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Offene Rechnungen - Was kann ich tun?

Hier erfahren Sie alles was Sie zu offenen Rechnungen und dem Vorgehen, diese zu realisieren, wissen müssen.

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Kurzzusammenfassung:

  • Eine offene Rechnung ist eine, innerhalb einer vertraglichen oder gesetzlichen Frist, unbeglichene Rechnung, die ein Gläubiger gegenüber einem Schuldner hat.
  • Vorerst sollten Sie das interne Mahnwesen einleiten und im Anschluss gegebenenfalls ein externes Inkassounternehmen engagieren.
  • Das interne Mahnwesen beinhaltet Zahlungserinnerungen, persönliche oder telefonische Gespräche und das Versenden von weiteren Mahnungen.
  • Beim externen Forderungsmanagement werden oft Zahlungsaufforderungen versendet, telefonische Gespräche geführt und gegebenfalls ein seriöser Außendienst zum Kunden geschickt.
  • Offene Rechnungen haben eine regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren.
  • Sie können offene Rechnungen durch Vorauskasse oder Factoring vermeiden. Mit einem Eigentumsvorbehalt können sich vor einem Zahlungsausfall schützen, da Sie Eigentümer von bereits gelieferten Waren bleiben.

1. Was ist eine offene Rechnung?

Eine offene Rechnung ist eine, nicht innerhalb einer vertraglichen oder gesetzlichen Frist, beglichene Forderung gegenüber einem B2B- oder B2C-Kunden. Dabei legt der Gesetzgeber eine 30-Tage-Regelung fest, wenn in einer Rechnung kein Zahlungsziel angegeben wird. Wenn die Rechnung also innerhalb des gesetzlichen oder vertraglichen Zahlungsziels nicht beglichen wurde, gilt sie als offen.

Beispiel: Eine Warenlieferung wird vom Unternehmen an einen Geschäftskunden zugestellt. Dabei wird üblicherweise ein Zahlungsziel festgelegt, bis zu welchem die Rechnung spätestens bezahlt werden muss. Wenn der Kunde die geforderte Summe nicht innerhalb dieser Frist begleicht, liegt dem Unternehmen eine offene Rechnung vor. Das Unternehmen sollte dann das interne (und externe) Mahnwesen einleiten, damit die Forderung noch realisiert werden kann.

2. Was kann ich bei offenen Rechnungen tun?

Bei offenen Rechnungen sollten Sie schnellstmöglich das interne Mahnwesen einleiten. Wenn das interne Mahnwesen keinen Erfolg zeigt, sollten Sie zügig das externe Mahnwesen mit einem Partner wie Germania einleiten.

Hier erklären wir Ihnen, wie das Vorgehen bestenfalls ablaufen sollte:

2.1 Zahlungserinnerung

Als ersten Schritt des internen Mahnwesens sollten Sie eine Zahlungserinnerung versenden. Diese gilt gleichzeitig als erste Mahnung. Dabei kann eine Zahlungserinnerung lustig/locker, sanft, deutlich oder scharf formuliert sein. Je nach Kundentyp sollten Sie entscheiden, welche Erinnerung Sie versenden.

Hier können Sie sich unterschiedliche Vorlagen einer Zahlungserinnerung per E-Mail zusenden lassen.

2.2 Gespräch suchen

Bei vielen Kundensegmenten lohnt es sich, vor weiteren Mahnungen, das persönliche Gespräch zu suchen.  Dabei können Sie Gründe für den Zahlungsverzug herausfinden, oder das Zahlungsziel kulanterweise nochmal verschieben. Achten Sie jedoch auf eine genaue Dokumentation des Telefonats, damit Sie eine ausbleibende Zahlung nicht übersehen und gegebenenfalls weitere Mahnungen versenden.

2.3 Weitere Mahnungen verschicken und im Dialog bleiben

Wenn Ihre bisherigen Schritte keinen Erfolg gezeigt haben, sollten Sie weitere Mahnungen versenden und mit dem Schuldner im Dialog bleiben. Auch hier ist es wichtig, je nach Kundentyp die Tonalität anzupassen.

Hier finden Sie Vorlagen für die letzte Mahnung mit unterschiedlichen Formulierungen.

2.4 Inkasso einschalten

Zeigen Ihre internen Bemühungen keinen Erfolg, sollten Sie nicht zögern, Ihre offenen Rechnungen an einen spezialisierten Inkassopartner wie Germania zu übergeben. Durch unseren Fokus auf B2B-Inkasso und unserem bundesweiten Außendienst können wir höchste Realisierungsquoten von bis zu 90% verzeichnen. Wir richten uns nach Ihrer individuellen Situation. Unsere Mitarbeiter passen die Herangehensweise beim außergerichtlichen Inkasso an Ihre Bedürfnisse, die Höhe der Forderung und die Bonität des Schuldners an.

2.5 Für das nächste Mal vorsorgen

Um offene Rechnungen zu vermeiden, sollten Sie vorsorgen. Führen Sie daher ein festes internes Forderungsmanagement ein, mit dem die zuständige Abteilung in Ihrem Unternehmen eigenständig versucht, offene Forderungen einzutreiben. Wenn dies keinen Erfolg zeigt, sollten Sie einen starken Inkassopartner wie Germania an Ihrer Seite haben.

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Erfahren Sie auch mehr zu Inkasso, Inkassokosten, Forderungsmanagement, der Beantragung eines Mahnbescheids und zu Inkassounternehmen im Allgemeinen.

3. Wann verjähren offenen Rechnungen?

Bei offenen Rechnungen beschreibt die regelmäßige Verjährungsfrist den Zeitraum von drei Jahren. Dieser Zeitraum beginnt im Regelfall mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den anspruchsbegründenden Umständen und dem Schuldner Kenntnis erlangt. Die regelmäßige Verjährung wird also auch durch den Entstehungszeitpunkt bestimmt. Solange gesetzlich keine abweichende Frist begründet ist, greift die regelmäßige Verjährungsfrist.
Wir haben für Sie eine nicht abschließende Aufstellung üblicher Verjährungsfristen aufbereitet.

Eine Verjährung bedeutet dabei nicht, dass der Gläubiger keinen Anspruch mehr auf eine Begleichung der Forderung hat, sondern, dass der Schuldner die Erfüllung verweigern kann (Einrede der Verjährung).

Verjährungsfristen - Germania Inkasso

Im gerichtlichen Prozess muss sich der Schuldner dabei auf die Einrede berufen. Somit ist eine Verjährung also grundsätzlich vom Gericht nicht von Amts wegen zu berücksichtigen. Nach § 214 BGB kann eine Leistung auf einen verjährten Anspruch nicht zurückgefordert werden. Der Gläubiger kann die Forderung aus dem Pfandobjekt begleichen, wenn für die Forderung ein Pfandrecht oder eine Hypothek besteht. Außerdem kann der Gläubiger eine Herausgabe seines Eigentums bei Eigentumsvorbehalt und Sicherungsübereignung nach Verjährung der gesicherten Forderung verlangen (§ 216 BGB).

4. Welche Instrumente gibt es, um offene Rechnungen zu vermeiden?

Um offene Rechnungen zu vermeiden oder ihren schädlichen Effekt zu mindern, können Sie unterschiedliche Maßnahmen ergreifen. Diese sind u.a. die Umstellung auf Vorkasse, Factoring oder ein Eigentumsvorbehalt.

4.1 Umstellung auf Vorkasse

Wenn Sie sehr regelmäßig mit offenen Forderungen zu tun haben, sollten Sie überlegen, die Zahlungsart der Vorkasse einzuführen. Dabei bekommen Sie die Bezahlung vor der jeweiligen Lieferung oder Leistung.

Vorteile für Sie:

Es entstehen keine zusätzlichen Kosten. Bei Bezahlung mit Vorkasse werden lediglich Zahlungseingänge geprüft und Waren zum Versand freigegeben. Dadurch entsteht für Sie als Gläubiger eine gewisse finanzielle Sicherheit sowie ein besser Cashflow.

Nachteile für Sie:

Die Bearbeitungszeit bei Vorkasse ist, aufgrund der Zahlungsart per Überweisung, vergleichsweise lang. Bei Kunden ist Vorkasse wegen der späteren Lieferung nicht beliebt. Auch die Unsicherheit über das tatsächliche Versenden der bestellten Ware lässt viele Kunden den Kaufvorgang abbrechen oder Mitbewerber bevorzugen.

Fazit:
Es empfiehlt sich Vorkasse nur bei Kunden mit schlechter oder zweifelhafter Bonität zu nutzen. Dafür sollte man in regelmäßigen Abständen die Bonität der eigenen Kunden überprüfen.

4.2 Factoring

Das Factoring ist eine Finanzierungsform bei der die Forderungen eines Unternehmens an einen Dienstleister (Factor) abgetreten werden. Dabei bezahlt der Factor einen hohen Teil der Forderung unmittelbar an das Unternehmen. Der Schuldner muss meist direkt an den Factor leisten.

Vorteile für Sie:

Als Gläubiger erhalten Sie somit sofort Liquidität und je nach Factoring-Art (echtes vs. unechtes Factoring) sind Sie auch vom Ausfallrisiko befreit.

Nachteile für Sie:

Im Unterschied zum Inkasso werden alle Forderungen an den Factor abgegeben, der vielleicht weniger zimperlich mit Top-Kunden ist. Außerdem kann Factoring ggfs. teurer für Sie sein als Inkasso.

Fazit:

Die Nutzung von Factoring ist eine höchst unternehmensindividuelle Entscheidung. Sie sollten die Option Factoring vs. Rechnungskauf + Inkasso in mehreren Dimensionen vergleichen. Wir beraten Sie dazu gerne.

4.3 Eigentumsvorbehalt

Ein Eigentumsvorbehalt vermeidet zwar offene Rechnungen nicht, jedoch können Sie sich mit dem Vorbehalt vor finanziellen Schäden bei offenen Rechnungen schützen.

Vorteile für Sie:

Sie bleiben bis zur vollständigen Bezahlung Eigentümer von bereits gelieferten Waren und im Falle einer Insolvenz des Kunden fällt die Ware nicht unter die Insolvenzmasse.

Nachteile für Sie:

Der Schuldner könnte die Ware bereits an Dritte verkauft, weiterverarbeitet oder abgenutzt und beschädigt haben. Dann hilft Ihnen der Vorbehalt leider wenig. Ebenso stellt dieser einen gewissen Aufwand in der Erstellung dar.

Fazit:

Nutzen Sie bei zweifelhafter Bonität Ihrer Kunden einen Eigentumsvorbehalt. Ihr Kunde hat dadurch keinen direkten Nachteil und Sie haben mehr Sicherheit.

5. Wer kann mich zum Thema offene Rechnung beraten?

    Patrick Lingen: Geschäftsführer Germania Inkasso-Dienst GmbH & Co. KG
    Erfahren Sie mehr zum Thema offene Rechnung und lassen Sie sich kostenlos von unseren Mitarbeitern beraten.

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