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Inkassokosten

Wir erklären Ihnen welche Inkassokosten berechnet werden können, was passiert wenn Schuldner diese nicht begleichen und geben Tipps, wie Sie diese Kosten gering halten können.

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Inkassokosten

Inkassokosten sind für viele Gläubiger sowie Schuldner Neuland. Auf dieser Seite haben wir versucht die häufigsten Fragen und Themen rund um Inkassokosten kurz und prägnant zu erläutern. In vielen Abschnitten finden Sie auch weiterführende Links, um detailliertere Informationen zu erhalten.

Kurzzusammenfassung:

  • Inkassokosten sind Kosten, die entstehen, wenn ein Gläubiger ein Inkassounternehmen beauftragt und sind grundsätzlich vom Schuldner zu zahlen.
  • Ein Inkassounternehmen macht in der Regel die entstehenden Kosten + Zinsen + Hauptforderung gegenüber dem Schuldner geltend, wenn dieser im Verzug ist und der Gläubiger ein Inkassounternehmen beauftragt hat.
  • Die Höhe der Inkassokosten orientiert sich in aller Regel am Rechtsanwaltsvergütungsgesetz.
  • Inkassounternehmen wenden häufig die folgenden Vergütungsmodelle an: Erfolgsprovision, Negativpauschalen, Mitgliedschaften.
  • Für Gläubiger ist es sinnvoll ein Inkassounternehmen zu wählen, welches zu den jeweiligen Forderungen passt.
  • Es gibt gewisse Gebühren, die Inkassounternehmen nicht berechnen dürfen.
  • Schuldner sollten grundsätzlich versuchen, dem Inkassounternehmen so wenig Aufwand wie möglich zu bereiten, um die Kosten gering zu halten.

Wer muss Inkassokosten zahlen?

Grundsätzlich beauftragt der Gläubiger das Inkassounternehmen und schuldet damit eigentlich selbst dem Inkassounternehmen die Vergütung. Aber: Sofern sich der Schuldner in Verzug befindet, kann der Gläubiger den ihm entstandenen Schaden (u.a. die Inkassokosten) vom Schuldner zurückverlangen.

Ein Inkassounternehmen macht beim Schuldner daher i.d.R. direkt in ein und demselben Anschreiben die Hauptforderung + Zinsen und die entstandenen Schaden (Kosten) für die Beauftragung des Inkassounternehmens, also die Inkassokosten, geltend. Man sprich diesbezüglich häufig vom „Inkasso-Dreieck“.

  1. Der Gläubiger erbringt eine Leistung für den Schuldner und stellt deswegen eine Forderung (Rechnung) an den Schuldner.
  2. Der Schuldner hat diese Rechnung innerhalb einer bestimmten Frist zu zahlen, wenn die Leistung ordnungsgemäß erbracht worden und frei von Mängeln ist.
  3. Gerät der Schuldner in Verzug, kann der Gläubiger ein Inkassounternehmen mandatieren.
  4. Das Inkassounternehmen versucht dann im Auftrag des Gläubigers die Forderung beim Schuldner einzutreiben.
  5. Die zu leistenden Zahlungen begleicht der Schuldner an das Inkassounternehmen.
  6. Auf Basis der erhaltenen Zahlungen erstellt das Inkassounternehmen eine Abrechnung und zahlt dem Gläubiger die eingetriebene Forderungssummer abzgl. eventueller Kosten ab.

Wann dürfen Inkassokosten berechnet werden?

Inkassogebühren dürfen dem Schuldner nur berechnet werden, wenn zwei Voraussetzungen erfüllt sind: Die Hauptforderung muss berechtigt sein und der Schuldner muss sich im Verzug befinden.

Berechtigte Hauptforderung: Die der Forderung vorangegangene Leistung des Gläubigers muss ordnungsgemäß erbracht worden sein. Ist sie das nicht, kann der Schuldner die Forderung bestreiten. Hält der Gläubiger an der Forderung fest, kann dies in einem Klageverfahren, aber nicht im Inkasso münden.

Verzug: Erst wenn der Schuldner im Verzug gesetzt ist, ergeben sich die daraus Schadensersatzansprüche des Gläubigers. Damit der Verzug eintritt, bedarf es bei Endverbrauchern grundsätzlich einer Mahnung. Von diesem Grundsatz abweichend bedarf es der Mahnung nicht, wenn

  1. für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist,
  2. der Leistung ein Ereignis vorauszugehen hat und eine angemessene Zeit für die Leistung in der Weise bestimmt ist, dass sie sich von dem Ereignis an nach dem Kalender berechnen lässt,
  3. der Schuldner die Leistung ernsthaft und endgültig verweigert,
  4. aus besonderen Gründen unter Abwägung der beiderseitigen Interessen der sofortige Eintritt des Verzugs gerechtfertigt ist.

 

Geschäftskunden kommen sogar ohne Mahnung nach spätestens 30 Tagen nach Rechnungserhalt in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB). Falls nicht klar ist, wann die Rechnung beim Empfänger angekommen ist, kommt es auf den Zeitpunkt der Lieferung bzw. der Leistungserbringung an. Geschäftskunden können den Eintritt des Verzugs also nicht mit Hinweis auf eine vermeintlich fehlende Rechnung verhindern!

Was ist der Verzugsschaden?

Der Verzugsschaden ist die juristische Basis für den Anspruch des Gläubigers gegenüber dem Schuldner die Inkassokosten zu zahlen. Beim Verzugsschaden handelt es sich um den Gesamtschaden, den ein Gläubiger aufgrund des Schuldnerverzugs erleidet (§§ 280 II & 286 BGB). Typische Kosten für Verzugsschaden sind Kosten für die außergerichtliche oder gerichtliche Mandatierung eines Rechtsdienstleisters, Porto, Verzugszinsen oder Gerichtskosten für den Mahnbescheid.

Wichtig: Der Gläubiger hat eine Pflicht zur Schadensminderung. Das heißt, der Gläubiger kann nicht wahllos mehrfach Inkassounternehmen und Rechtsanwälte mit der gleichen Angelegenheit betrauen und immer wieder die Erstattung des Schadens verlangen. Zwei der wichtigsten Fälle in diesem Zusammenhang sind:

Bestreiten der Forderung

Einen Anspruch auf Erstattung der Inkassokosten hat der Gläubiger nicht, wenn vor Übergabe der Forderung an das Inkassounternehmen, die Forderung bereits nachweislich durch den Schuldner bestritten (z.B. wegen Qualitätsmängeln der Lieferung) war. Hier müsste der Gläubiger direkt einen Anwalt mit der Klageführung beauftragen. Er muss davon ausgehen, dass der Schuldner weder außergerichtlich noch per gerichtlichem Mahnbescheid zur Zahlung bewegt werden kann, und es daher ohnehin zum Klageverfahren kommt.

Kenntnis über Zahlungsunfähigkeit

Weiß der Gläubiger bereits über die definitive Zahlungsunfähigkeit des Schuldners (Insolvenz) Bescheid, sind Inkassogebühren nicht vom Schuldner zu tragen. Im Falle einer Schuldnerinsolvenz ist die Erstattungsfähigkeit vor dem Hintergrund der nicht vorhandenen Zahlungsfähigkeit wohl eher zweitrangig einzuordnen.

Wie hoch sind Inkassokosten?

Inkassounternehmen orientieren sich in aller Regel am Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG). Dabei richten sich Inkassogebühren nach der Höhe der Forderung, um die es geht. Sie dürfen maximal dem entsprechen, was in der sog. „Schwarzwälder Gebührentabelle“, die von Rechtsanwälten herangezogen wird, für den jeweiligen Streitwert vorgesehen ist.

Begründet ist dies nach gemäß §4 Abs. 5 RDGEG (Einführungsgesetz zum Rechtsdienstleistungsgesetz) nachdem Inkassobüros, für außergerichtliches Inkasso, nicht mehr berechnen dürfen als Rechtsanwälte. Die dem Gläubiger, bzw. im Rahmen der Geltendmachung dem Schuldner in Rechnung gestellten Gebühren und Auslagen sollten daher alle im RVG zu finden sein.

Welche Inkassokosten können mir berechnet werden?

Der Schuldner erhält vom Inkassounternehmen eine Forderungsaufstellung (z.B. im Rahmen einer Mahnung) in der die Hauptforderung, Nebenforderungen (insb. Inkassogebühren) sowie die Verzugszinsen enthalten sind. Im Folgenden erklären wir die einzelnen Bestandteile:

  • Die Hauptforderung: Die Summe, die der Schuldner dem Gläubiger schuldet, d.h. in der Regel der Rechnungsbetrag abzüglich bereits getätigter Zahlungen
  • Nebenforderungen, je nachdem welche angefallen ist, u.a.:
    • Mahnkosten: Ab der zweiten Mahnung dürfen i.d.R. max. 2,50 € pro Mahnung verlangt werden.
    • Kosten für die Adressermittlung und Bankrücklastschriften sind zulässig, wenn die jeweilige Höhe nachgewiesen wird.
    • Auslagenpauschale (z.B. 7002 VV RVG): Das Geringere aus 20 € (z.B. für Porto, Recherchekosten, oder Übersetzungen) oder 20% des Gegenstandswertes.
    • Geschäftsgebühr (2300 VV RVG): Gebühr für die Vertretung im außergerichtlichen Verfahren. Dieses ist eine Rahmengebühr. Das heißt es liegt im Ermessen des Rechtsdienstleisters diese Gebühr im Rahmen von 0,5 bis 2,5 je nach Aufwand und Komplexität der Tätigkeit festzulegen.
    • Einigungsgebühr (1000 VV RVG): Fällig bei Abschluss einer Ratenzahlung. Bemisst sich nach der Höhe der Hauptforderung sowie Nebenforderungen und Zinsen. Für eine qualifizierte Zahlungsvereinbarung mit zusätzlichen Regelungen, z.B. Schuldanerkenntnis, Verjährungsvereinbarung oder Abtretungen, kann ein Gebührenfaktor von 1,5 angesetzt werden.
    • Verfahrensgebühren (3305 / 3308 VV RVG): für die Vertretung des Gläubigers im Verfahren über den Antrag auf Mahn- bzw. Vollstreckungsbescheid
    • Gerichtskosten für den Mahnbescheids: Beantragt ein Inkassounternehmen im Namen des Gläubigers einen Mahnbescheid gegen einen Schuldner, kann es die Kosten dafür verlangen. Die Gerichtskosten für einen Mahnbescheid können sie bspw. von der Justizbehörde NRW
    • Verfahrensgebühr (3309 VV RVG): für die Vertretung im Vollstreckungsverfahren
    • Vollstreckungskosten: Leitet ein Inkassobüro Vollstreckungsmaßnahmen gegen den Schuldner ein, so hat dieser die dafür anfallenden Kosten zu tragen.
  • Verzugszinsen: I.d.R. dürfen diese Zinsen nicht mehr als 5 %-Punkte (B2C) oder 9% (B2B) über dem Basiszinssatz liegen. Sie berechnen sich ab dem Tag des Verzugsbeginns (§ 288 BGB).

Welche Kosten berechnen Inkassounternehmen Ihren Gläubigern?

Der Gläubiger hat gegenüber dem Schuldner grundsätzlich einen Anspruch auf Ersatz des Verzugsschadens (der Inkassokosten). Das heißt, hält der Gläubiger sich an seine Schadensminderungspflicht und wird die Forderung vollständig realisiert, zahlt der Schuldner die Inkassokosten vollständig und der Gläubiger trägt keine Kosten für die Beauftragung des Inkassounternehmens.

Interessant wird es, wenn der Schuldner die Gesamtforderung nicht oder nicht vollständig begleicht. Wie eingangs bereits erwähnt, ist und bleibt Kostenschuldner der Inkassokosten grundsätzlich der Gläubiger. Das heißt in der Konsequenz, wenn der Schuldner die Inkassokosten nicht erstattet, muss sich das Inkassounternehmen eigentlich an den Gläubiger wenden und um Zahlung der Inkassokosten bitten. Aber: Während Rechtsanwälte berufsrechtlich dazu verpflichtet sind, im Erfolgs- wie im Nicht-Erfolgsfall auf Zahlung Ihrer Rechnung zu bestehen, können Inkassounternehmen flexiblere Vergütungsmodelle anbieten. Es hat sich beispielsweise in der außergerichtlichen Bearbeitung etabliert, dass sich Inkassounternehmen im Nicht-Erfolgsfall nicht durch Zahlung des Gläubigers, sondern durch Abtreten des Erstattungsanspruchs vergüten lassen. Einfach gesprochen bedeutet das: Zahlt der Schuldner nicht, muss der Gläubiger die Inkassokosten auch nicht zahlen, sondern tritt nur seinen Anspruch ab. Damit kann der Gläubiger außergerichtlich häufig ohne Zahlungsrisiko ein Inkassounternehmen mandatieren.

Gerade Inkassounternehmen die mehr als nur ein einfaches Schreiben, sondern aufwendiges Telefoninkasso oder wie Germania Inkasso auch Außendienst-Inkasso anbieten, setzen daher auf weitere Vergütungsmodelle, um diese teuren und aufwendigen Dienstleistungen anbieten zu können. Oft werden diese Modelle individuell auf den Gläubiger angepasst, da sie von Art der Forderungen sowie den Präferenzen der Gläubiger abhängen.

Erfolgsprovision

Das Inkassounternehmen erhält eine Erfolgsprovision für das Beitreiben der Forderung. Dies kann ein prozentualer Anteil auf die Hauptforderung sein (z.B. 10%) oder der Einbehalt der Verzugszinsen, die der Schuldner zu zahlen hat. Auch hier richtet sich die Höhe wieder stark nach der Art der Forderung. Bei titulierten Forderungen ist es beispielsweise sehr üblich im 40 -60% Erfolgsprovision zu verlangen, da die Erfolgschance nicht sonderlich hoch ist und der Aufwand für das Eintreiben hoch.

Negativpauschalen

Wird keine Inkassogebühr vom Schuldner eingetrieben, berechnen einige Inkassobüros Ihren Kunden eine fixe Gebühr. Diese soll das Inkassobüro für den entstandenen Aufwand entschädigen.

Mitgliedschaften

Statt genau abgerechneter Erfolgsprovisionen oder Negativpauschalen nutzen manche Inkassounternehmen Mitgliedschaftsgebühren. Dabei zahlt der Kunde eine jährliche Mitgliedschaftsgebühr gegen diese er, je nach Modell, eine unbegrenzte Zahl oder bestimmte Zahl an Forderungen an das Inkassounternehmen übergeben kann.

Macht es als Gläubiger Sinn den günstigsten Inkassoanbieter auszuwählen?

Die Wahl des richtigen Inkassodienstleisters einzig am Vergütungsmodell bzw. Kostenrisiko aufzuhängen ist sicherlich zu kurz gesprungen. Entscheidend ist was Ziel der Beauftragung ist: Geht es in aller erster Linie darum Massen an Kleinstforderungen „abzuarbeiten“ und Klarheit bezüglich der Möglichkeit zum Ausbuchen und Abschreiben zu erhalten sollten Aufwand und Kosten minimiert werden. Geht es darum hohe Forderungen aus erklärungsbedürftigen Geschäften zu realisieren, oder auch darum Schuldner deutlich zu machen, dass Forderungen zu zahlen sind, ist eine Fokussierung auf günstiges „Schreibtischinkasso“ absolut kontraproduktiv. Weiterhin sind weiche Faktoren wie Servicequalität oder die Arbeitsweise des Inkassounternehmens, die sich natürlich in der eigenen Kundenzufriedenheit und -treue widerspiegelt entscheidend.

Welches Vorgehen das richtige ist, kommt vor allem auf die Forderungshöhe und -art an. Grob lässt sich der Markt in zwei Bereiche teilen: „Masseninkasso“ und „Individualinkasso“. Arbeitet man mit vielen geringen Forderungen (kleiner €500) und Privatpersonen als Schuldner, befindet man sich eher im „Masseninkasso“. In diesem Segment fokussieren sich Anbieter auf hohe Bearbeitungseffizienz, weil die erwarteten Gebühren aufgrund der niedrigeren Forderungshöhe eher gering sind. Im Gegensatz dazu liegt das Segment „Individualinkasso“. Hier erfordert es die Forderungshöhe sowie die Schuldnerklientel (eher B2B) einen Bearbeitungsansatz zu wählen der mit mehr Aufwand einher geht. Beispielsweise die Nutzung eines Außendienstes, der Schuldner vor Ort aufsucht, um Forderungen zu realisieren. Bei Germania Inkasso können wir durch Außendiensteinsätze eine deutliche Steigerung unserer Realisierungsquoten verzeichnen.

Fazit: Nehmen Sie den Inkassodienstleister, der zu Ihren Forderungen passt, nicht unbedingt den günstigsten.

Was passiert, wenn der Schuldner die Inkassokosten nicht bezahlt?

Wenn der Schuldner mit den Inkassokosten im Verzug ist, welchen er rechtlich verpflichtet ist zu erstatten, hat der Gläubiger das Recht diese Inkassokosten vor Gericht einzuklagen, da der Gläubiger diese Vergütung dem Inkassounternehmen schuldet. Ist das Inkassounternehmen bzw. der Gläubiger nicht in der Lage das Geld vom Schuldner zu realisieren, muss der Gläubiger i.d.R. entsprechend selbst an das Inkassounternehmen zahlen.

Allerdings: Wie bereits erläutert bieten sich hier innovative Verrechnungsmodelle zwischen Gläubiger und Inkassounternehmen an. Da das Inkassounternehmen natürlich deutlich erfahrener im Beitreiben und der Langzeitüberwachung von Forderungen ist als der Gläubiger, treten Gläubiger häufig den Anspruch, den sie gegenüber den Schuldnern haben, an das Inkassounternehmen ab. Eine zusätzliche Zahlung ist dann nicht notwendig.

Welche Kosten sind unzulässig und müssen vom Schuldner nicht erstattet werden?

Nicht alle Inkassokosten sind erstattungsfähig und damit durch den Schuldner zu zahlen. Unseriöse Inkassounternehmen oder Betrüger versuchen diese anzubringen, um unkundige Schuldner zu höheren Zahlungen zu bewegen. Hier eine nicht abschließende Auflistung an Gebühren:

Wie kann ich als Schuldner meine Inkassokosten so gering wie möglich halten?

Grundsätzlich gilt: Je schneller man als Schuldner für die gesamte Inkassoforderung aufkommen kann, umso geringer halten sich die Gebühren und Zinsen. Des Weiteren sollte man auch als Schuldner versuchen den Aufwand für das Inkassounternehmen so gering wie möglich zu halten. Je kooperativer sich der Schuldner zeigt, bspw. bei der Einhaltung von Zahlungsvereinbarungen, umso weniger Bearbeitungsaufwand hat das Inkassounternehmen und umso weniger Gebühren kann es ansetzen. Schuldner haben die Möglichkeit, sich bei Schuldnerberatungsstellen kostenlos beraten zu lassen. Dafür haben wir hier einige Beratungsstellen aufgelistet: Caritas Schuldnerberatung, Diakonie Schuldnerberatung, Bundesarbeitsgemeinschaft Schuldnerberatung e.V..

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