Zusammenfassung Inkasso
Inkasso ist für viele Gläubiger sowie Schuldner Neuland. Auf dieser Seite erläutern wir Ihnen die häufigsten Fragen rund um das Thema Inkasso.
- Beim Inkasso handelt es sich um Dienstleistungen rund um das Einziehen bzw. die Eintreiben fälliger Forderungen.
- Gläubiger geben ihre Forderungen typischerweise ans Inkasso ab, um Kosten/ Aufwand zu sparen und eine höhere Chance auf Realisierung Ihrer Forderung zu haben.
- Inkasso fokussiert sich auf das vorgerichtliche und gerichtliche Mahnverfahren. Oftmals werden aber auch weitere Dienstleistungen im Forderungsmanagement, wie z.B. Bonitätsprüfungen, angeboten.
- Inkasso ist meist bedeutend vorteilhafter ist als die eigene Bearbeitung der Forderungen.
- Zwischen anderen Instrumenten wie Warenkreditversicherungen und Factoring ist je nach Situation im detaillierten Vergleich zum Inkasso abzuwägen. Anwälte sind bei bestrittenen Forderungen der richtige Ansprechpartner.
- Wer das passende Inkasso möchte, sollte sich über die eigenen Anforderungen im Klaren sein und diese mithilfe einer Checkliste zur Auswahl vergleichen. Diese haben wir unten verlinkt.
- Die Beauftragung von Inkasso kann meist kurzfristig erfolgen, so dass innerhalb weniger Stunden oder Tage mit der Eintreibung der Forderung begonnen werden kann.
- Inkassogebühren werden hauptsächlich durch den Schuldner gezahlt, da dieser für den Verzugsschaden des Gläubigers aufkommen muss. Je nach Forderungsart kommen jedoch auch Kosten auf den Gläubiger zu.
- Für Schuldner gibt es zahlreiche Angebote sich über Inkasso zu informieren. Diese sind im unteren Teil der Seite beschrieben.
1. Allgemeines
1.1 Was ist Inkasso?
Der Begriff Inkasso leitet sich aus dem italienischen Wort „incasso“ ab und bedeutet „Geld einziehen“. Wenn Forderungen – trotz Zahlungserinnerungen gefolgt von Mahnungen – über einen längeren Zeitraum unbeantwortet bleiben, sehen einige Unternehmen keine andere Möglichkeit, als einen professionellen Vermittler einzuschalten, der die Ursachen der Versäumnisse klärt und gemeinsam mit allen Beteiligten Lösungen zu einem raschen Forderungsausgleich erarbeitet.
Zusammengefasst werden von Inkasso überfällige Forderungen eingetrieben. Meist wird Inkasso zum Einzug von Forderungen genutzt, da selbst kein Erfolg mit Mahnungen und/oder Telefonaten beim Schuldner erzielt wurde.
Inkasso ist meist effektiver beim Eintreiben von offenen Forderungen und im Erfolgsfall werden die Kosten vom Schuldner getragen.
Im Wesentlichen fordern Inkassounternehmen Schuldner auf, offene Forderungen zu begleichen, schließen Ratenvereinbarungen ab und führen Korrespondenz mit den Schuldnern. Dies kann postalisch, telefonisch oder auch persönlich vor Ort geschehen.
Wenn Sie mit dem Thema Inkasso noch unvertraut sind, empfiehlt sich das Video des Bundesverband Deutscher Inkassounternehmen e.V. (BDIU).
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1.2 Wieso wird Inkasso genutzt?
Gläubiger nutzen typischerweise aus zwei Hauptgründen Inkasso:
- Höhere Realisierungsquoten: Das qualifizierte Personal kennt sich rechtlich sehr gut aus und verfügt meist über langjährige Erfahrung. Deshalb werden durch Inkasso Ihre Forderungen erfahrungsgemäß schneller und mit höheren Realisierungsquoten eingetrieben.
- Geringere Kosten: Als Gläubiger Forderungen selbst einzutreiben ist oft teurer, da Arbeitsprozesse deutlich weniger ausgereift sind als bei Inkasso. Des Weiteren darf der Gläubiger selbst keine Inkassogebühren berechnen. Die Kosten für Inkasso können jedoch an den Schuldner als Verzugsschaden weitergegeben werden.
1.3 Welche Dienstleistungen bietet Inkasso an?
Der Schwerpunkt der Tätigkeit von Inkasso liegt im vorgerichtlichen Inkasso von Forderungen. Das heißt im Wesentlichen die Kommunikation mit dem Schuldner durch Briefe, SMS, Telefonate und je nach Dienstleister auch Besuche vor Ort durch einen Außendienst. Ziel ist es, die Forderung, die ein Kunde nicht beglichen hat, außergerichtlich zu realisieren. Daneben werden aber noch einige andere Dienstleistungen angeboten.
Hier eine Liste:
1.4 Wie läuft Inkasso ab?
Zahlt ein Kunde seine offene Forderung nicht kann das betroffene Unternehmen die Forderung an Inkasso abtreten.
Im ersten Schritt wird versucht, die Schulden außergerichtlich einzufordern. Hierfür wird der Schuldner mit schriftlichen Mahnungen zur Zahlung aufgefordert und gleichzeitig telefonisch kontaktiert. Mithilfe kompetentem Inkasso werden Forderungen auch über einen Außendienst realisiert, der den Schuldner am Wohnort oder Firmensitz besucht.
Wenn die Forderung außergerichtlich nicht realisiert wird, kann die Forderung auch in einem gerichtlichen Mahnverfahren eingezogen werden. Zunächst erwirkt das Inkasso einen Mahnbescheid und, falls nötig, auf dessen Grundlage einen Vollstreckungsbescheid.
Mit diesem Vollstreckungsbescheid kann der Gläubiger oder das beauftragte Unternehmen die Forderung im Wege der Zwangsvollstreckung durchsetzen. Schuldner haben dann Vollstreckungsmaßnahmen zu erwarten. Beispielsweise wird ein Gerichtsvollzieher vor der Tür stehen, oder eine Kontopfändung durchgeführt.
Kann eine Forderung auch nach Vollstreckungsmaßnahmen nicht realisiert werden, überwacht Inkasso den Zahlungsanspruch daraus für weitere 30 Jahre. Kommt der Schuldner wieder zu Geld, kann die Restforderung eventuell realisiert werden.
2. Inkasso-Themen für Gläubiger
2.1 Welche Vorteile hat Inkasso für Gläubiger?
Ein Inkasso bei offenen Forderungen zur Hilfe zu nehmen hat einige Vorteile gegenüber einer Eigenbearbeitung, z.B.:
Provokant kann man feststellen, dass die Nutzung von Inkasso fast immer sinnvoller ist als überfällige Forderungen selbst zu bearbeiten. Selbstverständlich sollten Sie Kunden vorher gemäß den marktüblichen Geschäftspraktiken mahnen. Je nach Branche und Kundenart sind es meist 1-3 Mahnungen. Wer Forderungen ohne Vorwarnung an Inkasso übergibt, riskiert es den Kunden zu verärgern, da dieser die Gebühren tragen muss.
2.2 Wann sollte ich Inkasso statt eines Anwalts nehmen?
Unsere Meinung: Nur wenn Forderungen vor der Übergabe strittig sind, sollten Sie einen Anwalt für Inkasso nutzen. Wenn Sie regelmäßig mit nicht zahlenden Kunden zu tun haben, sollten Sie sich an Inkasso wenden. In vielen Fällen ist Inkasso die günstigere, erfolgreichere und kundenfreundlichere Option.
2.3 Wie unterscheidet sich Inkasso zu Factoring oder Warenkreditversicherungen?
Factoring
Factoring ist eine Finanzierungsform, bei der die Forderungen eines Unternehmens an einen Dienstleister (Factor) abgetreten werden und dieser dafür einen hohen Teil der Forderung unmittelbar an das Unternehmen zahlt. Wenn das Unternehmen seine Waren/ Dienstleistungen liefert, zahlt der Kunde an den Factor. Vorteil ist, dass das Unternehmen sofort Liquidität erhält und je nach Factoring-Art auch vom Ausfallrisiko befreit wird. Im Unterschied zum Inkasso werden allerdings alle Forderungen an den Factor abgegeben, welcher vielleicht weniger zimperlich mit Top-Kunden ist, wenn Rechnungen spät bezahlt werden. Daher sollten Sie sich fragen, ob Sie auch die Kommunikation zu Ihren Top-Kunden in die Hände des Factoring-Unternehmen geben wollen.
Warenkreditversicherungen
Bei Warenkreditversicherungen (WKV) handelt es sich um Versicherungen gegen den Ausfall von Forderungen aus Warenlieferungen und/ oder Dienstleistungen. Gegen eine jährliche Gebühr werden bestimme Forderungen (je nach WKV Ausgestaltung) gegen Ausfall versichert und im Schadenfall bezahlt. Wenn bei Fälligkeit einer versicherten Forderung keine Zahlung erfolgt, leitet der Lieferant das Mahnverfahren ein. Falls der Kunde noch immer nicht zahlt, übernimmt der Kreditversicherer das Inkasso. Dazu wird dem Schuldner eine Frist gesetzt, zu der die Zahlung erfolgen muss. Falls die Zahlungsfrist erfolglos verstreicht, zahlt die Versicherung einen Teil der Nettoforderung an den Lieferanten aus. Die Zahlung erfolgt auch bei einer Insolvenz des Schuldners. Im Gegensatz zum Inkasso erhält der Gläubiger auch sein Geld, wenn der Schuldner nicht zahlen kann. Allerdings wird dieser Vorteil nicht ohne Kosten gewährt. Wer sich für eine WKV entscheidet sollte daher das meist komplizierte Kosten- und Fallgerüst mit Inkasso vergleichen. Seit dem Eintritt der Corona-Krise erhalten wir auch immer öfter Informationen über Unternehmen, deren Warenkreditversicherer Ihre Forderungen nicht mehr bzw. nicht mehr vollständig versichert. In diesen Situationen kann ein Wechsel zum Inkasso von Vorteil sein.
2.4 Wie wähle ich das richtige Inkasso aus?
2.4.1 Worauf sollte ich bei der Auswahl eines Dienstleisters für Inkasso achten?
Der optimale Dienstleister für Inkasso kann je nach Gläubiger und Situation stark variieren. Hier haben wir eine Liste mit den wichtigsten Dimensionen anhand zweier unterschiedlicher Unternehmen zusammengetragen:
Anhand dieser Beispiele wird klar, dass das Unternehmen A eine ganz andere Art von Inkasso benötigt als B. Unternehmen A benötigt ein auf B2B spezialisiertes Inkasso, das Forderungen individuell behandelt. Unternehmen B braucht einen Dienstleister für Inkasso mit hoch standardisierten Prozessen und hoher Effizienz.
Kriterien für die Auswahl des richtigen Dienstleisters:
Performance
- Hat der Dienstleiter für Inkasso eine hohe Realisierungsquote?
- Hat das Inkasso einen hohen Anteil an außergerichtlich realisierten Forderungen?
Vorgehen
- Existieren beim Unternehmen passende Prozesse zu Ihren Forderungen (meist individual bei B2B und Massenansatz bei B2C)?
- Gibt es eine stringente Forderungsüberwachung bei titulierten Forderungen?
Dienstleistungen
- Arbeitet mit bundesweitem Außendienst (vor allem bei B2B wichtig)?
- Inkasso im Ausland?
- Modernes Gläubigerportal?
- Kooperation mit Auskunfteien wie der Schufa?
Seriösität
- Professioneller Umgang mit Schuldnern?
- Mitglied in Branchenverbänden wie dem BDIU e.V.?
Referenzen und Branchenexpertise
- Referenzen in der jeweiligen Gläubigerbranche?
- Anpassung der Arbeitsweise an die Gläubigerbranche?
2.4.2 Wie kann ich Inkasso beauftragen?
Sie beauftragen Inkasso, indem Sie einen Inkassovertrag abschließen sowie eine Inkassovollmacht erteilen. Diese Dokumente werden Ihnen vom Dienstleister Ihrer Wahl zur Verfügung gestellt. Mit Abschluss des Vertrags erfolgt in der Regel die Beauftragung zum „Einzug Ihrer Forderung im Auftrag“. Für den Bearbeitungsstart der individuellen Forderungen benötigt das Unternehmen die jeweilige Rechnung sowie fallbasiert weitere Dokumente (Mahnungen, bisheriger Schriftverkehr, Schuldanerkenntnisse, etc.)
2.4.3 Ab wann sollte ich Inkasso beauftragen?
Der richtige Übergabezeitpunkt erfordert Fingerspitzengefühl. Einerseits möchte man gegenüber seinen eigenen Kunden kulant sein – auf der anderen Seite möchte man auch sicherstellen, dass die Forderung zügig und vollständig beglichen wird.
Rechtlich gilt folgendes: Um eine Forderung an Inkasso zu übergeben, muss der Schuldner im Zahlungsverzug sein. In Zahlungsverzug kann der Schuldner sogar ohne Gläubiger-Mahnung geraten. Auf der Rechnung kann bereits eine feste Zahlungsfrist vereinbart sein. Wenn der Schuldner bis zu diesem Termin nicht bezahlt hat, befindet er sich in Verzug. Des Weiteren ist der Schuldner spätestens 30 Tage nach Erhalt der Rechnung in Verzug. Wenn nichts anders vereinbart, greift diese gesetzliche Regelung. Auch in dieser Situation kann es mit Beginn des Verzuges zum Inkasso ohne Gläubiger-Mahnung kommen. Endkunden müssen auf diesen Umstand in der Rechnung allerdings explizit hingewiesen werden. Ebenso müssen Endkunden mindestens einmal schriftlich gemahnt werden, bevor eine Forderung ans Inkasso abgegeben werden kann.
Typischerweise wird der Schuldner, egal ob Privat- oder Geschäftskunde, mit mehreren Mahnungen auf den Verzug hingewiesen. Auch sind klärende Telefonate mit dem Schuldner hilfreich, bevor Sie eine Forderung ans Inkasso übergeben. Jedoch sollte man nicht zu lange mit der Übergabe der Forderungen warten, da die Realisierungsquote sinkt je älter die Rechnung ist. Beispielsweise liegt bei Germania Inkasso die Realisierungsquote von Forderungen, die 1-3 Monate alt sind 12 % über der Realisierungsquote von Forderungen, die 6-12 Monate alt sind.
2.5 Was sollte ich noch wissen?
2.5.1 Was kostet Inkasso für Gläubiger?
Die dem Gläubiger entstandenen Kosten für das Inkasso sind Teil des sogenannten Verzugsschadens (Verzugszinsen berechnen), welche der Schuldner ersetzen muss. Insofern müssen Gläubiger im Erfolgsfall keine Inkassogebühren zahlen. Ist der Versuch, die Forderung einzutreiben, erfolglos, berechnen manche Dienstleister für Inkasso dem Gläubiger weitere Gebühren für ihre Auslagen. Andere berechnen keine Gebühren im Misserfolgsfall und berechnen stattdessen eine jährliche Mitgliedschaft, analog einer „Flat-Rate“, durch die die Forderungen auch im Misserfolgsfalls ohne zusätzliche Kosten bearbeitet werden.
Je nach Forderungstyp, z.B. bei titulierten oder bei internationalen Forderungen ist es auch gängig mit Erfolgsprovisionen zu arbeiten, da die Bearbeitung meist geringe Erfolgschancen und mehr Aufwand mit sich bringt.
Im Inkassomarkt gibt es daher eine große Spannbreite an Gebührenmodellen.
2.5.2 Wann ist ein Forderungsverkauf sinnvoll?
Der Forderungsverkauf ist die vollständige Abtretung einer Forderung des Gläubigers gegen einen Schuldner an eine dritte Partei (meist Inkasso oder Factoring-Unternehmen). Die Vorteile gegenüber der normalen Übergabe an einen Dienstleister für Inkasso sind die sofortige Liquidität sowie die Sicherheit über das Ergebnis. Nachteilig ist jedoch die Realisierungsquote auf die Forderungshöhe. Wenn ein Inkasso Forderungen kauft, wird es Risikozuschläge verlangen. Die Risikozuschläge sind vor allem auf die Informationsunterschiede zwischen dem Verkäufer der Forderung und dem Käufer zurückzuführen.
Der Gläubiger weiß in der Regel deutlich besser, ob sein Schuldner zahlt. Daher lohnt sich Forderungsverkauf oft nur bei einer hohen Anzahl ähnlicher Forderungen, die leicht zu bewerten sind. So ist beispielsweise der Verkauf von Forderungen im Telekommunikationsbereich in großen Paketen üblich. Bei einzelnen B2B Forderungen, z.B. eine verkaufte Maschine für €50.000 ist von einem Forderungskauf in den meisten Fällen abzuraten. Dienstleister für Inkasso müssten zu hohe Risikozuschläge nehmen und könnten daher deutlich weniger als den Erwartungswert für die Forderung anbieten.
2.5.3 Wie funktioniert Auslandsinkasso?
Forderungen von Schuldnern im Ausland zu realisieren, stellt oft eine große Herausforderung für Unternehmen dar. Neben Sprachbarrieren fehlt oft auch die Kenntnis der jeweiligen Rechtslage sowie der geeignete Rechtsbeistand. Daher macht es insbesondere Sinn Auslandsforderungen durch Inkasso bearbeiten zu lassen.
Der Ablauf ist ähnlich zum nationalen Inkasso-Vorgang, und erfolgt grob in vier Schritten:
- Personalisiertes Anschreiben mit Forderungsaufstellung
- Persönliche Kontaktaufnahme (per Telefon oder über lokale Partner)
- Europäischer Zahlungsbefehl oder Klage (falls notwendig)
- Langfristige Forderungsüberwachung (falls notwendig)
Eine ausführliche Beschreibung des Vorgehens beim Auslandsinkasso finden Sie hier.
3. Was Schuldner über Inkasso wissen sollten
3.1 Was sind die rechtlichen Rahmenbedingungen im Inkasso?
Dienstleister für Inkasso betreiben nach § 2 Abs. 2 RDG die Einziehung fremder bzw. zum Zweck der Einziehung auf fremde Rechnung abgetretener Forderungen, wenn die Forderungseinziehung als eigenständiges Geschäft betrieben wird.
Die Rechtsgrundlage ist ein Inkassovertrag zwischen dem Inkasso und dem Gläubiger. Der Inkassovertrag ist ein sogenannter Geschäftsbesorgungsvertrag nach § 675 BGB, bei dem Auftragsrecht (§ 662 BGB) sowie Dienstvertragsrecht (§ 611 BGB) gelten. Die Geltendmachung der Forderung durch das Inkasso beim Schuldner geschieht entweder auf der Grundlage einer Inkassovollmacht (§ 2 Abs. 2 Alt. 1 RDG) oder einer Sicherungsabtretung (§ 2 Abs. 2 Alt. 2 RDG).
Die oben dargestellte Rechtsgrundlage erlaubt es Inkasso, Forderungen beim Schuldner zunächst durch außergerichtliche Mahnung, falls erforderlich, aber auch im gerichtlichen Mahnverfahren geltend zu machen. Klagen müssen allerdings von einem Rechtsanwalt geführt werden. Deshalb arbeitet Inkasso oft mit Partneranwälten zusammen.
In Deutschland ist der Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V. (BDIU) in Berlin allgemein für die Inkassowirtschaft zuständig. Der Verband stellt die Maßstäbe an Seriosität sowie die strengen Anforderungen an der ordnungsgemäßen, gewissenhaften und rechtstreuen Berufsausübung seiner Mitglieder sicher.
Ab der Beauftragung durch den Gläubiger gilt das Inkasso als erster Ansprechpartner für den Schuldner. Der Schuldner sollte Anfragen während dieser Zeit an den Dienstleister richten. Zahlungen, die er zur Forderungsregulierung leistet, zahlt der Schuldner ans Inkasso. Rechte und Pflichten sind hier eindeutig: Erst wenn die gesamte Forderung beglichen wird, ist der Inkassovorgang abgeschlossen.
3.2 Welche Gebühren dürfen beim Inkasso erhoben werden?
Inkassogebühren sind Kosten, die durch den Inkassoauftrag des Gläubigers entstehen. Befindet sich der Schuldner im Verzug, muss er dem Gläubiger die Kosten erstatten, die für die Realisierung seiner berechtigten Forderung nötig sind (§§ 280 & 286 BGB). Diese Paragrafen besagen, dass alle finanziellen Nachteile, die dem Gläubiger durch die Beitreibung sowie die verspätete Zahlung entstehen, durch den Schuldner auszugleichen sind.
Zum sogenannten Verzugsschaden gehören auch die Gebühren für das Inkasso. Die Höhe des Verzugsschadens ist in § 4 Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) geregelt und der Höhe von Anwaltskosten angeglichen. Unter die zulässigen Kosten fallen:
- Die Hauptforderung: Die Summe, die der Schuldner dem Gläubiger schuldet, d.h. der offene Rechnungsbetrag
- Nebenforderungen, je nachdem welche angefallen ist, u.a.:
- Mahnkosten: Ab der zweiten Mahnung dürfen i.d.R. max. 2,50 € pro Mahnung verlangt werden.
- Kosten für die Adressermittlung und Bankrücklastschriften sind zulässig, wenn die jeweilige Höhe nachgewiesen wird.
- Eine Auslagenpauschale von maximal 20 € (z.B. für Porto, Recherchekosten, oder Übersetzungen) kann verlangt werden.
- Geschäftsgebühr: Diese Gebühr entsteht durch die außergerichtliche Bearbeitung des Falls. Bemisst sich nach der Höhe der Hauptforderung.
- Einigungsgebühr: Fällig bei Abschluss einer Ratenzahlung. Bemisst sich nach der Höhe der Hauptforderung sowie Nebenforderungen und Zinsen.
- Mahnbescheid: Erwirkt der Dienstleister für Inkasso einen Mahnbescheid gegen einen Schuldner, kann es die Kosten dafür verlangen.
- Vollstreckungskosten: Leitet Inkasso Vollstreckungsmaßnahmen gegen den Schuldner ein, so hat dieser die dafür anfallenden Kosten zu tragen.
- Verzugszinsen: I.d.R. dürfen diese Zinsen nicht mehr als 5 %-Punkte (B2C) oder 9% (B2B) über dem Basiszinssatz liegen.
Aufgrund der gesetzlichen Regelungen muss der Schuldner folglich beim Inkasso nicht nur die Hauptforderung bezahlen, da immer auch zusätzliche Gebühren aufkommen. Ein seriöses Inkassobüro listet die Hauptforderung, Nebenforderung sowie Zinsen transparent in den Mahnungen auf. So hat der Schuldner einen transparenten Überblick. Wer glaubt ungerechtfertigte Gebühren zahlen zu müssen kann sich Hilfe bei der Verbraucherzentrale holen, die eine kostenlose Prüfung anbietet.
3.3 Wie erkenne ich seriöses Inkasso?
Neben einer ordnungsgemäßen Forderungsaufstellung und einer Registrierung über eine zuständige Registrierungsbehörde lassen sich ergänzende Eckdaten finden, die auf einen seriösen Inkasso-Anbieter hinweisen. Dazu gehören die gewissenhafte Arbeitsweise, eine gute Beratung und eine gute Erreichbarkeit. Es muss ein Interessenausgleich zwischen dem Gläubiger und dem Schuldner erzielt werden, damit die Forderung seriös geltend gemacht werden kann. Zudem sollte der Dienstleister für Inkasso Mitglied im Inkassoverband BDIU sein.
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