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Debitorenmanagement

Erfahren Sie hier alles was Sie über das Debitorenmanagement wissen sollten und wann Sie Inkasso beauftragen sollten.

  • Welche Aufgaben gehören zum Debitorenmanagement?
  • Welche Tipps gibt es für ein effizientes Debitorenmanagement?
  • Wann macht es Sinn Inkasso zu integrieren?

Finden Sie die passende Inkasso-Lösung.

Was trifft am besten auf Sie zu?

Haben Sie eine Einzelforderung oder wiederkehrende Forderungen?

Wie hoch ist die Forderung?

Hat Ihr Schuldner Einwände gegen die Forderung? (z.B. weil die erbrachte Leistung nicht stimmt)

Wurde die Forderung bereits tituliert?

Gegen wen richteten sich Ihre Forderungen?

Wo ist der Schuldner ansässig?

Wie viele Inkasso-Forderungen fallen bei Ihnen typischerweise pro Jahr an?

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Zusammenfassung Debitorenmanagement

Das Debitorenmanagement umfasst die übliche Debitorenbuchhaltung, Rechnungsbuchung, Reklamationen und Gutschriften.

  • Unter Debitorenmanagement versteht man den schriftlichen und telefonischen Kontakt zu Schuldnern sowie die Prüfung der Zahlungseingänge.
  • Das Debitorenmanagement beginnt mit der Kundenanfrage und endet mit dem Mahnwesen eines Unternehmens
  • Das Debitorenmanagement trägt zur Vermeidung von Zahlungsausfällen und zur Sicherung der Liquidität und Profitabilität bei.
  • Das Ziel des Debitorenmanagements ist es, die Überwachung der Zahlungsmoral der Debitoren und auch die Liquidität des Unternehmens zu wahren.
Inhaltsübersicht

Was ist Debitorenmanagement?

Das Debitorenmanagement kommt aus dem Bereich des Rechnungswesens und umfasst die übliche Debitorenbuchhaltung, Rechnungsbuchung, Reklamationen und Gutschriften. Unter Debitorenmanagement, auch bekannt als Risiko-, Kredit-, Konditions- oder Forderungsmanagement, versteht man den schriftlichen und telefonischen Kontakt zu Schuldnern sowie die Prüfung der Zahlungseingänge. Hauptsächlich trägt das Debitorenmanagement zur Vermeidung von Zahlungsausfällen und zur Sicherung der Liquidität und Profitabilität bei. Ein gründliches Debitorenmanagement ist essenziell, um Ihr Unternehmen langfristig vor Risiken wie einer Zahlungsunfähigkeit zu schützen. Wenn Umsätze bzw. Umsatzerträge nicht gegen Bargeld, sondern auf Ziel getätigt werden, entstehen Forderungen des Kreditors (Lieferant) gegenüber dem Debitor (Kunde bzw. Leistungsempfänger). Das Debitorenmanagement steuert die Prozesses der Entstehung einer Forderung bis zum Verbuchen des Zahlungseingangs.

Unser Tipp: Übergeben Sie Ihre offenen Rechnungen zügig an ein professionelles Inkassounternehmen, um hohe Realisierungsquoten zu erreichen! Je länger Sie mit der Übergabe warten, umso geringer ist die Chance, dass Sie ihr Geld erhalten.

Hier können Sie nachlesen wie sich Schnelligkeit bei der Übergabe Ihrer Forderung an ein Inkassounternehmen auf die Realisierungsquote auswirkt.

Was Ist Debitorenmanagement? Elemente Des Debitorenmanagements
Ziele Des Debitorenmanagements

Was ist das Ziel von Debitorenmanagement?

Das Ziel des Debitorenmanagements ist es, die Überwachung der Zahlungsmoral der Debitoren und auch die Liquidität des Unternehmens zu wahren. Das Debitorenmanagement sollte einen besonderen Status in Ihrem Unternehmen haben und höchste Aufmerksamkeit verdienen. Streben Sie gewissen Ziele an, die zum Erfolg Ihres Unternehmens beitragen.

Die Ziele die das Debitorenmanagement verfolgt sind unter anderem:

  • Unternehmensrisiken reduzieren
  • Rückzahlungsprozesse optimieren
  • Liquidität sichern und langfristig verbessern
  • Ausfälle reduzieren oder eliminieren
  • Fehler bei der Eintreibung von Forderungen vermeiden
  • Geschäftsleitung bei Entscheidungen unterstützen
Jetzt kostenlos beraten lassen!

Was ist der Unterschied?
Debitorenmanagement vs. Forderungsmanagement

Die Begriffe Forderungsmanagement und Debitorenmanagement haben letztendlich die gleiche Bedeutung. Debitoren sind Kunden, die bei Kreditoren wie Verkäufern oder Lieferanten gewisse Forderungen haben, die es zu erfassen und zu überwachen gilt.

Hier werden sowohl die Schuldner als auch die offenen Forderungen überwacht und gesteuert. Unter diese Begriffe fallen auch das Risiko-, Kredit- oder Konditionsmanagement. Diese basieren auf der Prüfung der Bonität der Debitoren, um Zahlungsausfällen vorzubeugen. Das Ergebnis der Prüfung wird häufig als Empfehlung für oder gegen eine Geschäftsbeziehung, Skonti, Rabatte oder Zahlungsarten verwendet. Daher ist es hilfreich, die Liquidität und Profitabilität Ihres Unternehmens zu sichern. Im Wesentlichen gibt es also keinen grundsätzlichen Unterschied zwischen den Begriffen.

Wir beantworten gerne all Ihre Fragen zum Thema Inkasso und stehen mit unserer Expertise für Sie bereit.
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Erfahren Sie mehr zu Inkasso, Forderungsmanagement, der Beantragung eines Mahnbescheids und zu Inkassounternehmen im Allgemeinen.

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Debitorenbuchhaltung vs. Kreditorenbuchhaltung

In der Buchhaltung ist der Debitor der Kunde, der Kreditor hingegen ist der Gläubiger. Debitoren und Kreditoren werden dann relevant, wenn das Rechnungsdatum vom Zahlungsdatum abweicht. In dem Moment, indem eine Rechnung eines Lieferanten eingeht, diese aber noch nicht bezahlt wird, entsteht eine offene Forderung. Debitoren und Kreditoren ermöglichen die Erfassung von Geschäftsvorfällen ohne eine Bankbewegung, denn Aufwand und Erlös können unmittelbar an der Rechnung verbucht werden.

Zur besseren Verwaltung in der Debitorenbuchhaltung sollten Sie für jeden Kunden ein eigenes Debitorenkonto einrichten. Diese Debitorenkonten weisen das Guthaben gegenüber Ihrer Kunden aus.

In der Kreditorenbuchhaltung werden die Verbindlichkeiten eines Unternehmens verwaltet, die beispielsweise für Leistungen, Einkauf oder Produktion anfallen. Das Kreditorenkonto weist daher die offenen Forderungen auf, die Ihr Unternehmen bei anderen Dienstleistern wie zum Beispiel bei Lieferanten, Herstellern oder einem Inkassobüro hat.

Aufgaben Des Debitorenmanagements

Was sind die Aufgaben im Debitorenmanagement?

1. Auftragsanfrage

Für viele überraschend: Schon bei der Kundenanfrage beginnt das Debitorenmanagement. Zu diesem Zeitpunkt besteht zwar noch keine Forderung zwischen Kunde und Verkäufer, aber der Grundstein für die erfolgreiche und zügige Zahlung wird bereits gelegt. So empfiehlt es sich den Auftrag sorgfältig zu prüfen. Können wir in der vorgegebenen Zeit und Qualität leisten, sodass der Kunde keinen Grund hat nicht zahlen? Hat der Kunde die Leistung zu beanstanden (z.B. häufig bei Handwerkerrechnungen), wird er ggfs. versuchen Zahlungen zu mindern oder zu verzögern.

Ebenso empfiehlt sich eine Bonitätsprüfung des Kunden (insbesondere bei Neukunden), wenn es um hohe Rechnungssummen geht. Mit einer Bonitätsprüfung (z.B. von SCHUFA oder CRIF) lässt sich frühzeitig verhindern, dass man nicht zahlungsfähige Kunden beliefert. Auch bei Bestands-Kunden sollte in regelmäßigen Zyklen eine Bonitätsprüfung durchgeführt werden, denn auch diese sind nicht gefeit vor Zahlungsschwierigkeiten.

Des Weiteren sind aber auch eine korrekte Auftrags- und Stammdatenanlage entscheidend für den Erfolg im Debitorenmanagement. Wird eine Rechnung falsch ausgestellt, oder an die falsche Adresse geschickt, kann dies den Zahlungseingang leicht um mehrere Wochen verzögern. Häufig werden dabei Fehler bei der Firmenbezeichnung gemacht (z.B. Mustermann GmbH statt Mustermann GmbH und Co. KG). Gerade weniger solvente Schuldner nutzen solche Formfehler gerne, um Zahlungen hinauszuzögern.

2. Leistungserfassung

Bei der Leistungserfassung erfolgt die fortlaufende Aufzeichnung der betrieblichen Leistungen, die in einem bestimmten Zeitraum für den Kunden erbracht wurden. Somit kann ein Einblick in die beanspruchten Arbeitsstunden oder Warenlieferungen gewährt werden, als auch eine exakte und kundenindividuelle Fakturierung durchgeführt werden.

Aus einer Erfassung der betrieblichen Leistungen sollte eindeutig hervorgehen, in welchem Zeitraum ein Arbeitnehmer für welchen Kunden gearbeitet hat. Im Dienstleistungsgeschäft ist es äußerst wichtig, Beginn- und Endzeiten einer jeden Tätigkeit festzuhalten. Zudem müssen in nachvollziehbarer Weise die jeweilige Leistung und das zugehörige Projekt oder der zugehörige Kunde spezifiziert werden. Bei produzierenden Unternehmen ist die Leistungserfassung oft leichter, weil physische Erzeugnisse meist zweifelsfrei gezählt werden können.

Eine Auswertung der Leistungen kann analog oder digital erfolgen. Hierbei ist es möglich Daten zu selektieren und auszuwerten, wie zum Beispiel die gesamten Arbeitsstunden, gegliedert nach Projekten, Kunden oder Aufgabenbereichen.

Die exakt Leistungserfassung ist ein zentraler Grundstein für das Debitorenmanagement, weil sie zur korrekten Rechnungsstellung beiträgt. Wenn der Kunde Grund hat Rechnungen anzuzweifeln kann es zu langwierigen Verzögerungen bis zur Zahlung kommen. Unternehmen, die ihre Leistungen sauber dokumentiert haben, können zweifelnden Kunden immer genaue Belge für die eigenen Tätigkeiten entgegenbringen.

3. Leistungsprüfung

Neben der Leistungserfassung muss auch eine kontinuierliche Leistungsprüfung erfolgen. Das bedeutet, dass in regelmäßigen Abständen geprüft werden muss, ob die Leistung für den Kunden erbracht worden ist und daher die Rechnung erstellt werden kann. Viele kennen es: Ein Handwerker hat zuhause etwas repariert und die Rechnung kommt erst drei Monate später. Meist weil keine automatische Rechnungsstellung nach der Leistungserbringung erfolgt ist.

Ein gutes Debitorenmanagement stellt sicher, dass Rechnungen so schnell wie möglich erstellt und versendet werden. Dafür muss sichergestellt sein, dass der Bearbeitungsstatus des Auftrags der rechnungsstellenden Abteilung (meist der Buchhaltung) bekannt ist.

Nicht selten passieren dabei Fehler in Unternehmen. Eine Rechnung wird über mehrere Monate oder Jahre nicht verschickt, weil die Buchhaltung kein Signal erhalten hat, dass der Auftrag erbracht worden ist. Wenn der Fehler auffällt und man das Geld beim Kunden einfordert, ist dieser oft verärgert, weil er nicht mehr mit der Belastung gerechnet hat.

4. Faktura-Erstellung bzw. Rechnungserstellung

Eine Grundaufgabe des Debitorenmanagements besteht darin Rechnungen zeitgerecht und korrekt zu erstellen.

Damit jede Rechnung eindeutig einem Geschäftsvorgang zugeordnet werden kann, müssen darauf gemäß § 14 Abs. 4, § 14a Abs. 5 UStG entsprechende Angaben vorhanden sein. Im Rahmen der Fakturierung gelten folgende Mindestanforderungen an den Rechnungsinhalt:

  • Name und Adresse des Rechnungsstellers und -empfängers
  • die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
  • Rechnungsdatum
  • eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer aus einer oder mehreren Zahlenreihen
  • Bezeichnung der Menge und Art der Leistung
  • Leistungszeitpunkt oder -zeitraum
  • Netto-Entgelt, ggf. Hinweis auf im Voraus vereinbarte Minderung des Entgeltes
  • der anzuwendende Steuersatz und daraus resultierende Umsatzsteuerbetrag
  • bei Steuerbefreiung: Hinweis auf die Steuerbefreiung
  • bei Bauleistungen: Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers der Leistung (zwei Jahre)
Nur wenn Sie all diese Anforderungen auf einer Rechnung ausgewiesen haben, wird die Fakturierung vom Gesetzgeber als solche angesehen. Erst dann können ordnungsgemäße Forderungen an Kunden gestellt werden.

5. Zahlungseingang/Mahnwesen

Das Mahnwesen eines Unternehmens verwaltet Rechnungen mit überschrittener Zahlungsfrist. Solche offenen Forderungen auf einem Kundenkonto werden auch als „überfällig“ bezeichnet. Überschreitet ein Kunde das gesetzte Zahlungsziel, wird dem säumigen Kunden eine Mahnung gesendet.

Erfolgt die Zahlung nicht mit der Fälligkeit der Rechnung, können Unternehmen frei entscheiden, nach wie vielen Tagen eine Mahnung gesendet werden soll. Eine gesetzliche Verpflichtung, Mahnschreiben zu senden oder die Forderung an einen Inkassodienstleister weiterzuleiten, besteht nicht. Deshalb kann die Anzahl von Mahnungen, die Unternehmen versenden variieren. Üblich ist allerdings, bei Zahlungsverzug mindestens eine Mahnung zu versenden, da meistens keine böse Absicht oder Zahlungsunfähigkeit Gründe für das nicht fristgerechte Begleichen einer Rechnung sind. Auch einem Unternehmen ist dabei nicht geholfen, einen sonst zahlungswilligen Kunden auf Dauer zu verlieren.

Die erste Mahnung wird meist in einem freundlichen Ton verfasst, welcher sich bei Folgemahnungen zunehmend verschärft. Kunden, die regelmäßig verspätet zahlen, können in einem härteren Ton angesprochen und auch darauf verwiesen werden, dass wiederholte Zahlungssäumnisse gemeldet werden können. Dies hat zu Folge, dass bei einer entsprechenden Anfrage in der Zukunft dort für eine negative Auskunft zur Bonität des Zahlungspflichtigen führen kann.

Wenn der Schuldner auf Mahnschreiben nicht reagiert, sollten offene Forderungen zügig an ein Inkassounternehmen weitergeleitet oder ein Rechtsanwalt eingeschaltet werden. Während ein Inkassobüro die Forderung meist versucht außergerichtlich, wählen Rechtsanwälte häufiger das gerichtliche Mahnverfahren und eine anschließende Klage.

Hier erfahren Sie eine Gegenüberstellung für das Eintreiben offener Forderungen: Inkasso vs. Rechtsanwalt

Welche Tipps gibt es für das Debitorenmanagement?

Unsere Empfehlungen:

  • Bonität prüfen!
    Vor einem Geschäftsabschluss sollten Sie unbedingt die Zahlungswürdigkeit eines potenziellen Kunden prüfen. Die Bonität sollten Sie auch bei Stammkunden im Auge behalten, damit Sie sich vor Zahlungsausfällen schützen können.
  • Gute Organisation!
    Strukturierung und eine gute Organisation sind das A und O im Debitorenmanagement. Der Austausch mit den Kunden erfolgt hauptsächlich über die Geschäftsführung, bei der jedoch meistens die Zeit für einen ausführlichen Kundenkontakt fehlt. Informieren Sie die Kunden deshalb immer darüber, wer die richtige Ansprechperson in der jeweiligen Situation ist.
  • Absichern!
    Stellen Sie sicher, dass Ihre AGBs juristisch korrekt sind. Damit haben Sie die Basis dafür, dass Sie Ihre Forderungen durchsetzen können. Die im Registereintrag entsprechende Unternehmensbezeichnung Ihres Kunden sollte zu Ihrer Sicherheit auf jeder Rechnung und auf jedem Vertrag stehen. Außerdem sollten Sie darauf achten, dass Geschäftsabschlüsse und Rahmenbedingungen schriftlich festgehalten und bestätigt sind.
  • Nicht zögern!
    Nutzen Sie Ihre Möglichkeiten, um Ihre Forderungen einzutreiben und zögern Sie nicht mit dem Versand von Mahnungen! Wenn das vereinbarte Zahlungsziel von Ihrem Kunden nicht eingehalten wird, mahnen Sie ihn unverzüglich und gewähren ihm eine Zahlungsfrist.
  • Wir sind für Sie da!
    Sind Ihre internen Mahnschritte erfolglos, dann sollten Sie unverzüglich Ihre Forderung an einen Inkasso-Spezialisten übergeben, denn bei einer Übergabe kurz nach Fälligkeit ist die Erfolgsrate am höchsten.
Wir beantworten gerne all Ihre Fragen zum Thema Inkasso und stehen mit unserer Expertise für Sie bereit.
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Erfahren Sie mehr zu Inkasso, Forderungsmanagement, der Beantragung eines Mahnbescheids und zu Inkassounternehmen im Allgemeinen.

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Wann macht es Sinn Inkasso in mein Debitorenmanagement zu integrieren?

Wenn Sie regelmäßig mit bestritten Forderungen zu tun haben, sollten Sie direkt einen Anwalt eingeschalten. Ihre offene Rechnung wird vom Anwalt zügig vor Gericht tituliert, um einen vollstreckbaren Titel für 30 Jahre zu sichern. Möchten Sie weniger Kosten und Ärger haben und sind  regelmäßig von nicht zahlenden Kunden betroffen? Dann sollten Sie sich direkt an ein kompetentes Inkassounternehmen wenden. Der Bearbeitungsstil ist hier oft individuell und ein gerichtliches Verfahren ist nur das äußerste Mittel, wenn außergerichtliche Maßnahmen (z.B. persönliche Schuldnergespräche) nicht zum Erfolg führen können.

Unser Tipp: Haben Sie regelmäßig mit nicht zahlenden Kunden zu tun, sollten Sie sich an ein professionelles Inkassounternehmen wenden!

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    Bitte beachten Sie, dass die Inhalte dieser Seite dem unverbindlichen Informationszweck dienen und eine Rechtsberatung, die auf Ihre individuelle Situation eingeht, nicht ersetzen soll. Wir übernehmen keine Gewähr auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität des Inhalts.

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