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Inkassounternehmen - alles was Sie wissen müssen

Hier finden Sie eine Sammlung der wichtigsten Informationen rund um Inkassounternehmen sowie Verlinkungen zu weiterführenden Informationen

  • Was ist ein Inkassounternehmen?
  • Wann ist ein Inkassounternehmen für mich sinnvoll?
  • Wir sind seit über 35 Jahren im Inkassogeschäft!

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Was trifft am besten auf Sie zu?

Haben Sie eine Einzelforderung oder wiederkehrende Forderungen?

Wie hoch ist die Forderung?

Hat Ihr Schuldner Einwände gegen die Forderung? (z.B. weil die erbrachte Leistung nicht stimmt)

Wurde die Forderung bereits tituliert?

Gegen wen richteten sich Ihre Forderungen?

Wo ist der Schuldner ansässig?

Wie viele Inkasso-Forderungen fallen bei Ihnen typischerweise pro Jahr an?

Wie hoch ist das typische Volumen pro Forderung?

Kommen Sie auf Empfehlung zu uns?

Zusammenfassung Inkassounternehmen

Inkassounternehmen sind für viele Gläubiger sowie Schuldner Neuland. Auf dieser Seite erläutern wir Ihnen die alles rund um das Thema Inkassounternehmen. In jedem Abschnitt finden Sie aber auch weiterführende Links, um ausführlichere Informationen zu erhalten.

  • Ein Inkassounternehmen bietet Dienstleistungen rund um das Einziehen bzw. die Eintreibung fälliger Forderungen seiner Gläubiger an.
  • Gläubiger geben ihre Forderungen typischerweise an Inkassounternehmen ab, um Kosten/ Aufwand zu sparen und eine höhere Chance auf Eintreibung Ihrer Forderung zu haben.
  • Inkassounternehmen sind im Kern Dienstleister für das vorgerichtliche und gerichtliche Mahnverfahren, aber bieten auch weitere Dienstleistungen im Forderungsmanagement wie z.B. Bonitätsprüfungen an.
  • Ein Inkassounternehmen zu beauftragen ist meist bedeutend vorteilhafter ist als interne Bearbeitung der Forderungen durch Gläubiger. Anwälte sind bei bestrittenen Forderungen der richtige Ansprechpartner.
  • Wer das richtige Inkassounternehmen finden möchte sollte sich über die eigenen Anforderungen im Klaren sein und diese gegen eine Checkliste zur Auswahl von Inkassounternehmen vergleichen. Diese haben wir unten verlinkt.
  • Die Beauftragung eines Inkassounternehmens kann meist kurzfristig erfolgen, so dass innerhalb weniger Stunden oder Tage mit der Eintreibung der Forderung begonnen werden kann.
  • Inkassounternehmen werden hauptsächlich durch den Schuldner gezahlt, da der für den Verzugsschaden des Gläubigers aufkommen muss. Je nach Forderungsart berechnen Inkassounternehmen jedoch auch Kosten an den Gläubiger.
  • Für Schuldner gibt es zahlreiche Angebote sich zu Inkassounternehmen zu informieren. Diese sind im unteren Teil der Seite beschrieben.
Inhaltsübersicht

1. Allgemeines zu Inkassounternehmen

1.1 Was ist ein Inkassounternehmen?

Ein Inkassounternehmen bietet Dienstleistungen rund um das Einziehen bzw. die Eintreibung fälliger Forderungen seiner Gläubiger an. Wenn Ihr Schuldner seine Rechnungen nicht bezahlt, fordern Inkassounternehmen ihn auf, diese zu begleichen, schließen Ratenvereinbarungen und führen Korrespondenz mit den Schuldnern. Dies kann postalisch, telefonisch oder auch persönlich vor Ort geschehen.

Wenn Sie mit dem Thema gänzlich unvertraut sind, empfiehlt sich dieses Video des Bundesverband Deutscher Inkassounternehmen e.V. (BDIU):

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1.2 Wieso werden Inkassounternehmen genutzt?

Gläubiger geben ihre Forderungen typischerweise aus zwei Hauptgründen an Inkassounternehmen ab:

Höhere Realisierungsquoten

Inkassounternehmen sind Profis darin Geld einzutreiben. Sie haben geschultes Personal, kennen sich rechtlich ausgezeichnet aus und haben jahrelange Erfahrung. Deshalb realisieren Sie fast immer mehr und schneller im Vergleich zu Gläubigern, die das Forderungsmanagement intern betreiben.

Niedrigere Kosten

Als Gläubiger Forderungen selbst einzutreiben ist oft teurer, da Arbeitsprozesse deutlich weniger ausgereift sind als bei Inkassounternehmen. Des Weiteren darf der Gläubiger selbst keine Inkassogebühren berechnen. Die Kosten für ein Inkassounternehmen können jedoch an den Schuldner als Verzugsschaden weitergegeben werden.

1.3 Welche Dienstleistungen bieten Inkassounternehmen an?

Der Schwerpunkt der Tätigkeit von Inkassounternehmen liegt im außergerichtlichen Mahnverfahren von Forderungen, wenn vorher das kaufmännische Mahnverfahren durch den Gläubiger nicht erfolgreich war. Daneben werden aber noch einige andere Dienstleistungen angeboten. Hier eine Übersicht:

Adressermittlung

Außergerichtliches Mahnverfahren

Gerichtliches Mahnverfahren

Forderungsüberwachung

Auslandsinkasso

Bonitätsauskünfte

Forderungsüberwachung

Rechnungsstellung

1.4 Wie gehen Inkassounternehmen vor?

Zahlt ein Kunde seine offene Rechnung nicht kann das betroffene Unternehmen die Forderung an ein Inkassounternehmen weitergeben.

Im ersten Schritt wird das Inkassounternehmen versuchen, die Schulden außergerichtlich einzufordern. Hierfür fordert es den Schuldner mit schriftlichen Mahnungen zur Zahlung auf und nimmt telefonisch Kontakt auf. Spezialisierte Inkassounternehmen verfügen auch über einen Außendienst, der Schuldner vor Ort besucht, um im persönlichen Gespräch eine optimale Lösung für alle Seiten zu finden.

Wenn es außergerichtlich die Forderung nicht realisiert, kann das Inkassounternehmen die Forderung auch in einem gerichtlichen Mahnverfahren geltend machen. Zunächst erwirkt das Inkassounternehmen einen Mahnbescheid und auf dessen Grundlage einen Vollstreckungsbescheid.

Mit diesem Vollstreckungsbescheid kann der Gläubiger oder das beauftragte Unternehmen die Forderung im Wege der Zwangsvollstreckung durchsetzen. Schuldner haben dann Vollstreckungsmaßnahmen zu erwarten. So wird der Gerichtsvollzieher vor der Tür stehen oder eine Kontopfändung durchgeführt.

Wird eine Forderung auch nach initialen Vollstreckungsmaßnahmen nicht realisiert, überwachen Inkassounternehmen den Zahlungsanspruch daraus für weitere 30 Jahre. Sollte der Schuldner wieder zu Geld kommen, kann die Restforderung evtl. realisiert werden.

Hier haben wir das Inkassovorgehen noch einmal im Detail erklärt.

Inkassovorgehen in 5 Schritten | Germania Inkasso

2. Was Gläubiger über Inkassounternehmen wissen sollten

2.1 Ist ein Inkassounternehmen die passende Wahl?

2.1.1 Welche Vorteile hat ein Inkassounternehmen für Gläubiger?

Ein Inkassounternehmen bei offenen Forderungen zur Hilfe zu nehmen hat eine Reihe von Vorteilen gegenüber einer Eigenbearbeitung, z.B.:

Höhere Realisierungsquote

Das Inkassounternehmen hat als Profi normalerweise höhere Chancen Ihre Forderung zu realisieren.

Kein interner Aufwand

Sie müssen kein wertvolles Personal auf das Eintreiben von Forderungen verwenden.

Schuldner trägt Inkassogebühren

Der Schuldner muss Inkassogebühren tragen und trägt dadurch den Aufwand des Inkassounternehmens.

Erfahrungsgemäß kann man sagen, dass die Zusammenarbeit mit einem Inkassounternehmens meistens sinnvoller ist als überfällige Forderungen selbst zu bearbeiten. Selbstverständlich sollten Sie den Kunden vorher gemäß den marktüblichen Geschäftspraktiken mahnen. Wer Forderungen ohne Vorwarnung an ein Inkassounternehmen übergibt, riskiert es den Kunden zu verärgern, da dieser die Inkassogebühren tragen muss.

Falls Sie jedoch selbstständig tätig werden möchten, finden Sie hier unsere Anregungen für Ihr Mahnwesen.

2.1.2 Wann sollte man ein Inkassounternehmen statt einem Anwalt nehmen?

Unsere Meinung ist: Nur wenn Forderungen vor der Übergabe bestritten sind, sollten Sie einen Anwalt einschalten. Wenn Sie regelmäßig mit nicht zahlenden Kunden zu tun haben, sollten Sie sich an ein Inkassounternehmen wenden. In vielen Fällen sind Inkassounternehmen die günstigere, erfolgreichere und kundenfreundlichere Option.

2.2 Wie wählen Sie ein Inkassounternehmen aus?

2.2.1 Worauf sollten Sie bei der Auswahl eines Inkassounternehmens achten?

Das optimale Inkassounternehmen kann je nach Gläubiger und Situation stark variieren. Hier eine Auflistung mit den wichtigsten Dimensionen anhand zweier Beispiele:

Unser Beispiel

Anhand dieser Beispiele wird klar, dass das Unternehmen A ein ganz anderes Inkassounternehmen benötigt als B. Unternehmen A braucht einen auf B2B spezialisiertes Inkassounternehmen, das Forderungen individuell behandelt. Unternehmen B benötigt ein Inkassounternehmen mit hoch standardisierten Prozessen und hoher Effizienz.

Wenn Sie ein Unternehmen sind, dass B2B Schuldner hat, haben wir hier für Sie detailliert erläutert, was ein Top 10 Inkassounternehmen ausmacht.

Das weiteren gibt es selbstverständlich Kriterien, die generell für die Auswahl von Inkassounternehmen gültig sind:

Performance

Hohe Realisierungsquote?

Hoher Anteil an außergerichtlich realisierten Forderungen?

Vorgehen

Passende Prozesse zu Ihren Forderungen (meist individual bei B2B und Massenansatz bei B2C)?

Stringente Forderungsüberwachung bei titulierten Forderungen?

Dienstleistungen

Arbeitet mit bundesweitem Außendienst (vor allem bei B2B wichtig)?

Auslandsinkasso?

Modernes Gläubigerportal?

Kooperation mit Auskunfteien wie der Schufa?

Seriösität

Professioneller Umgang mit Schuldnern?

Mitglied in Branchenverbänden wie dem BDIU e.V.?

Referenzen und Branchenexpertise

Referenzen in der jeweiligen Gläubigerbranche?

Anpassung der Arbeitsweise an die Gläubigerbranche?

Checkliste Forderungsmanagement | Germania Inkasso

    2.2.2 Wie kann man ein Inkassounternehmen beauftragen?

    Sie beauftragen einen Inkassounternehmen, indem Sie einen Inkassovertrag abschließen sowie eine Inkassovollmacht erteilen. Diese Dokumente werden Ihnen vom Inkassounternehmen Ihrer Wahl zur Verfügung gestellt. Mit Abschluss des Vertrags erfolgt in der Regel die Beauftragung zum „Einzug Ihrer Forderung im Auftrag“. Für den Bearbeitungsstart der individuellen Forderungen benötigt das Inkassounternehmen die jeweilige Rechnung sowie fallbasiert weitere Dokumente, wie beispielsweise Mahnungen, etc.

    2.2.3 Ab wann sollte man ein Inkassounternehmen beauftragen?

    Meist erfordert der richtige Übergabezeitpunkt etwas Fingerspitzengefühl. Auf der einen Seite möchte man gegenüber seinen Kunden kulant sein. Auf der anderen Seite möchte man auch sicherstellen, dass die Forderung beglichen wird.

    Rechtlich gilt folgendes: Um eine Forderung an ein Inkassounternehmen zu übergeben muss der Schuldner im Zahlungsverzug sein. In Zahlungsverzug kann der Schuldner sogar ohne Gläubiger-Mahnung geraten. Auf der Rechnung kann bereits eine feste Zahlungsfrist vereinbart sein. Wenn der Schuldner bis zu diesem Termin nicht bezahlt hat, befindet er sich in Verzug. Des Weiteren gerät der Schuldner spätestens 30 Tage nach Erhalt der Rechnung in Verzug. Wenn nichts anderes vereinbart wurde, greift diese gesetzliche Regelung. Auch in dieser Situation kann es mit Beginn des Verzuges zum Inkasso ohne Gläubiger-Mahnung kommen. Endkunden müssen auf diesen Umstand in der Rechnung allerdings explizit darauf hingewiesen werden. Ebenso müssen Verbraucher mindestens einmal schriftlich gemahnt werden, bevor eine Forderung an ein Inkassounternehmen abgegeben werden kann.

    Typischerweise wird der Schuldner mit mehreren Mahnungen auf den Verzug hingewiesen. Falls sie die Mahnung per Mail verschicken wollen, müssen sie einiges beachten. Klärende Telefonate mit dem Schuldner sind hilfreich, bevor eine Forderung an ein Inkassounternehmen geht. Jedoch sollte man nicht zu lange mit der Übergabe an ein Inkassounternehmen warten, da die Realisierungsquote sinkt je älter die Rechnung ist. Bei Germania Inkasso liegt die Realisierungsquote von Forderungen, die 1-3 Monate alt sind 12 Prozentpunkte über der Realisierungsquote von Forderungen, die 6-12 Monate alt sind.

    Wir beantworten gerne all Ihre Fragen zum Thema Inkasso und stehen mit unserer Expertise für Sie bereit.
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    2.3 Was sollten Sie noch wissen?

    2.3.1 Was kostet ein Inkassounternehmen?

    Die dem Gläubiger entstehenden Inkassokosten sind Teil des sogenannten Verzugsschadens, den der säumige Schuldner ersetzen muss. Insofern müssen Gläubiger im Erfolgsfall keine Inkassogebühren zahlen. Ist der Versuch, das ausstehende Geld einzutreiben, erfolglos, berechnen manche Inkassounternehmen dem Gläubiger Gebühren für ihre Auslagen. Oft werden diese Modelle individuell auf den Gläubiger angepasst, da sie von Art der Forderungen sowie den Präferenzen der Gläubiger abhängen.

    Im Inkassomarkt gibt es daher eine große Spannbreite an Gebührenmodellen. Hier haben wir Beispiele für Sie aufgelistet:

    Erfolgsprovision

    Für das Beitreiben der Forderung erhält das Inkassounternehmen eine Erfolgsprovision. Dies kann beispielsweise ein prozentualer Anteil auf die Hauptforderung sein (z.B. 10%) oder der Einbehalt der Verzugszinsen, die der Schuldner zu zahlen hat. Auch hier richtet sich die Höhe stark nach der Art der Forderung. Bei titulierten Forderungen ist es beispielsweise üblich im 40 -60% Erfolgsprovision zu verlangen, da die Erfolgschance nicht sonderlich hoch ist, aber der Aufwand für das Eintreiben hoch.

    Negativpauschalen

    Wenn vom Schuldner keine Inkassogebühr eingetrieben wird, berechnen einige Inkassobüros Ihren Kunden eine fixe Gebühr. Diese entschädigt das Inkassounternehmen für den entstandenen Aufwand.

    Mitgliedschaften

    Manche Inkassounternehmen nutzen Mitgliedschaftsgebühren statt genau abgerechneter Erfolgsprovisionen oder Negativpauschalen. Dabei zahlt der Kunde eine jährliche Mitgliedschaftsgebühr gegen diese er, je nach Modell, eine (un)begrenzte Zahl an Forderungen an das Inkassounternehmen übergeben kann.

    2.3.3 Wie funktioniert Auslandsinkasso?

    Forderungen von Schuldnern im Ausland zu realisieren, stellt oft eine besonders hohe Herausforderung für Unternehmen dar. Neben Sprachbarrieren fehlt oft auch die Kenntnis der jeweiligen Rechtslage sowie der geeignete Rechtsbeistand. Daher macht es insbesondere Sinn Auslandsforderungen durch Inkassounternehmen eintreiben zu lassen.

    Der Vorgang ist ähnlich zum nationalen Vorgang, und erfolgt in vier Schritten:

    1. Personalisiertes Anschreiben
    2. Persönliche Kontaktaufnahme (per Telefon oder über lokale Partner)
    3. Europäischer Zahlungsbefehl oder Klage (wenn notwendig)
    4. Langfristige Forderungsüberwachung (wenn notwendig)
    Globus mit Weltkarte Germania Inkasso internationales Inkasso im Ausland

    Was Schuldner über Inkassounternehmen wissen sollten

    3.1 Was sind die rechtlichen Rahmenbedingungen bei Inkassounternehmen?

    Inkassounternehmen betreiben nach § 2 Abs. 2 RDG die Einziehung fremder oder zum Zweck der Einziehung auf fremde Rechnung abgetretener Forderungen, wenn die Forderungseinziehung als eigenständiges Geschäft betrieben wird.

    Hierfür ist die Rechtsgrundlage ein Inkassovertrag zwischen Inkassounternehmen und dem Gläubiger. Der Inkassovertrag ist ein sogenannter Geschäftsbesorgungsvertrag nach § 675 BGB, bei dem Auftragsrecht (§ 662 BGB) sowie Dienstvertragsrecht (§ 611 BGB) gelten. Die Geltendmachung der Forderung durch das Inkassounternehmen beim Schuldner geschieht entweder auf der Grundlage einer Inkassovollmacht (§ 2 Abs. 2 Alt. 1 RDG) oder einer Sicherungsabtretung (§ 2 Abs. 2 Alt. 2 RDG).

    Die oben dargestellte Rechtsgrundlage erlaubt es Inkassounternehmen, Forderungen beim Schuldner zunächst durch außergerichtliche Mahnung, falls erforderlich, aber auch im gerichtlichen Mahnverfahren geltend zu machen. Klagen müssen allerdings von einem Rechtsanwalt eingereicht werden.

    In Deutschland ist die Organisation Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V. (BDIU) in Berlin allgemein für die Inkassowirtschaft verantwortlich. Der Verband stellt die Maßstäbe an Seriosität sowie die strengen Anforderungen an der ordnungsgemäßen, gewissenhaften und rechtstreuen Berufsausübung seiner Mitglieder sicher.

    Ab der Beauftragung durch den Gläubiger gilt das Inkassounternehmen als erster Ansprechpartner für den Schuldner. Der Schuldner sollte Anfragen während dieser Zeit an das Inkassounternehmen richten. Zahlungen, die er zur Forderungsregulierung leistet, zahlt der Schuldner. Rechte und Pflichten sind hier eindeutig: Erst wenn die gesamte Forderung beglichen ist, kann der Inkassovorgang abgeschlossen werden.

    3.2 Welche Gebühren darf ein Inkassounternehmen erheben?

    Inkassogebühren sind die Kosten, die durch den Inkassoauftrag des Gläubigers entstehen. Diese muss der Schuldner übernehmen. Befindet sich der Schuldner im Verzug, muss er dem Gläubiger die Kosten erstatten, die für die Realisierung seiner berechtigten Forderung nötig sind (§§ 280 & 286 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)). Diese Paragrafen besagen, dass alle finanziellen Nachteile, die dem Gläubiger durch die Beitreibung sowie die verspätete Zahlung entstehen, durch den Schuldner auszugleichen sind.

    Zum sogenannten Verzugsschaden gehören auch die Gebühren eines Inkassounternehmens. Die Höhe des Verzugsschadens ist in § 4 Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) geregelt und der Höhe von Anwaltskosten angeglichen. Unter die zulässigen Kosten fallen:

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    • Die Hauptforderung: Die Summe, die der Schuldner dem Gläubiger schuldet, d.h. der offene Rechnungsbetrag
    • Nebenforderungen, je nachdem welche angefallen ist, u.a.:
      • Mahnkosten: Ab der zweiten Mahnung dürfen i.d.R. max. 2,50 € pro Mahnung verlangt werden.
      • Kosten für die Adressermittlung und Bankrücklastschriften sind zulässig, wenn die jeweilige Höhe nachgewiesen wird.
      • Eine Auslagenpauschale von maximal 20 € (z.B. für Porto, Recherchekosten, oder Übersetzungen) kann verlangt werden.
      • Geschäftsgebühr: Diese Gebühr entsteht durch die außergerichtliche Bearbeitung des Falls. Bemisst sich nach der Höhe der Hauptforderung.
      • Einigungsgebühr: Fällig bei Abschluss einer Ratenzahlung. Bemisst sich nach der Höhe der Hauptforderung sowie Nebenforderungen und Zinsen.
      • Mahnbescheid: Erwirkt ein Inkassounternehmen einen Mahnbescheid gegen einen Schuldner, kann es die Kosten dafür verlangen.
      • Vollstreckungskosten: Leitet ein Inkassounternehmen Vollstreckungsmaßnahmen gegen den Schuldner ein, so hat dieser die dafür anfallenden Kosten zu tragen.
    • Verzugszinsen: I.d.R. dürfen diese Zinsen nicht mehr als 5 %-Punkte (B2C) oder 9% (B2B) über dem Basiszinssatz liegen. Hier finden Sie eine genau Übersicht zum Thema Verzugszinsen.

    Der Schuldner muss also beim Inkasso nicht nur die Hauptforderung bezahlen, da immer auch zusätzliche Gebühren aufkommen. Ein seriöses Inkassobüro listet die Hauptforderung, Nebenforderung sowie Zinsen transparent in den Mahnungen auf.

    3.3. Wie erkennen Sie ein seriöses Inkassounternehmen?

    Neben einer ordnungsgemäßen Rechnung und einer Registrierung über eine zuständige Registrierungsbehörde lassen sich ergänzende Eckdaten finden, die auf einen seriösen Anbieter hinweisen. Dazu gehören die gewissenhafte Arbeitsweise, eine gute Beratung und eine gute Erreichbarkeit des Inkassounternehmens. Es muss ein Interessenausgleich zwischen dem Gläubiger und dem Schuldner erzielt werden, damit die Forderung seriös geltend gemacht werden kann.

    Hier finden Sie die Mitgliederliste des Verbandes BDIU.

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    3.4 An wen können Sie sich wenden, wenn Sie Fragen haben?

    Grundsätzlich ist das Inkassounternehmen, das Ihnen ein Mahnschreiben gesendet hat, der erste Ansprechpartner und wird Ihnen, wenn es seriös arbeitet, für ein persönliches Gespräch zur Verfügung stehen.

    Wer unabhängige Hilfe haben möchte kann u.a. auch die Angebote der Verbraucherzentrale nutzen. Diese bietet beispielsweise einen Inkasso-Check an, um zu bestimmen, ob die Forderung gerechtfertigt ist.

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