummer des Lieferscheins und Liefertermin
- Fälliger Rechnungsbetrag
- Zahlungsfrist
- Ihre Bankverbindung
Vorlagen für Zahlungserinnerungen
Erinnerungsschreiben können unterschiedlich formuliert werden. Dabei sollten Sie beachten, welches Ziel Sie mit Ihrer Erinnerung erreichen möchten. Wenn der Kunde nur erinnert werden soll, empfiehlt sich eine kundenfreundliche Formulierung. Möchten Sie Ihre Ernsthaftigkeit klar zum Ausdruck bringen, sollten Sie Ihren Kunden in einem eindeutigen und unmissverständlichen Ton erinnern.
Auf dieser Seite finden Sie kostenlose Vorlagen im Word-Format mit unterschiedlichen Formulierungen in Deutsch. Wir bieten Ihnen Muster für eine freundlich-bestimmt formulierte Erinnerung sowie eine deutlich-höfliche, eine scharfe und eine pfiffig-lustige Variante. Außerdem stellen wir Ihnen Muster auf Englisch, Spanisch und Französisch zur Verfügung.
Beachten Sie, dass es sich hierbei um Muster handelt, welche im Einzelfall geändert werden müssen und dass Mahnschreiben, die mit Word etc. erstellt wurden, nicht GoBD-konform sind.
Freundlich formulierte Zahlungserinnerung
Mit der ersten Mahnung können Sie Ihren Kunden zum ersten Mal an die ausstehende Zahlung erinnern. Übermitteln Sie alle offenen Gesamtbeträge, damit Ihrem Kunden diese Informationen vorliegen.
Vorlage „Freundliche Zahlungserinnerung
Deutlich und höflich formulierte Zahlungserinnerung
Eine weitere Möglichkeit ist eine freundliche, aber deutliche Tonalität. Auch in einer deutlicheren Tonlage können Sie Ihren Kunden an die ausstehende Zahlung erinnern. Hierbei sollten Sie dem Kunden alle offenen Gesamtbeträge übermitteln.
Vorlage „Deutliche Zahlungserinnerung
Scharf formulierte Zahlungserinnerung
Eine weitere Möglichkeit ist eine unmissverständliche Formulierung. Dem Kunden sollte hierbei der Ernst der Lage klar werden – inklusive der Information, dass Sie rechtliche Schritte einleiten werden. Dies ist allerdings sehr unüblich und nur bei Kunden zu verwenden, bei denen schon zum Zeitpunkt der 1. Mahnung fraglich ist, ob sie zahlen.
Vorlage „Scharfe Zahlungserinnerung
Lustig & locker formulierte Zahlungserinnerung
Eine weitere Möglichkeit ist die lockere Art. Diese wirkt sehr sympathisch und ist im wahrsten Sinne eher eine Erinnerung als eine Mahnung – ideal für langjährige Stammkunden, bei denen das Versäumnis vermutlich nur ein Versehen war.
Vorlage „Lockere Zahlungserinnerung
Zahlungserinnerung – Englisch
Auch wenn Ihr Kunde im Ausland sitzt, sollten Sie mahnen. Hier haben wir eine englische Version aufbereitet, mit der Sie dem ausländischen Kunden zu verstehen geben, dass Sie bei ausbleibender Zahlung rechtliche Schritte einleiten werden.
Tipp: Inkassounternehmen beauftragen, das auf Auslandsinkasso spezialisiert ist.
Payment Reminder Template (EN)
Zahlungserinnerung – Spanisch
Auch für Kunden in spanischsprachigen Ländern haben wir eine Vorlage aufbereitet, mit der Sie dem Schuldner unmissverständlich zu verstehen geben, dass bei ausbleibender Zahlung rechtliche Schritte folgen.
Recordatorio de Pago (ES)
Zahlungserinnerung – Französisch
Auch wenn Ihr Kunde im französischsprachigen Ausland sitzt, sollten Sie mahnen. Hier haben wir eine französische Version aufbereitet, mit der Sie bei ausbleibender Zahlung rechtliche Schritte ankündigen.
Rappel de Paiement (FR)
Wann versendet man eine Zahlungserinnerung?
Wenn Sie nach der Rechnungsstellung und der damit verbundenen Zahlungsfrist keinen Zahlungseingang verzeichnen können, sollten Sie eine Zahlungserinnerung (= 1. Mahnung) versenden. Bei Nichterfolg können weitere Mahnungen folgen. Da das Mahnen ein gestufter Prozess ist, sollten Sie einige Dinge hinsichtlich der Formulierung und Fristen beachten.
Fristen und Formulierungen zum richtigen Mahnen
Unser Tipp für Gläubiger: Stringent mahnen
Was passiert nach der Zahlungserinnerung?
Wenn ein Kunde nicht zahlt, bearbeitet die Mehrzahl der Gläubiger die offene Forderung zunächst intern. Dies beginnt meist mit dem Versenden einer Zahlungserinnerung. Bleibt diese erfolglos, werden weitere Mahnungen (meist 2) versendet. Falls auch diese nicht zum gewünschten Ergebnis führen, sollten Sie Ihre Forderung an ein Inkassounternehmen übergeben.
Dieses kann Ihnen dann dabei helfen, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten, um die Forderung zu titulieren. Dies beginnt mit der Beantragung eines Mahnbescheids. Falls kein pfändbares Vermögen vorliegt oder ein Widerspruch des Kunden wahrscheinlich ist, sollte eventuell kein gerichtliches Verfahren eingeleitet werden.
Das Verfahren wird durch einen Antrag auf einen Mahnbescheid eingeleitet, welcher vom Gericht auf Korrektheit überprüft wird. Im Anschluss wird der Mahnbescheid erlassen, dem der Schuldner 2 Wochen lang widersprechen kann. Tut er das nicht, erlässt das Gericht nach Antrag des Gläubigers einen Vollstreckungsbescheid, mithilfe dessen er einen vollstreckbaren Titel erlangt hat. Nach erneuter Widerspruchsfrist von 2 Wochen kann der Gläubiger, wenn kein Widerspruch vorliegt, den Titel beispielsweise durch Sach- oder Mobiliar-, Forderungs- oder Zwangsvollstreckung durchsetzen. Für die gerichtlichen Kosten muss der Schuldner aufkommen.
In welcher Form muss eine Zahlungserinnerung versendet werden?
Ein Erinnerungsschreiben muss nicht verpflichtend auf Briefpapier verfasst und per Einschreiben versendet werden. Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften darüber, wie eine Mahnung zu erfolgen hat. Daher können Sie Ihren Kunden sowohl anrufen als auch Mahnungen per E-Mail oder auf dem Postweg versenden. Sie sind in der Art und Weise völlig frei.
Unser Tipp: Wenn Sie langjährige Kunden haben, lohnt sich ein Anruf oder eine E-Mail. Dabei kann manchmal eine Lösung gefunden werden. Wenn Sie sich sicher sind, dass Ihr Kunde die Zahlung nur übersehen hat, sollten Sie außerdem eine sanft oder lustig formulierte Erinnerung versenden. Wenn Ihr Kunde allerdings nicht reagiert, sollten Sie zügig mit dem internen Mahnwesen fortfahren oder ein professionelles Inkassounternehmen beauftragen.
Was mache ich, wenn ich eine Zahlungserinnerung erhalten habe?
In der Regel erhalten Sie als Schuldner ein Erinnerungsschreiben, wenn Sie eine Forderung nicht beglichen haben. Das bedeutet, dass Sie eine offene Rechnung haben und die Zahlungsfrist von Ihnen überschritten wurde.
In der Regel wird ein bestimmtes Zahlungsziel vorgegeben, welches in der Rechnung aufgeführt ist. Meistens handelt es sich hierbei um eine Zahlungsfrist von 14 Tagen. In dieser Zeit müssen Sie als Kunde den offenen Rechnungsbetrag begleichen. Überschreiten Sie die Zahlungsfrist des Gläubigers, befinden Sie sich automatisch im Zahlungsverzug.
Setzen Sie sich mit Ihrem Gläubiger schnellstmöglich in Verbindung, um Schadensansprüche wie Verzugszinsen, Mahngebühren oder eine Übergabe an ein Inkassounternehmen abzuwenden. Auch wenn Sie derzeit keine Möglichkeit haben, Ihre offene Rechnung zu begleichen, sollten Sie unverzüglich Ihren Gläubiger kontaktieren. Er wird gemeinsam mit Ihnen eine Lösung finden.
Achtung: Viele Schuldner sind im Glauben, dass erst drei Mahnungen erfolgen müssen, bevor die Forderung an ein Inkassounternehmen weitergegeben oder ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet wird. Die sogenannten Erinnerungsschreiben sind ein freundlicher Hinweis an die Kunden und gelten als kulante Geste, sind jedoch nicht Pflicht. Der Gläubiger muss weder eine weitere Zahlungserinnerung noch weitere Mahnungen verschicken.
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