Überspringen zu Hauptinhalt

Offene Posten - Alles was Sie wissen müssen!

Hier erfahren Sie alles was Sie über offene Forderungen wissen müssen. Außerdem stellen wir Ihnen einen 5-Punkte-Plan zur Eintreibung von offenen Forderungen zur Verfügung.

Finden Sie die passende Inkasso-Lösung.

Was trifft am besten auf Sie zu?

Haben Sie eine Einzelforderung oder wiederkehrende Forderungen?

Wie hoch ist die Forderung?

Wurde die Forderung bereits tituliert?

Was ist die Grundlage Ihrer Forderungen?

Gegen wen richteten sich Ihre Forderungen?

Wo ist der Schuldner ansässig?

Wie viele Inkasso-Forderungen fallen bei Ihnen typischerweise pro Jahr an?

Wie hoch ist das typische Volumen pro Forderung?

Inhaltsübersicht

Kurzzusammenfassung:

  • Offene Posten sind bis dato unbeglichene Forderungen oder Verbindlichkeiten.
  • Bei einer hohen Anzahl an offenen Posten leidet die Liquidität Ihres Unternehmens.
  • Leiten Sie das Forderungsmanagement umgehend ein, wenn Sie einen offenen Posten feststellen.
  • Führen Sie eine Offene-Posten-Liste, um Zahlungseingänge tagesaktuell zu überprüfen und offene Posten zu vermeiden.
  • Übergeben Sie Ihre offenen Posten an ein professionelles Inkassounternehmen, um Ihre Forderung schnellstmöglich zu realisieren.

Was sind offene Posten?

Offene Posten sind in der Buchführung bis dato unbeglichene Forderungen oder Verbindlichkeiten. Durch das Ausstellen einer Rechnung vom Gläubiger (Kreditor) ensteht eine Forderung an den Kunden (Debitor). Gleichzeitig stellt diese Forderung einen offenen Posten dar. Dieser kann durch eine Bezahlung ausgeglichen werden.

Die offenen Posten eines Kontos bilden zusammen den Saldo. Dabei können offene Posten beispielsweise aus unbezahlten Lieferantenrechnungen oder Kundenrechnungen entstehen. Wenn eine Rechnung eingebucht, jedoch erst später bezahlt wird, entsteht ein offener Posten. Ein offener Posten kann durch Zahlung der Rechnung ausgeglichen werden.

Die Summe aller offenen Posten wird als „Offene Posten Salo“ (OP-Saldo) bezeichnet. Offene Posten werden auch OPOS-Liste, oPL oder OPL, OPs, OPOS und OP-Liste genannt.

Je pünktlicher Ihre Kunden bezahlen, desto besser ist die Liquidität Ihres Unternehmens!

Was bedeuten offene Posten?

Wenn Ihre Kunden Ihre Rechnungen pünktlich und zuverlässig bezahlen, steigert sich die Liquidität Ihres Unternehmens. Bei fehlenden Geldeingängen können Zahlungsschwierigkeiten entstehen und Sie können womöglich eigene Rechnungen nicht (mehr) begleichen. Im Extremfall kann dies zu einer Insolvenz für Ihr Unternehmen führen.

Um die Liquidität Ihres Unternehmens zu gewährleisten, müssen Sie also eine Übersicht über alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen vorliegen haben, damit Sie Außenstände jederzeit umgehend bearbeiten können.

Unser Tipp für Sie: Zahlen Sie Ihre Rechnungen möglichst sofort, um Skontoabzüge auszunutzen. Dies ist wichtig, da Ihre Buchhaltung Ihnen nur dann die Höhe aller aktuell zur Verfügung stehenden Geldmittel mitteilen kann. Die noch nichtgetätigten Zahlungen können dazu führen, dass Sie mehr Geld einplanen, als Sie zur Verfügung haben.

Was ist eine Offene-Posten-Liste? Mit Muster!

Bei all diesen Problemen hilft es, die Kommunikation an den Schnittstellen zu verbessern und klare Anweisungen zur Bearbeitung zu geben. Zudem muss ein effektives Mahnwesen eingeführt werden, das nach klaren Vorgaben umgehend Zahlungserinnerungen und/oder Mahnungen oder sogar weitere Schritte einleitet.

Hier finden Sie eine Übersicht, wie ein erfolgreiches Mahnwesen gestaltet sein sollte.

Eine Offene-Posten-Liste ist eine Übersicht über alle ausstehenden Rechnungen Ihres Unternehmens. Üblicherweise gehen Kundendaten sowie Zahlungsdaten (Verzugstage, Zahlungsziel, etc.) aus der Liste hervor. Sie können Ihre offenen Posten manuell oder mithilfe eines Computerprogrammes überwachen. Um den Überblick zu bewahren, können Sie unsere Excel-Tabelle kostenlos für Ihre offenen Posten verwenden. Hier können Sie die Tabelle downloaden!

In einer Tabelle sind sinnvollerweise Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Kundenname und Betrag vorzufinden. Außerdem muss in einer Spalte das vorgegebene Zahlungsziel eingetragen werden. Bei der Buchung der täglichen Kontoauszüge können Sie vergleichen, welche Zahlungen bis zum aktuellen Tag eingegangen sind. Diese können Sie dann eintragen oder den Posten als erledigt markieren. Es empfiehlt sich, eine ähnliche Liste für die Zahlungen, die Sie leisten müssen, zu führen.

Im folgenden erklären wir Ihnen, wie Sie eine OPS-Liste verwalten:

1. Rechnungsstellung und Rechnungseingang

Am Anfang einer Offene-Posten-Liste steht die Einbuchung von Eingang- und Ausgangsrechnungen. Eingangsrechnungen sind Rechnungen, die Sie erhalten. Ausgangsrechnungen werden in Ihrer Buchhaltung erstellt. Diese sollten direkt nach der Erstellung und dem Versand in die Offene-Posten-Liste eingetragen werden.

2. Offene Posten bearbeiten oder verrechnen

Wenn die neuen Rechnungen unmittelbar bearbeitet werden, können verschiedene Rechnungen des gleichen Kunden miteinander verrechnet oder gutgeschrieben werden. So kann beispielsweise eine Reklamation eines Kunden, der neue Ware bestellt hat, mit der neuen Lieferung verrechnet werden. Dies können Sie auch in der Offene-Posten-Liste berücksichtigen.

3. So können Sie mit offenen Posten umgehen

  • Offene-Posten-Verwaltung: Unternehmen können offene Posten bzw. die Rechnungen in Kopie auf Wiedervorlage nehmen und täglich manuell überprüfen, ob die Rechnungen vom Kunden beglichen wurden. Dabei werden die Rechnungen ohne Umwege über Debitoren- und Kreditorenkonten direkt auf die Erfolgskonten gebucht. Dieses Vorgehen ist oft für kleine Unternehmen sinnvoll.
  • Offene-Posten-Buchhaltung: Die Buchhaltung wird auf den Personenkonten vorgenommen. Dabei werden die jeweiligen Rechnungen auf das Debitoren- oder Kreditorenkonto gebucht und wieder gelöscht, wenn sie ausgeglichen sind. So gesehen ist die Offene-Posten-Buchhaltung eine Nebenbuchhaltung.

4. Offene Posten ausgleichen und abstimmen

Die Offene-Posten-Liste muss regelmäßig mit Zahlungseingängen abgestimmt werden. Alle Geldeingänge sowie Ausgänge müssen verbucht werden und die offenen Posten sind auszugleichen oder zu löschen. Dabei sollten alle Belege chronologisch abgelegt und aufgewahrt werden. Aus steuerrechtlichen Gründen müssen die Belege für die nächsten 10 Jahre aufbewahrt werden (§147 AO).

5. Typische Probleme mit der Offenen-Posten-Liste

  • Mangelnde Pflege und Kontrolle der Liste.
  • Zusammenfassung mehrerer Rechnungen, sodass der Endbetrag nicht zu einer vorhandenen Rechnung passt. Dabei müssen dann mühsam die Einzelpositionen gesucht werden.
  • Nach Ablauf der Zahlungsfrist wird bemerkt, dass kein Zahlungseingang erfolgt ist, Maßnahmen wie Zahlungserinnerungen und/oder Mahnungen bleiben aber aus.
  • Klare Zahlungsziele fehlen, sodass unklar ist, wann gemahnt werden soll.
  • Die Stammdatenpflege ist mangelhaft und führt zu falschen Angaben in der Rechnung. Achten Sie darauf, dass die Rechnung den Anforderungen von § 14 UStG entspricht!
  • Vorliegen von Buchungsfehlern: Fehlende oder doppelte Buchung, nachträgliche Änderungen oder falsche Vergabe von Rechnungsnummern.

Bei all diesen Problemen hilft es, die Kommunikation an den Schnittstellen zu verbessern und klare Anweisungen zur Bearbeitung zu geben. Zudem muss ein effektives Mahnwesen eingeführt werden, das nach klaren Vorgaben umgehend Zahlungserinnerungen und/oder Mahnungen oder sogar weitere Schritte einleitet.

Was ist der Unterschied von offenen Posten? Debitorisch vs. Kreditorisch

Je nachdem, ob in Ihrem Unternehmen debitorische (Kundenforderungen) oder kreditorische (Lieferantenverbindlichkeiten) Geschäftsfälle vorliegen, sollten Sie in der Bearbeitung und Zielverfolgung unterscheiden:

Wie geht man mit offenen Posten um?

Bei offenen Posten sollten Sie Wert darauf legen, die Kommunikation an den Schnittstellen zu verbessern und klare Bearbeitungsanweisungen geben. Sie sollten außerdem Ihr internes Forderungsmanagement oder Mahnwesen einleiten. Hier finden Sie eine Übersicht, wie ein erfolgreiches Mahnwesen gestaltet sein sollte.

Falls Sie mit Ihren offenen Posten selbstständig nicht weiterkommen, sollten Sie diese an ein professionelles Inkassounternehmen übergeben. Dabei sollten Sie darauf achten, dass das Inkassounternehmen auf Ihre Branche spezialisiert ist und anfangs außergerichtlich vorgeht. Achten Sie auch darauf, dass das Inkassounternehmen auf B2B-Forderungsmanagement fokussiert ist und einen eigenen Außendienst zu Ihrem säumigen Schuldner schickt, welcher Gespräche auf Augenhöhe sucht. Dabei können Teil- oder Ratenzahlungsvereinbarungen getroffen werden. Falls außergerichtlich kein Erfolg erzielt werden konnte, kann ein Inkassounternehmen wie Germania Sie im gerichtlichen Mahnverfahren unterstützen und Ihre Forderung bei Nicht-Erfolg über 30 Jahre überwachen.

Forderungsmanagement | Germania Inkasso

Wie vermeidet man offene Posten?

Sie können offene Posten vermeiden, indem Sie Zahlungsmethoden wie beispielsweise Vorauskasse anbieten. Ihre Kunden erhalten die Leistung erst, wenn die zugehörige Rechnung beglichen wurde.
Haben Sie bereits offene Posten, sollten Sie schnellstmöglich Ihr Forderungsmanagement einleiten. Dabei sollten Sie die offenen Forderungen schnellstmöglich an ein Inkassounternehmen wie Germania übergeben um eine möglichst hohe Realisierungsquote zu erreichen.
Wenn Sie Verbindlichkeiten gegenüber Gläubigern haben, sollten Sie Rechnungen direkt begleichen (und Skonti nutzen), um offene Posten zu vermeiden und um Ihre tatsächlich zur Verfügung stehenden Geldmittel immer im Blick zu haben.

Wie kann mich Germania Inkasso bei meinen Forderungen unterstützen?

    Patrick Lingen: Geschäftsführer Germania Inkasso-Dienst GmbH & Co. KG

    Gerne unterstützen unsere Mitarbeiter Sie bei offenen Posten. Kontaktieren Sie uns gerne kostenlos und unsere Mitatbeiter setzen sich schnellstmöglich mit Ihnen in Verbindung.

    Newsletter abonnieren & nichts verpassen