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Mahnung – Infos, Vorlagen und Muster

Hier finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um das Thema Mahnung. Wir stellen Ihnen Textvorlagen in Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch zur Verfügung.

  • Erläuterung gesetzlicher Vorschriften
  • Mahnungs-Vorlagen und -Muster
  • Mahngebühren erklärt

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Was trifft am besten auf Sie zu?

Haben Sie eine Einzelforderung oder wiederkehrende Forderungen?

Wie hoch ist die Forderung?

Hat Ihr Schuldner Einwände gegen die Forderung? (z.B. weil die erbrachte Leistung nicht stimmt)

Wurde die Forderung bereits tituliert?

Gegen wen richteten sich Ihre Forderungen?

Wo ist der Schuldner ansässig?

Wie viele Inkasso-Forderungen fallen bei Ihnen typischerweise pro Jahr an?

Wie hoch ist das typische Volumen pro Forderung?

Kommen Sie auf Empfehlung zu uns?

Zusammenfassung zum Thema Mahnung

  • Der Zweck einer Mahnung ist es den Schuldner in Verzug zu setzen und ihm die Möglichkeit zu geben, negative Konsequenzen, wie Mahnzinsen oder Schadensersatzansprüche des Gläubigers zu vermeiden.
  • Eine Mahnung ist in den meisten Fällen rechtlich nur wirksam, wenn Sie nach dem Eintritt der Fälligkeit erfolgt. Ist die Zahlungsfrist zum Beispiel 30 Tage nach Rechnungseingang, kann die Mahnung am 31. Tag geschickt werden.
  • Rein rechtlich ist nur eine Mahnung ist notwendig, um den Schuldner in Verzug zu setzen, wenn dieser eine Privatperson ist. Bei Geschäftskunden ist keine Mahnung notwendig. In der Praxis werden jedoch meist drei Mahnungen versendet und der Schuldner telefonisch kontaktiert.

Inhaltsübersicht

1. Was ist eine Mahnung?

Eine Mahnung ist die klare und eindeutige Aufforderung eines Gläubigers an einen Schuldner, die geschuldete und fällige Leistung (meist Zahlung einer Rechnung) zu erbringen. Die Mahnung ist an keine bestimmte Form gebunden. Sie kann grundsätzlich schriftlich, mündlich oder durch schlüssiges Verhalten erfolgen.

Der Zweck der Mahnung ist es den Schuldner in Verzug zu setzen und ihm die Möglichkeit zu geben, negative Konsequenzen, wie Mahnzinsen oder Schadensersatzansprüche des Gläubigers zu vermeiden. Oft sind überschrittene Zahlungsfristen eher die Folge eines Versehens als von klarer Absicht. Deshalb möchte der Gesetzgeber die Möglichkeit eines „Warnschusses“ einräumen und dieses Versehen ohne großen Schaden für beide Seiten schnell beheben.

Rein rechtlich ist eine Mahnung nur gegenüber Endkunden notwendig. Bei Geschäftskunden (B2B) reicht in der Regel schon die Überschreitung der Fälligkeit für einen Verzug. In der Praxis werden jedoch oft mehrere Mahnungen versendet und oft auch persönliche Telefonate mit dem Schuldner geführt, um diesen zur Zahlung zu bewegen. Ist dies nicht erfolgreich wird oft ein Inkassounternehmen zu Rate gezogen, um den Schuldner zur Zahlung zu bewegen.

Merkzettel Mahnung - Checkliste Mahnung - Germania Inkasso

2. Wie muss eine Mahnung aussehen?

Mahnungen müssen zu ihrer Wirksamkeit vom Schuldner empfangen werden. Sie sind allerdings nicht an eine bestimmte Form gebunden. Form meint dabei wie die Ausgestaltung eins Rechtsgeschäfts erfolgt, bspw. in Schriftform (Vertrag), mündliche Absprache oder Eintragung in Registern (z.B. beim Immobilienkauf).

Das heißt Sie dürfen Ihre Schuldner z.B. per Brief, E-Mail oder auch mündlich mahnen und zur Zahlung auffordern. Aufgrund der besseren Beweislage wird jedoch meist eine Schriftform verwendet.

Das Wort Mahnung muss nicht einmal in der Kommunikation auftauchen. Daher heißt die erste Mahnung oft Zahlungserinnerung, da dies gegenüber Kunden freundlicher wirkt. Die Aufforderung sollte allerdings eindeutig sein. Es muss klar sein, wofür der Schuldner im Verzug ist. Der Bundesgerichtshof hat dies so formuliert:

„Als verzugsbegründende Mahnung genügt jede eindeutige und bestimmte Aufforderung, mit der der Gläubiger unzweideutig zum Ausdruck bringt, dass er die geschuldete Leistung verlangt.“ Amtlicher Leitsatz, NJW 1998, 2132.

2.1 Was muss in einer Mahnung enthalten sein?

Eine Mahnung muss hinsichtlich ihres Umfangs, Leistungsort sowie Art und Weise genau auf die geschuldete Leistung beziehen.

Hier eine Auflistung mit wesentlichen Bestandteilen einer Mahnung:

1. Name, Anschrift, Firma des Gläubigers und des Schuldners
Die jeweiligen Anschriften und Ansprechpartner sollten klar sein, damit eine Eindeutigkeit gewährt ist und die Mahnung den richtigen Adressaten findet.

2. Aktuelles Datum zum Zeitpunkt der Ausstellung der Mahnung
Dient der Protokollierung und stellt klar, dass die Mahnung nach der Fälligkeit erstellt wurde.

3. Angaben zur Umsatzsteuerpflicht, Steuernummer oder UStID des Gläubigers
Die Umsatzsteuer-ID kann (je nach Geschäftsart) rechtlich erforderlich sein.

4. Titel
Eine groß geschriebene Überschrift mit „Mahnung“ oder „Zahlungserinnerung“ sollte verwendet werden, damit der Kunde auf den ersten Blick die Dringlichkeit des Dokuments einschätzen kann.

5. Nummer der Ausgangsrechnung und Kundennummer
Mit der Nummer der Originalrechnung kann der säumige Schuldner die Mahnung besser zuordnen.

6. Hinweis auf Zahlungsverzug und Zahlungsziel
Ein höflicher Hinweis darauf, dass die Forderung bisher noch nicht beglichen wurde, sowie das Datum, bis wann die Rechnung beglichen werden soll, darf nicht fehlen.

7. Frist
Setzten Sie eine Frist, bis wann die Rechnung beglichen werden soll.

8. Mahngebühren und Verzugszinsen und ausstehende Summe
Sie können selbst entscheiden, ob Sie bereits am ersten Verzugstag Gebühren und Zinsen fordern – der Anspruch darauf besteht, sobald der Kunde in Zahlungsverzug gerät. In der Praxis werden Mahngebühren und Zinsen meist ab der zweiten oder dritten Mahnung erhoben. Sie listen die Originalsumme, evtl. Gebühren und Zinsen sowie die daraus resultierende Gesamtsumme auf.

9. Bankverbindung des Gläubigers
Der Schuldner muss wissen, wohin er die Zahlung überweisen soll.

Sind Ihre Mahnungen korrekt & juristisch unangreifbar? Hier können Sie unsere Checkliste für Mahnungen downloaden:

    Mahnung Muster - Bestandteile einer Mahnung - Germania Inkasso.

    2.2 Vorlagen und Muster von Mahnungen

    Der Stil von Mahnungen wird idealerweise an das eigene Unternehmen und die eigenen Kunden angepasst. Wollen Sie lieber einen sehr freundlichen Ton wählen, um eine Verärgerung des Kunden zu vermeiden? Oder wollen Sie sehr direkt formulieren, um den Schuldner zur schnellen Zahlung zu bringen.

    • Beispiel freundlicher Ton: Haben Sie vielleicht etwas vergessen?
    • Beispiel direkter Ton: Für die Rechnung 12345678 konnten wir bisher keinen Zahlungseingang verzeichnen.
    • Beispiel scharfer Ton: Am TT.MM.JJJJ werden wir den Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids beim zuständigen Amtsgericht stellen. Bis zu diesem Termin steht es Ihnen frei, Ihre Verbindlichkeiten zu begleichen und somit den gerichtlichen Mahnbescheid abzuwenden

    Meistens wird die Formulierung der Mahnungen innerhalb der Mahnfolge angepasst:

    Beachten Sie, dass es sich hierbei um Muster handelt, welche im Einzelfall geändert werden müssen und dass Mahnungen, die mit Word etc. erstellt wurden nicht GoBD-konform sind. Germania Inkasso übernimmt keine Gewähr für die bereitgestellten Vorlagen.

    1. Mahnung/Zahlungserinnerung

    Formulierungsformen: sanft, deutlich, scharf, Englisch, Spanisch und Französisch
    Zahlungserinnerung-Germania-Inkasso Sanft Formuliert

      2. Mahnung

      Formulierungsformen: sanft, deutlich, scharf, Englisch, Spanisch und Französisch
      2. Mahnung Vorlage

        3. Mahnung/Letzte Mahnung

        Formulierungsformen: sanft, deutlich, scharf, Englisch, Spanisch und Französisch
        Zahlungserinnerung-Germania-Inkasso Lustig Formuliert

          Wir beantworten gerne all Ihre Fragen zum Thema Inkasso und stehen mit unserer Expertise für Sie bereit.
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          3. Wann kann man Mahnungen verschicken?

          Eine Mahnung ist in den meisten Fällen rechtlich nur wirksam, wenn Sie nach dem Eintritt der Fälligkeit erfolgt. Ist die Zahlungsfrist zum Beispiel 30 Tage nach Rechnungseingang, kann die Mahnung am 31. Tag geschickt werden. Vorsorglich, wie z.B. nach 20 Tagen, können Sie nicht mahnen.

          Es ist zwar Ihre Wahl, wann Sie Mahnungen versenden, aber es empfiehlt sich Mahnungen so zügig wie möglich zu versenden. Aus unserer Erfahrung von hunderttausenden Inkassofällen können wir klar sagen: Je schneller Sie den Schuldner mahnen, umso höher ist die Chance die Forderung zu realisieren und somit schneller an sein Geld zu kommen.

          Es ist üblich in jeder Mahnung eine Zahlungsfrist zu setzen und dann erneut zu mahnen, falls die vorhergehende Mahnung nicht erfolgreich ist. Auch dabei empfiehlt sich sofort nach Ablauf der Frist eine neue Mahnung zu senden.

          Beispiel für einen effizienten Mahnablauf, in dem kein einziger Tag ohne Fristsetzung verläuft:

          • Tag 1: Rechnungsversand mit Zahlungsfrist 14 Tage
          • Tag 15: Versand Zahlungserinnerung mit Bitte um Zahlung in 7 Tagen
          • Tag 23: Versand 2. Mahnung mit Bitte um Zahlung in 7 Tagen
          • Tag 31: Versand 3. Mahnung mit Bitte um Zahlung in 7 Tagen
          • Tag 39: Übergabe der Forderung ans Inkasso
          • Tag 40: Erste Kontaktaufnahme durch das Inkassounternehmen
          • Tag 47: Zweite Kontaktaufnahme durch Inkassounternehmen und Vereinbarung einer Ratenzahlung mit dem Schuldner
          Übergabe meiner Forderungen ans Inkasso

          4. Wie viele Mahnungen sollte man verschicken?

          Rein rechtlich ist nur eine Mahnung ist notwendig, um den Schuldner in Verzug zu setzen, wenn dieser eine Privatperson ist. Bei Geschäftskunden ist keine Mahnung notwendig. In der Praxis werden jedoch meist drei Mahnungen versendet und der Schuldner telefonisch kontaktiert. Mit jeder weiteren Mahnung verliert die nachdrückliche Zahlungsaufforderung an Ernsthaftigkeit, weshalb Sie die offene Forderung spätestens nach drei erfolglosen Mahnungen an ein Inkassounternehmen übergeben sollten.

          Viele Unternehmen definieren aber auch individuelle Mahnabfolgen je nach Kundensegment. Wichtige „A-Kunden“ erhalten oft mehr Spielraum, während unwichtigere „C-Kunden“ oft schon nach der 2. erfolglosen Mahnungen bei einem Inkassobüro landen.

          Dreistufiges Mahnsystem einfach erklärt - Germania Inkasso

          5. Welche Mahngebühren und Zinsen sind zulässig?

          Für Endkunden sind tatsächlich nur entstandene Kosten als Mahngebühren ansetzbar, z.B. für Druck und Frankierung. Daher liegen diese meist unter €5. Bei Geschäftskunden ist eine gesetzliche Pauschale von €40 vorgesehen. Für Verzugszinsen können 5% (Privatkunden) oder 9% (Geschäftskunden) über dem Basiszinssatz angesetzt werden.

          Details und gesetzliche Grundlagen zu Mahngebühren und Verzugszinsen erklären wir in den folgenden Unterpunkten.

          Überblick:

          Mahngebühren Verzugszinsen
          Gegenüber Endkunden (B2C) Nur tatsächlich entstandene Kosten (meist unter €5) 5% über Basiszinssatz
          Gegenüber Geschäftskunden (B2B) €40 Pauschale 9% über Basiszinssatz

          5.1 Mahngebühren

          Um zu bestimmen welche Mahngebühre erlaubt sind muss, zwischen dem Geschäftsverkehr mit einem Geschäftskunden (B2B) und einer Privatperson (B2C) unterschieden werden.

          Geschäftskunden (B2B):

          Bei Geschäftskunden gilt eine rechtliche Grundlage für die Erstattungsfähigkeit pauschaler Mahnauslagen. Dies ist in § 288 Abs. 5 BGB eindeutig festgelegt. Demnach dürfen einem B2B-Kunden 40 EUR als pauschale Mahnkosten in Rechnung gestellt werden. Diese Pauschale wird oft gar nicht oder erst ab der 3. Mahnung bei Geschäftskunden angesetzt, um Kunden nicht zu verärgern.

          Unser Tipp: Ein besonders empfehlenswertes Vorgehen kann sein, die Mahnpauschale schon ab der zweiten Mahnung anzusetzen, diese aber beim nächsten Kauf durch den Schuldner gutzuschreiben. So müssen nur nicht wiederkehrende Kunden die Pauschale zahlen, während Stammkunden diese erstattet bekommen.

          Privatpersonen (B2C):

          Bei Privatpersonen gibt es leider keine feste Pauschale bzw. klare gesetzliche Regelung. Nach der letzten höchstrichterlichen Rechtsprechung (BGH VIII ZR 95/18, 26.06.19) ist für die Mahnkosten nur das erstattungsfähig, was sich auf die konkreten Aufwendungen des Gläubigers für die Mahnung des sich in Verzug befindlichen Schuldners zurückzuführen lässt. Der Gläubiger darf pauschal keine Mahngebühren verlangen, welche höher sind als der zu erwartende Schaden (§ 309 Nr. 5a BGB). Allgemeine Kosten (z.B. Kosten für IT-Systeme), die nicht erst wegen des konkreten Falls entstanden sind, sind nicht erstattungsfähig.

          Für Mahnkosten können demnach z.B. nur folgende Positionen in Ansatz gebracht werden:

          • Druck / Briefpapier
          • Kuvertierung
          • Frankierung

          Dagegen können Sie den für die Schadensermittlung und außergerichtliche Abwicklung des Schadensersatzanspruchs anfallenden Arbeits- und Zeitaufwand nicht geltend machen, selbst wenn Sie hierfür besonderes Personal einsetzen.

          Eine Mahngebühr zwischen 1 und 5 Euro kann angemessen sein. Dazu muss das Unternehmen allerdings im Zweifel darlegen, wie teuer die Mahnung wirklich war. Wir empfehlen daher, die Kosten konkret zu erfassen und für spätere Beweiszwecke zu dokumentieren.

          5.2 Verzugszinsen

          Verzugszinsen dürfen vom Gläubiger berechnet werden, wenn Unternehmen oder Privatpersonen ihre offenen Rechnungen nicht bis zur festgelegten Zahlungsfrist begleichen. Die Höhe der Verzugszinsen ist dabei gesetzlich geregelt und an einen Basiszinssatz gekoppelt. Bei Privatkunden können 5% und bei Geschäftskunden können 9% über dem Basiszinssatz angesetzt werden.

          Der Basiszinssatz wird halbjährlich von der Deutschen Bundesbank nach Vorgaben der Europäischen Zentralbank neu berechnet und veröffentlicht.

          Eine genauere Erläuterung zur Berechnung der Verzugszinsen finden Sie hier.

          6. Was sind die Folgen einer Mahnung?

          Spätestens nach Zustellung einer Mahnung gerät der Schuldner bei weiterer Nichtleistung, also der Nichtzahlung, in Verzug. Auf der Basis des Verzugs und des resultierenden Verzugsschadens, kann der Gläubiger unter anderem die folgenden Ansprüche geltend machen:

          • Verzugszinsen auf die offene Geldforderung
          • Mahngebühren für die Mahnungen
          • Erstattung von Inkassokosten
          • Rücktrittsrecht

          Je nach Situation können die vom Gläubiger ansetzbaren Verzugsschäden eine beträchtliche Summe erreichen. Daher empfiehlt es sich, falls möglich, Rechnungen schnellstmöglich zu zahlen.

          7. Kann einer Mahnung widersprochen werden?

          Einer Mahnung kann grundsätzlich widersprochen werden. Der Gläubiger muss, am besten schriftlich, über den Widerspruch informiert werden. Der Widerspruch sollte schnellstmöglich und spätestens bis zum genannten Zahlungsziel erfolgen. Für den Widerspruch gibt es keine bestimmten Vorgaben. Allerdings ist es sinnvoll, darin folgende Angaben zu machen:

          • Ihre Anschrift
          • Rechnungsnummer
          • Rechnungsdatum
          • Rechnungsbetrag
          • Begründung des Widerspruchs

          Ein Widerspruch lässt sich oft dadurch begründen, dass der Schuldner bereits die Rechnung gezahlt hat, beispielsweise wenn der Verkäufer dies noch nicht bemerkt hat. In anderen Fällen kann es allerdings sein, dass der Gläubiger die Leistung nach der Meinung des Schuldners nicht bzw. nicht ordnungsgemäß erbracht hat. Erfolgt keine Einigung zwischen den Parteien kann es dann zu einem Klageverfahren kommen.

          8. Was passiert, wenn der Schuldner trotz Mahnungen nicht zahlt?

          Zahlt der Schuldner trotz mehrerer Mahnungen nicht, hat der Gläubiger grundlegend drei Optionen:

          1. Übergabe ans Inkasso – Das Inkassobüro versucht zuerst die Forderung außergerichtlich zu realisieren. Falls dies nicht erfolgreich ist, kann das Inkassobüro ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten.
          2. Direkte Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens – Hierdurch entstehen weitere Kosten für den Schuldner und die Folge kann eine Titulierung und Vollstreckungsmaßnahmen sein.
          3. Abschreibung der Forderung – Bei kleinen Forderungen oder bei schlechten Eintreibungschancen kann der Gläubiger die Forderung abschreiben. Dann entstehen keine weiteren Folgen für den Schuldner.

          8.1 Telefonleitfaden für Schuldnergespräche

          Es ist entscheidend, Schuldner keine Gelegenheit zu geben, die Bezahlung hinauszuzögern. Das direkte, idealerweise persönliche Gespräch mit Schuldnern hat oftmals eine vollständige Zahlung zur Folge. Viele Unternehmen sind deshalb dazu übergegangen, offene Forderungen selbst telefonisch anzumahnen, sofern schriftliche Mahnungen erfolglos blieben. Analysen zeigen, dass für erfolgreiche Schuldnergespräche gewisse Gesprächsfähigkeiten notwendig sind. Wer diese Fähigkeiten besitzt, kann branchenabhängig bis zu 80 % Erfolgsquote erzielen.

          Worauf kommt es bei Schuldnergesprächen an?

          • Gute Vorbereitung (Zahlen, Daten, Fakten)
          • Aktive Gesprächsführung (Struktur und Zielorientierung
          • Verständliche Sprache (nur wesentliche Informationen, keine Fremdwörter)
          • Benennung des Gesamtbetrages (klare, direkte Botschaft)
          • Handlungsaufforderung (Gesamtzahlung mit Terminsetzung)
          • Aktive Einwandbehandlung (Reklamationen, Unzufriedenheiten)
          • Ratenzahlungen nur in begründeten Ausnahmefällen!
          • Ankündigung konkreter Konsequenzen bei Nichtzahlung (Übergabe an GERMANIA)

          Mit professionell geführten Schuldnergesprächen kann die Kundenbeziehung oftmals verbessert werden. Denn Sie zeigen so auch Kompetenz in Bereichen, die nicht zu Ihrem Kerngeschäfts gehören.

          9. Wie kann mir Germania bei nicht zahlenden Schuldnern helfen?

          Sie haben bereits mehrere Mahnungen verschickt und Ihr Kunde hat seine Rechnung noch immer nicht beglichen? Wenn Sie uns Ihre Forderung übergeben, helfen wir Ihnen den Kunden zur Zahlung zu bewegen. Mit jahrzehntelanger Erfahrung und qualifiziertem Personal erreichen wir sehr hohe Erfolgsquoten bei nicht zahlenden Schuldnern.

            Patrick Lingen: Geschäftsführer Germania Inkasso-Dienst GmbH & Co. KG

            Unsere Mitarbeiter beraten Sie gerne zum Thema Mahnung und helfen Ihnen in einem kostenlosen Beratungsgespräch weiter.

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