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Außenstände – Alle wichtigen Infos

Wir erklären was Außenstände sind und welche Optionen Sie haben, Ihre Anzahl an offenen Rechnungen zu senken.

Finden Sie die passende Inkasso-Lösung.

Was trifft am besten auf Sie zu?

Haben Sie eine Einzelforderung oder wiederkehrende Forderungen?

Wie hoch ist die Forderung?

Wurde die Forderung bereits tituliert?

Was ist die Grundlage Ihrer Forderungen?

Gegen wen richteten sich Ihre Forderungen?

Wo ist der Schuldner ansässig?

Wie viele Inkasso-Forderungen fallen bei Ihnen typischerweise pro Jahr an?

Wie hoch ist das typische Volumen pro Forderung?

Außenstände – Erklärung und Tipps zum Eintreiben

Kurzzusammenfassung:

  • Außenstände sind die Summe der offenen Forderungen eines Unternehmens gegenüber seinen Kunden.
  • Die meisten Unternehmen räumen Ihren Kunden Zahlungsziele ein (z.B. 30 oder 60 Tage), weshalb Außenstände normal sind.
  • Bei hohen B2B-Forderungen sollten Sie Ihre Außenstände an ein Inkassounternehmen übergeben.
  • Bei einer hohen Anzahl an ähnlichen Forderungen (z.B. Fitnessstudios) sollten Sie überlegen, ob Factoring für Sie sinnvoll ist.

Was sind Außenstände?

Als Außenstände wird die Summe der offenen Forderungen eines Unternehmens gegenüber seinen Kunden bezeichnet. Außenstände können beispielsweise aus Warenlieferungen oder Leistungen bestehen und sind für Unternehmen, die ihren Kunden Zahlungszeile einräumen, üblich. Sie lassen sich meist im Kunden- oder Debitorenkonto, im Kontokorrentbuch oder in einem CRM finden.

Dabei bedürfen Sie einer regelmäßigen Kontrolle, damit das Mahnwesen gegebenenfalls zügig eingeleitet werden kann. Ein ordnungsmäßiger Eingang von Außenständen ist die Voraussetzung für Liquidität.

Die meisten Unternehmen räumen Ihren Kunden Zahlungsziele ein (z.B. 30 oder 60 Tage). Daher sind offene Rechnungen üblich. Stehen die Forderungen jedoch zu lange aus oder werden gar nicht bezahlt leidet die Liquidität und/ oder Profitabilität des Unternehmens.

Was sind typische Zahlungsfristen bei Außenständen?

Die meisten Unternehmen arbeiten mit 14 oder 30 Tagen Zahlungsziel nach Rechnungstellung. Im Industrieumfeld sind allerdings auch 90 Tage oder mehr nicht unüblich. Dementsprechend hoch können die Außenstände im Vergleich zum Umsatz sein.

Im Gegensatz dazu gibt es andere Branchen, die mit Vorkasse arbeiten und daher verhältnismäßig eine geringe Anzahl an offenen Forderungen haben.

Wie lassen sich Außenstände reduzieren und worauf sollte man dabei achten? 9 Tipps!

Die Reduktion von unbezahlten Rechnungen wird oft unter dem Stichwort Forderungsmanagement verortet. Dies umfasst eine Reihe von Instrumenten, Maßnahmen und Prozessen, um Außenstände zu reduzieren. Hier neun Tipps, die helfen können, die Anzahl offener Forderungen zu senken:

  • Einholung von Bonitätsauskünften (z.B. SCHUFA) oder Geschäftsberichten, um die Liquidität der Kunden vorab zu prüfen
  • Potenzielle Mängel beim Kunden vor Rechnungsstellung beheben
  • Zügige Rechnungsstellung – jeder Tag zählt
  • Verkürzung der Zahlungsziele oder Einführung von Vorkasse
  • Anbieten von verschiedenen Zahlverfahren oder Ratenzahlungen (vor allem im B2C)
  • Zahlungseingang täglich kontrollieren
  • Zügiges, automatisiertes Mahnen – sobald eine Forderung überfällig ist sollte eine Erinnerung oder Mahnung an den Kunden gehen
  • Persönliche Telefonate mit Kunden die hohe bzw. überfällige Außenstände haben
  • Einsatz von spezialisierten Dienstleistern (z.B. Inkasso, Factoring, Warenkreditversicherern, Anwälten)

Insbesondere der Einsatz von Dienstleistern empfiehlt sich für Unternehmen, die häufig mit hohen oder überfälligen Rechnungssummen zu tun haben. Dabei ist die Auswahl der jeweiligen Art immer abhängig von den Unternehmensbedürfnissen. Wer offene Forderungen minimal halten will ist mit Factoring vermutlich am besten bedient. Wer etwas warten kann, hat mit Inkasso eine kostengünstigere Lösung.

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Wie Germania Inkasso Außenstände für seine Kunden reduziert

Germania Inkasso hat sich auf das Eintreiben offener Forderungen im B2B Bereich spezialisiert. Unsere Kunden übergeben uns Forderungen, die trotz Mahnungen nicht beglichen worden sind.

Unsere Arbeitsweise lässt sich grob in 5 Schritte unterteilen:

  1. Anschreiben
  2. Telefonische Kontaktaufnahme
  3. Vor-Ort Inkasso
  4. Gerichtliches Mahnverfahren
  5. Forderungsüberwachung

Schauen Sie sich einige unserer Fälle des Monats an, um ein genaueres Bild davon zu erhalten, wie wir die offenen Rechnungen unserer Kunden eintreiben.

Offene Rechnungen mit Germania Inkasso reduzieren

In dieser Statistik vom Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau (VDMA) wird das übliche Level an Außenständen aus Lieferungen und Leistungen von 2000 bis 2019 dargestellt.

Factoring oder Inkasso für Außenstände? Was ist besser?

Bei hohen B2B-Forderungen sollten Sie an ein Inkassounternehmen übergeben, welches Forderungen mit hoher Realisierungsquote eintreibt und Kundenbeziehungen erhält.

Wenn Sie hohen Wert auf schnelle Liquidität legen und Sicherheit über das Ergebnis legen, sollten Sie Ihre Forderungen (oft viele ähnliche Forderungen) an einen Factor übergeben. Dabei ist Factoring eine Finanzierungsform mithilfe welcher die Forderungen eines Unternehmens an einen Dienstleister (Factor) abgetreten werden. Dieser zahlt dann einen hohen Teil der Forderung direkt an das Unternehmen und der Kunde zahlt den Factor. Somit erlangt das Unternehmen sofort Liquidität und wird vom Ausfallrisiko befreit.

Kreislauf Factoring | Germania Inkasso

Ein Inkassounternehmen realisiert Forderungen meist außergerichtlich mit hoher Realisierungsquote. Dabei wird häufig ein spezialisierter Außendienst eingesetzt, welcher B2B-Forderungen professionell eintreibt und wertvolle Kundenbeziehungen erhalten kann.

Unser Fazit: Übergeben Sie hohe B2B-Forderungen direkt an ein Inkassounternehmen. Bei einer hohen Anzahl an ähnlichen Forderungen (z.B. Fitnessstudios) sollten Sie überlegen, ob Factoring für Sie sinnvoll ist. Auch IHKs können Sie zum Thema beraten!

Wie analysiere und überwache ich meine Außenstände?

Die Höhe der Forderungen hat Einfluss auf den Cashflow und auf das Working Capital Ihres Unternehmens. Beide sind Kennzahlen, die bei der Analyse von Bilanzdaten durch Geld- und Kreditgeber eine große Rolle spielen. Damit Sie Risiken erkennen können, sollten Sie vor allem die Verteilung der offenen Forderungen auf Kunden und Kundengruppen im Blick behalten. Hohe Forderungsbestände, welche sich auf mehrere kleine Kunden verteilen sind i.d.R besser vor einem Ausfall geschützt, als Forderungen, die sich auf wenige größere Schuldner beziehen. Ihre Finanzabteilung sollte daher entsprechende Kennzahlen für Ihr Unternehmen entwickeln.

Kennzahlen Für Die Forderungsanalyse | Germania Inkasso

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    Patrick Lingen: Geschäftsführer Germania Inkasso-Dienst GmbH & Co. KG

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