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In Verzug setzen - Definition, Vorlagen & Muster

Hier erfahren Sie alles was Sie zum Thema in Verzug setzen wissen müssen. Wir stellen Ihnen Textvorlagen gratis zur Verfügung.

Finden Sie die passende Inkasso-Lösung.

Was trifft am besten auf Sie zu?

Haben Sie eine Einzelforderung oder wiederkehrende Forderungen?

Wie hoch ist die Forderung?

Wurde die Forderung bereits tituliert?

Was ist die Grundlage Ihrer Forderungen?

Gegen wen richteten sich Ihre Forderungen?

Wo ist der Schuldner ansässig?

Wie viele Inkasso-Forderungen fallen bei Ihnen typischerweise pro Jahr an?

Wie hoch ist das typische Volumen pro Forderung?

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Erfahren Sie hier mehr zum Thema Inkasso:

Was heißt in Verzug setzen?

Wenn ein Schuldner nach dem Eintritt der Fälligkeit vom Gläubiger erfolglos gemahnt wird, setzt der Gläubiger den Schuldner in Verzug (§ 286 BGB). Somit hat eine Mahnung den Zweck, den Geschäftspartner in Verzug zu setzen. Dabei reicht bereits eine Mahnung aus.

In manchen Unternehmen gibt es eine klassische Mahnabfolge:

  • Zahlungserinnerung (=1. Mahnung)
  • 2. Mahnung
  • 3. letzte Mahnung

Rechtlich gesehen müssen Sie im B2B-Bereich keine Mahnung versenden, um einen Kunden in Zahlungsverzug zu setzen. Wenn Sie eine ordentliche Rechnung erstellt und verschickt haben, können Sie nach verstreichen der Zahlungsfrist direkt das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. In vielen Unternehmen ist es jedoch üblich, mindestens eine Mahnung zu versenden, bevor Sie rechtliche Schritte einleiten. Achtung: Im B2C-Bereich müssen Sie, wenn nicht anders vereinbart, Ihren Kunden mindestens einmal mahnen, um ihn in Verzug zu setzen.

Bei B2B-Kunden müssen Sie zwar eigentlich keine Zahlungserinnerung oder Mahnung versenden, jedoch ist es im Geschäftsleben üblich, 1-3 Mahnungen zu senden, bevor Sie rechtliche Schritte einleiten. Bei B2C-Kunden müssen Sie, vor gerichtlichen Schritten, verpflichtend mindestens eine Mahnung versenden. Es gibt allerdings noch weitere Formen, wie der Schuldner in Verzug kommen kann. Hier sehen Sie die Übersicht.

Wie setzen Sie einen Kunden in Verzug?

Sie setzen Ihren B2B-Kunden in Verzug, indem Sie ihm eine Zahlungserinnerung (= 1. Mahnung) schicken. Diese sind grundsätzlich an keine bestimmte Form gebunden. Somit macht es rechtlich keinen Unterschied, ob Gläubiger säumige Schuldner schriftlich, mündlich oder durch schlüssiges Verhalten dazu auffordern, offene Forderungen zu begleichen.

Die schriftliche Zahlungserinnerung oder Mahnung (per Brief oder Email) setzte sich jedoch aufgrund der Beweiskraft eines Schreibens in der Praxis durchgesetzt. Wenn ein Schuldner nämlich den Zugang der Mahnung abstreitet, ist der Gläubiger in der Beweispflicht.

Wichtig: Achten Sie darauf, dass alle von Ihnen versendete Zahlungserinnerungen und Mahnungen die relevanten Angaben eines rechtssicheren Schreibens enthalten. Wir empfehlen Ihnen, in Zahlungserinnerungen oder Mahnungen grundsätzlich folgende Angaben zu machen:

  • Ihr Unternehmensname inklusive Anschrift
  • Name und Anschrift des säumigen Kunden
  • Kundennummer
  • Rechnungsdatum und -nummer
  • Ggf. Nummer des Lieferscheins und Liefertermin
  • Fälliger Rechnungsbetrag
  • Zahlungsfrist
  • Ihre Bankverbindung

Unsere gratis Muster, um Ihren Kunden in Verzug zu setzen!

Damit Sie Ihren Kunden in Verzug setzen, sollten Sie eine Zahlungserinnerung versenden. Diese können unterschiedlich formuliert werden. Dabei sollten Sie beachten, welches Ziel Sie mit Ihrer Erinnerung erreichen möchten. Wenn der Kunde nur erinnert werden soll, empfiehlt sich eine kundenfreundliche Zahlungserinnerung. Benötigen Sie weitere Zahlungserinnerungen, die Ihre Ernsthaftigkeit unterstreichen oder Anschreiben in anderen Sprachen, werden Sie hier fündig.

Auch IHKs informieren über das Thema Zahlungserinnerung. Hier finden Sie zum Beispiel einen Beitrag der IHK Frankfurt.

Auf dieser Seite finden Sie eine Vorlage für eine Zahlungserinnerung in Deutsch. Hier finden Sie weitere, kostenlose Muster. Beachten Sie, dass es sich hierbei um Muster handelt, welche im Einzelfall geändert werden müssen und, dass Zahlungserinnerungen, die mit Word etc. erstellt wurden nicht GoBD-konform sind.

Sanft formulierte Zahlungserinnerung

Mit der Zahlungserinnerung können Sie Ihren Kunden das erste Mal an die ausstehende Zahlung erinnern. Hierbei sollten Sie dem Kunden alle offenen Gesamtbeträge übermitteln. Damit können Sie sicherstellen, dass Ihrem Kunden diese Informationen vorliegen.

Verwenden Sie hier Formulierungen wie z.B.:

„Leider haben Sie unsere Rechnung vom TT.MM.JJJJ nicht reagiert. Wir bitten Sie den fälligen Betrag bis spätestens TT.MM.JJJJ an uns zu überweisen. Sollten Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.“

    Jetzt mehr zum Thema Zahlungserinnerung erfahren!

    Wir beraten Sie gerne!

    Erfahren Sie auch mehr zu Inkasso, Inkassokosten, Forderungsmanagement, der Beantragung eines Mahnbescheids und zu Inkassounternehmen im Allgemeinen.

    Wann sollten Sie Ihren B2B-Kunden in Verzug setzen?

    Können Sie nach ordentlicher Rechnungsstellung (Zahlungsfrist!) keinen Zahlungseingang verzeichnen, sollten Sie eine Zahlungserinnerung (= 1. Mahnung) versenden. Bei Nichterfolg können Sie weitere Mahnungen versenden. Da das Mahnen ein gestufter Prozess ist, sollten Sie einige Dinge hinsichtlich der Formulierung und Fristen beachten.

    Hier haben wir Ihnen eine Übersicht aufbereitet, aus welcher die üblichen Fristen und Formulierungen zum richtigen Mahnen hervorgehen:

    Unser Tipp für Gläubiger:

    Mahnen Sie Ihren Kunden stringent und machen Sie ihm klar, dass Sie bei ausbleibender Zahlung rechtliche Schritte einleiten werden. Spätestens nach der zweiten Mahnung lohnt es sich, ein Inkassounternehmen für die Realisierung der offenen Forderung zu engagieren, da diese oft höhere Realisierungsquoten verzeichnen. Dabei kann es Ihren Kunden erneut mahnen oder das gerichtliche Forderungsmanagement für Sie übernehmen, um die Forderung höchstmöglich zu realisieren.

    Was passiert, nachdem Sie Ihren Kunden in Verzug gesetzt haben?

    Wenn ein Kunde Ihre Rechnung nicht begleicht, bearbeitet die Mehrzahl der Gläubiger die offene Forderung intern. Dies beginnt meist mit dem Versenden einer Zahlungserinnerung. Zeigt diese keinen Erfolg, werden weitere Mahnungen (meist 2) versendet. Falls auch diese nicht zum gewünschten Ergebnis führen, sollten Sie Ihre Forderung an ein Inkassounternehmen übergeben. Dieses kann Ihnen dann dabei helfen, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten, um die Forderung zu titulieren. Dies beginnt mit der Beantragung eines Mahnbescheids. Falls kein pfändbares Vermögen vorliegt, oder der Schuldner ein Widerspruch des Kunden wahrscheinlich ist, sollte eventuell kein gerichtliches Verfahren eingeleitet werden. Das Verfahren wird durch einen Antrag auf einen Mahnbescheid eingeleitet, welcher vom Gericht auf Korrektheit überprüft wird. Im Anschluss wird der Mahnbescheid erlassen, dem der Schuldner 2 Wochen lang widersprechen kann. Tut er das nicht, erlässt das Gericht nach Antrag des Gläubigers einen Vollstreckungsbescheid, mithilfe dessen er einen vollstreckbaren Titel erlangt hat. Nach erneuter Widerspruchsfrist von 2 Wochen kann der Gläubiger, wenn kein Widerspruch vorliegt, den Titel beispielsweise durch Sach- oder Mobiliar-, Forderungs- oder Zwangsvollstreckung durchsetzen. Für die gerichtlichen Kosten muss der Schuldner aufkommen.

    Wie sollten Sie eine Zahlungserinnerung versenden, damit Sie Ihren Schuldner in Verzug setzen?

    Sie müssen eine Zahlungserinnerung oder Mahnungen nicht verpflichtend auf Briefpapier verfassen und per Einschreiben versenden. Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften darüber, wie Sie dem Schuldner eine Mahnung zustellen müssen. Daher können sie Ihren Kunden sowohl anrufen und mündlich Mahnen als auch Mahnungen per Email, oder dem Postweg versenden. Sie sind also in der Art und Weise völlig frei.

    Unser Tipp: Wenn Sie langjährige Kunden haben, lohnt sich ein Anruf oder eine E-Mail. Manchmal kann dabei eine Lösung gefunden werden. Wenn Sie sich sicher sind, dass Ihr Kunde die Zahlung nur übersehen hat, sollten Sie außerdem eine sanft oder lustig formulierte Erinnerung versenden. Wenn Ihr Kunde allerdings nicht reagiert, sollten Sie zügig mit dem internen Mahnwesen fortfahren oder ein professionelles Inkassounternehmen beauftragen. Hier finden Sie Vorlagen für Zahlungserinnerungen!

    Wer kann mich zum Thema in Verzug setzen beraten?

      Patrick Lingen: Geschäftsführer Germania Inkasso-Dienst GmbH & Co. KG

      Unsere Mitarbeiter beraten Sie gerne zum Thema in Verzug setzen und helfen Ihnen in einem kostenlosen Beratungsgespräch weiter.

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