Zusammenfassung - Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?
- Kunde zahlt Rechnung nicht? Wenn ihre Kunden sich weigern offene Rechnung zu zahlen, haben Sie drei Optionen, um an den Rechnungsbetrag zu kommen: Selbstbearbeitung, Inkasso oder Anwalt.
- Langfristig können Sie auch Instrumente wie Factoring, Warenkreditversicherungen oder Vorkasse verwenden, um sich vor Liquiditätsengpässen durch nicht zahlende Kunden zu schützen.
- Wenn Sie aktuell nicht zahlende Kunden haben und Sie selbst bereits gemahnt haben, empfehlen wir in den meisten Situation Inkasso als beste Lösung, um ihre Rechnung zu realisieren.
- Wenn Sie Fälle an ein Inkassounternehmen übergeben wollen, benötigt das Inkassounternehmen nur die entsprechende Rechnung plus eventuelle Mahnungen. Vom Inkassounternehmen erhalten Sie noch ein Beauftragungsformular, welches Sie ausfüllen.
- Nach der Übergabe starten gute Inkassounternehmen unverzüglich mit der Kontaktaufnahme zu Ihrem nicht zahlenden Kunden.
- Germania ist auf Individual-Inkasso spezialisiert – das heißt, wir bearbeiten jeden Fall entsprechend anders und erreichen so höchste Realisierungsquoten für unsere Kunden
Ein Auszug aus unseren Referenzen
Welche Optionen gibt es, wenn der Kunde nicht zahlt?
Sie haben drei Optionen, um an den Rechnungsbetrag zu kommen: Selbstbearbeitung, Inkasso oder Anwalt.
Selbstbearbeitung: Sie versuchen es weiter mit Mahnungen, Anrufen und leiten gegebenenfalls ein gerichtliches Mahnverfahren bis hin zur Titulierung. Hier finden Sie Anregungen für Ihr Mahnwesen.Inkasso: Sie übergeben Ihre Forderung an ein Inkassounternehmen. Das den offenen Rechnungsbetrag beim nicht zahlenden Kunden eintreibt.
Anwalt: Sie geben Ihrem Anwalt die Forderung, der selbst Inkasso betreibt oder klagt.
Langfristig können Sie auch Instrumente wie Factoring, Warenkreditversicherungen oder Vorkasse verwenden, um sich vor Liquiditätsengpässen durch nicht zahlende Kunden zu schützen. Das hilft Ihnen aber nicht, wenn Sie gerade ein akutes Problem mit einem Kunden haben, der die Rechnung nicht zahlt.
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Vor- und Nachteile von Inkasso, Eigenbearbeitung und Bearbeitung durch einen Anwalt
Inkasso
+ Hoch spezialisiert mit ausgefeilten Abläufen
+ Meist kostengünstigste Option
+ Versucht außergerichtliche Lösungen zu finden
+ Verleiht der Forderung Ernsthaftigkeit
– Bearbeitet keine bestrittenen Fälle
– Schuldner muss Inkassogebühren tragen
Fazit: Die Spezialisten, wenn es um offene Forderungen geht. Effektiv und kostengünstig, wenn Ihre Kunden Rechnungen nicht zahlen.
Eigenbearbeitung
+ Vermeidung von Inkassogebühren beim Schuldner
– Hoher interner Aufwand (Zeit, Personalkosten, etc.)
– Meist fehlende Erfahrung und limitierte rechtliche Fachkompetenz
– Kann gegebenenfalls Kundenbeziehungen verschlechtern
Fazit: Wer selbst schon gemahnt hat und keinen Erfolg hatte, sollte bei nicht zahlenden Kunden definitiv die Experten ans Werk lassen.
Anwalt
+ Bearbeitet auch bestrittene Forderungen
+ Kennt sich besser im Mahnverfahren aus als der Gläubiger
– Meist teurer als Inkasso
– Nur wenige Anwälte sind auf Eintreiben von Forderungen spezialisiert
– Oft werden gerichtliche Lösungen angestrebt, statt außergerichtlicher Einigungen
Fazit: Nutzen Sie Anwälte nur, wenn der Kunde nicht offene Rechnung bestreitet (z.B. durch Mängel). Ansonsten ist Inkasso die bessere Wahl. Eigenbearbeitung ist selten die richtige Wahl, wenn schon mit Mahnungen versucht worden ist den nicht zahlenden Kunden zur Begleichung zu bewegen.
5 Punkte-Plan wenn Ihr Kunde nicht zahlt
Zahlt Ihr Schuldner Ihre Rechnungen nicht, haben Sie unterschiedliche Möglichkeiten Ihre Forderungen einzutreiben. Hier haben wir für Sie 5 Punkte zusammengestellt, welche bei der Forderungsrealisierung hilfreich sind.
1. Senden Sie eine Zahlungserinnerung
Wenn Ihr Kunde nicht zahlt sollten Sie eine freundliche Zahlungserinnerung (erste Mahnung) versenden. Dabei können Sie folgende Formulierungen verwenden:
“…Zur Rechnung Nr. XXXXXXX konnten wir bisher leider noch keinen Zahlungseingang verzeichnen. Im hektischen Geschäftsleben kann dies schnell untergehen. Daher bitten wir Sie, den Betrag bis xx.xx.xxxx zu überweisen.”
2. Senden Sie eine zweite Mahnung
Nach erfolgloser erster Mahnung sollten Sie Ihrem Kunden eine zweite Mahnung senden, welche Ihre Ernsthaftigkeit unterstreicht.
3. Suchen Sie das Gespräch
Manchmal werden Rechnungen und Mahnungen im Geschäftsleben vergessen. Vor einer dritten Mahnung empfiehlt sich daher ein kurzes Telefonat mit dem Schuldner, welches zum Erhalt der Geschäftsbeziehung beiträgt.
4. Senden Sie eine deutliche dritte Mahnung
Blieben sowohl Ihr Anruf als auch Ihre schriftlichen Mahnungen erfolglos, können Sie eine dritte Mahnung versenden. Dabei sollten sie Ihren Kunden darüber informieren, dass Sie rechtliche Schritte einleiten werden, wenn seine Zahlung erneut ausbleibt.
5. Beauftragen Sie ein Inkassounternehmen
Sie haben bereits mehrere Mahnungen verschickt und Ihr Kunde hat seine Rechnung noch immer nicht beglichen? Dann sollten Sie Ihre Forderung an ein Inkassounternehmen übergeben, welches ein gerichtliches Mahnverfahren einleitet. Mithilfe dessen können Sie Ihre Ansprüche gegenüber dem Schuldner relativ zügig geltend machen oder für 30 Jahre sichern. Wenn Sie selbstständig tätig werden möchten, finden Sie hier Tipps zur Beantragung des Mahnbescheids.
Wenn Sie sich dazu entscheiden Ihre Forderung an ein Inkassounternehmen zu übergeben, empfehlen wir Ihnen eine schnelle und direkte Übergabe an ein spezialisiertes B2B-Inkassounternehmen. Dabei werden Ihre Forderung individuell und mit hoher Realisierungsquote eingetrieben.
Hier finden Sie eine Übersicht, wie ein erfolgreiches Mahnwesen gestaltet sein sollte.
So funktioniert die Übergabe der Forderung an ein Inkassounternehmen
Inkasso ist die richtige Lösung für Ihre nicht zahlenden Kunden? Die Übergabe von Forderungen an ein Inkassounternehmen gestaltet sich wie folgt:
Sie beauftragen Inkasso, indem Sie einen Inkassovertrag abschließen sowie eine Inkassovollmacht erteilen. Diese Dokumente werden Ihnen dabei vom Inkassounternehmen Ihrer Wahl zur Verfügung gestellt. Mit Abschluss des Vertrags erfolgt in der Regel die Beauftragung zum „Einzug Ihrer Forderung im Auftrag“. Für den Beginn der Bearbeitung der individuellen Forderungen benötigt das Inkassounternehmen die jeweilige Rechnung sowie fallbasiert weitere Dokumente (Mahnungen, bisheriger Schriftverkehr, Schuldanerkenntnisse, etc.)
Was passiert nach der Übergabe an ein Inkassounternehmen?
Nach der Übergabe starten gute Inkassounternehmen am gleichen Tag mit der Kontaktaufnahme zu Ihrem nicht zahlenden Kunden.
In manchen Fällen zahlt der Schuldner schon nach dem ersten Brief in anderen Fällen muss die Forderung tituliert werden. Das Inkassovorgehen lässt sich grob in 5 Schritte aufteilen:
Schritt 1 – Schriftliches Inkasso: Deutliche, schriftliche Mahnung an den Schuldner.
Schritt 2 – Telefoninkasso: Mehrfache, persönliche Kontaktaufnahme beim Schuldner kurz nach Posteingang.
Schritt 3 – Vor-Ort Inkasso (Außendienst): Besuch des Schuldners durch den Außendienst.
Schritt 4 – Gerichtsverfahren & Zwangsvollstreckung: Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens (Mahnbescheid) und eventueller Zwangsvollstreckung.
Schritt 5 – Forderungsüberwachung: Überwachung des Titels über 30 Jahre.
Kunde zahlt Rechnung nicht - Ihre Vorteile bei Germania Inkasso
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