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Debitorenmanagement

Erfahren Sie hier alles was Sie über das Debitorenmanagement wissen sollten und wann Sie Inkasso beauftragen sollten.

Finden Sie die passende Inkasso-Lösung.

Was trifft am besten auf Sie zu?

Haben Sie eine Einzelforderung oder wiederkehrende Forderungen?

Wie hoch ist die Forderung?

Wurde die Forderung bereits tituliert?

Was ist die Grundlage Ihrer Forderungen?

Gegen wen richteten sich Ihre Forderungen?

Wo ist der Schuldner ansässig?

Wie viele Inkasso-Forderungen fallen bei Ihnen typischerweise pro Jahr an?

Wie hoch ist das typische Volumen pro Forderung?

Debitorenmanagement

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Was ist Debitorenmanagement?

Unter Debitorenmanagement versteht man den schriftlichen und telefonischen Kontakt zu Schuldnern sowie die Prüfung der Debitorenzahlungen. Es trägt außerdem zur Vermeidung von Zahlungsausfällen und damit zur Sicherung der Liquidität und Profitabilität bei. Daher ist das Debitorenmanagement essenziell, um Ihr Unternehmen langfristig vor Risiken wie einer Zahlungsunfähigkeit zu schützen.

Unser Tipp: Übergeben Sie Ihre offenen Rechnungen zügig an ein professionelles Inkassounternehmen, um hohe Realisierungsquoten zu erreichen! Je länger man mit der Übergabe wartet, umso geringer ist die Chance sein Geld zu erhalten. Hier können Sie nachlesen wie sich Schnelligkeit bei der Übergabe Ihrer Forderung an ein Inkassounternehmen auf die Realisierungsquote auswirken kann.

Was ist das Ziel von Debitorenmanagement?

Es werden verschiedene Ziele verfolgt, um zum Erfolg eines Unternehmens beizutragen. Damit hat diese Funktion einen besonderen Status in Ihrem Unternehmen und sollte hohe Aufmerksamkeit verdienen. Die Ziele, die das Debitorenmanagement verfolgt sind:

  • Ausfälle reduzieren oder eliminieren
  • Unternehmensrisiken reduzieren
  • Rückzahlungsprozesse optimieren
  • Fehler bei der Eintreibung von Forderungen vermeiden
  • Liquidität sichern und langfristig verbessern
  • Die Geschäftsleitung bei Entscheidungen unterstützen

Was ist der Unterschied? Debitorenmanagement vs. Forderungsmanagement

Die Begriffe Forderungsmanagement und Debitorenmanagement bedeuten letztlich dasselbe und meinen Debitoren (Kunden), die bei Kreditoren (Verkäufer, Lieferanten, etc.) Forderungen haben, die es zu erfassen und zu überwachen gilt.

Somit werden sowohl die Schuldner als auch die offenen Forderungen überwacht und gesteuert. Unter diese Begriffe fallen auch das Risiko-, Kredit- oder Konditionsmanagement. Diese basieren auf der Prüfung der Bonität der Debitoren, um Zahlungsausfällen vorzubeugen. Das Ergebnis der Prüfung wird häufig als Empfehlung für oder gegen eine Geschäftsbeziehung, Skonti oder Rabatte sowie Zahlungsarten verwendet. Daher hilft es dabei, die Liquidität und Profitabilität Ihres Unternehmens zu sichern. Im Wesentlichen gibt es also keinen grundsätzlichen Unterschied zwischen den Begriffen.

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Was sind die Aufgaben im Debitorenmanagement?

Rechnungsstellung

In einer Rechnung muss eine Aufstellung aller erfolgten Lieferungen und Leistungen ersichtlich sein, welche addiert werden und unter Zuschlag der Mehrwertsteuer abgerechnet werden. Außerdem müssen alle Kundendaten angegeben werden sowie Arbeitsstunden, Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung und eine exakte Zahlungsfrist.

Falls ein transnationales Geschäft vorliegt, müssen die geltenden Umsatzsteuern beachtet werden. Auch Rabatte und Skonti sind wichtige Bestandteile einer Rechnung.

Mahnwesen

Das Mahnwesen verwaltet Rechnungen mit überschrittenen Zahlungsfristen. Diese Rechnungen, die von Ihrem Kunden nicht bezahlt wurden, bezeichnet man auch als „überfällig“. Wenn das gesetzte Zahlungsziel überschritten wurde, werden Mahnungen an den säumigen Kunden gesendet, wobei jedes Unternehmen selbst entscheidet, wie viele Mahnungen es versendet. Eine gesetzliche Pflicht zum Versenden von Mahnschreiben vor der Einleitung eines gerichtlichen Verfahrens oder der Übergabe der Forderung an ein Inkassounternehmen gibt es dabei nicht.

Übergabe an Inkasso/Anwalt

Wenn Ihr Schuldner auf Ihre Mahnschreiben nicht reagiert, können Sie Ihre offene Forderung an ein Inkassounternehmen weiterleiten oder einen Rechtsanwalt einschalten.

Während ein Inkassobüro die Forderung meist außergerichtlich eintreibt, wählen Rechtsanwälte häufig das gerichtliche Mahnverfahren, da dies ihre Kernkompetenz ist.

Hier erfahren Sie was die richtige Entscheidung ist: Inkasso vs. Rechtsanwalt

Welche Tipps gibt es für das Debitorenmanagement?

Unsere Empfehlungen:

  • Stellen Sie sicher, dass Ihre AGBs juristisch korrekt sind. Damit haben Sie die Basis dafür, dass Sie Ihre Forderungen durchsetzen können.
  • Integrieren Sie ein System, mit dem Sie Ihren gesamten Forderungsbestand im Überblick haben. Der aktuelle Forderungsbestand kann somit über einen längeren Zeitraum überwacht werden.
  • Beziffern Sie in Ihren Rechnungen das Zahlungsziel genau. Zusätzlich sollten Sie nicht zu viel Zeit verstreichen lassen, bevor Sie Mahnungen versenden.
  • Nutzen Sie Ihre Möglichkeiten, um Ihre Forderungen einzutreiben. Wenn nötig auch vor Gericht.
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Erfahren Sie mehr zu Inkasso, Forderungsmanagement, der Beantragung eines Mahnbescheids und zu Inkassounternehmen im Allgemeinen.

Wann macht es Sinn Inkasso in mein Debitorenmanagement zu integrieren?

Wenn Sie regelmäßig mit bestritten Forderungen zu tun haben, sollte direkt ein Anwalt eingeschaltet werden. Ihre offene Rechnung wird vom Anwalt zügig vor Gericht tituliert, um einen vollstreckbaren Titel für 30 Jahre zu sichern. Möchten Sie weniger Kosten und Ärger und haben regelmäßig mit nicht zahlenden Kunden zu tun? Dann sollten Sie sich direkt an ein Inkassounternehmen wenden. Der Bearbeitungsstil ist hier oft individuell und ein gerichtliches Verfahren ist nur das äußerste Mittel, wenn außergerichtliche Maßnahmen (z.B. persönliche Schuldnergespräche) nicht zum Erfolg führen können.

Unser Tipp: Haben Sie regelmäßig mit nicht zahlenden Kunden zu tun, sollten Sie sich an ein professionelles Inkassounternehmen wenden.

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