Hier erfahren Sie alles was Sie zum Thema Zahlungserinnerung wissen müssen. Wir stellen Ihnen Textvorlagen in Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch zur Verfügung.
Das Wichtigste auf einen Blick:
Eine Zahlungserinnerung – auch 1. Mahnung genannt – ist eine Erinnerung an eine offene Forderung.
Mahnungen, also auch Zahlungserinnerungen, sind grundsätzlich an keine bestimmte Form gebunden. Es macht rechtlich keinen Unterschied, wie Sie Ihre Kunden in Verzug setzen. Sie können Ihren säumigen Schuldner anrufen, eine Mahnung per Mail, oder per Post versenden.
Wenn Sie nach der Rechnungsstellung und der damit verbundenen Zahlungsfrist keinen Zahlungseingang verzeichnen können, sollten Sie eine Zahlungserinnerung (1. Mahnung) versenden. Bei Nichterfolg können weitere Mahnungen folgen. Haben sie bereits zwei Mahnungen beziehungsweise Zahlungserinnerungen verschickt, dann können sie eine 3. und letzte Mahnung verschicken.
Zahlungserinnerungen und eventuelle Mahnungen sollten alle relevanten Angaben eines rechtssicheren Mahnschreibens enthalten.
Was ist eine Zahlungserinnerung?
Eine Zahlungserinnerung ist eine Erinnerung an eine noch nicht beglichene Zahlung. Viele Unternehmen und Kunden wissen nicht, dass eine Zahlungserinnerung eine Mahnung nach § 286 Abs. 1 BGB ist. Der Begriff wird verwendet, da er weniger fordernd klingt als der Ausdruck Mahnung.
Der Verzug begründet eine verschärfte Haftung des Kunden.
Wenn ein Verzugsschaden nach §§ 280 Abs. 2, 286 BGB eintritt, ist dieser vom Schuldner zu ersetzen.
Ein Gläubiger kann nach § 288 BGB Verzugszinsen verlangen.
Aus dem Zahlungs- oder Leistungsverzug ergeben sich einige rechtliche Konsequenzen.
Was sollte in einer Zahlungserinnerung enthalten sein?
Mahnungen – also auch Zahlungserinnerungen – sind grundsätzlich an keine bestimmte Form gebunden. Somit macht es rechtlich keinen Unterschied, wie Sie Ihre Kunden in Verzug setzen. Sie können Ihren säumigen Schuldner schriftlich, mündlich oder durch schlüssiges Verhalten dazu auffordern, offene Forderungen zu begleichen.
Die schriftliche Zahlungserinnerung oder Mahnung (per Brief oder Email) hat sich allerdings aufgrund der Beweiskraft eines Schreibens in der Praxis durchgesetzt. Wenn ein Schuldner nämlich den Zugang der Mahnung abstreitet, ist der Gläubiger in der Beweispflicht.
Wir empfehlen Ihnen, in Zahlungserinnerungen oder Mahnungen grundsätzlich folgende Angaben zu machen:
- Ihr Unternehmensname inklusive Anschrift
- Name und Anschrift des säumigen Kunden
- Kundennummer
- Rechnungsdatum und -nummer
- Ggf. Nummer des Lieferscheins und Liefertermin
- Fälliger Rechnungsbetrag
- Zahlungsfrist
- Ihre Bankverbindung
Vorlagen für Zahlungserinnerungen
Zahlungserinnerungen können unterschiedlich formuliert werden. Dabei sollten Sie beachten, welches Ziel Sie mit Ihrer Erinnerung erreichen möchten. Wenn der Kunde nur erinnert werden soll, empfiehlt sich eine kundenfreundliche Zahlungserinnerung. Möchten Sie Ihre Ernsthaftigkeit klar zum Ausdruck bringen, sollten Sie Ihren Kunden in einem eindeutigen und unmissverständlichen Ton erinnern.
Auf dieser Seite finden Sie kostenlose Vorlagen im Word Format mit unterschiedlichen Formulierungen für eine Zahlungserinnerung in Deutsch. Wir bieten ihnen Muster für eine freundlich, aber bestimmt formulierte Erinnerung sowie eine deutlich, aber höflich formulierte Zahlungserinnerung, eine Scharfe und eine pfiffig und lustige Zahlungserinnerung. Außerdem stellen wir Ihnen Muster für Zahlungserinnerungen auf Englisch, Spanisch und Französisch zur Verfügung. Beachten Sie, dass es sich hierbei um Muster handelt, welche im Einzelfall geändert werden müssen und, dass Zahlungserinnerungen, die mit Word etc. erstellt wurden nicht GoBD-konform sind.
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Weitere InformationenMit der Zahlungserinnerung können Sie Ihren Kunden das erste Mal an die ausstehende Zahlung erinnern. Hierbei sollten Sie dem Kunden alle offenen Gesamtbeträge übermitteln. Damit können Sie sicherstellen, dass Ihrem Kunden diese Informationen vorliegen.
Verwenden Sie hier Formulierungen wie z.B.:
„Leider haben Sie unsere Rechnung vom TT.MM.JJJJ nicht reagiert. Wir bitten Sie den fälligen Betrag bis spätestens TT.MM.JJJJ an uns zu überweisen. Sollten Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.“
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Weitere InformationenDeutlich und höflich formulierte Zahlungserinnerung
Eine weitere Möglichkeit die Zahlungserinnerung zu formulieren ist eine freundliche, aber deutliche Tonalität. Auch in einer deutlichen Tonlage können Sie Ihren Kunden an die ausstehende Zahlung erinnern. Hierbei sollten Sie dem Kunden alle offenen Gesamtbeträge übermitteln.
Verwenden Sie hier Formulierungen wie z.B.:
„Sie haben auf unsere Rechnung vom TT.MM.JJJJ nicht reagiert. Die folgenden Beträge sind noch zur Zahlung fällig: XXX €. Wir bitten Sie dringlichst den fälligen Betrag von XXXX € bis spätestens TT.MM.JJJJ an uns zu überweisen. Sofern Sie bereits eine Zahlung getätigt haben, bitten wir Sie, dieses Schreiben als gegenstandslos zu betrachten.„
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Weitere InformationenScharf formulierte Zahlungserinnerung
Eine weitere Möglichkeit eine Zahlungserinnerung zu formulieren ist eine unmissverständliche Formulierung zu wählen. Dem Kunden sollte hierbei der Ernst der Lage klar werden und, dass Sie rechtliche Schritte gegen ihn einleiten werden. Dies ist allerdings sehr unüblich und nur bei Kunden zu verwenden, bei denen schon zum Zeitpunkt der 1. Mahnung fraglich ist, ob sie zahlen.
Verwenden Sie hier Formulierungen wie z.B.:
„Bislang haben Sie nicht auf unsere Rechnung reagiert. Daher können wir nun keine Rücksicht mehr auf Sie nehmen. Unser Entschluss lautet dahingehend, dass wir gerichtlich gegen Sie vorgehen werden. Am TT.MM.JJJJ werden wir den Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids beim zuständigen Amtsgericht stellen. Bis zu diesem Termin steht es Ihnen frei, Ihre Verbindlichkeiten zu begleichen und somit den gerichtlichen Mahnbescheid abzuwenden.“
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Weitere InformationenLustig / Locker / Pfiffig formulierte Zahlungserinnerung
Eine weitere Möglichkeit eine Zahlungserinnerung zu formulieren ist die lockere Art. Diese wirkt sehr sympathisch und ist im wahrsten Sinne eher eine Erinnerung als eine Mahnung.
Verwenden Sie hier Formulierungen wie z.B.:
„… auch wir übersehen manchmal offene Rechnungen wie damals in der Schule als man die Hausaufgaben vergessen hat. Früher musste man kreativ werden (Der Hund hat die Hausaufgaben gefressen.)“
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Weitere InformationenZahlungserinnerung – Englisch
Auch wenn Ihr Kunde im Ausland sitzt, sollten Sie mahnen. Hier haben wir eine englische Version einer Zahlungserinnerung für Sie aufbereitet, mit der Sie dem ausländischen Kunden zu verstehen geben können, dass Sie bei ausbleibender Zahlung rechtliche Schritte gegen ihn einleiten werden.
Verwenden Sie hier Formulierungen wie z.B.:
„Unfortunately, you have not responded to our invoice dated DD.MM.YYYY. We kindly ask you to transfer the due amount of XXXX € to us by DD.MM.YYYY at the latest. If you have already made a payment, please consider this letter as irrelevant.“
Tipp: Inkassounternehmen beauftragen, das auf Auslandsinkasso spezialisiert ist.
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Weitere InformationenZahlungserinnerung – Spanisch
Auch wenn Ihr Kunde im Ausland sitzt sollten Sie mahnen. Hier haben wir eine spanische Version einer Zahlungserinnerung für Sie aufbereitet, mit der Sie dem ausländischen Kunden zu verstehen geben können, dass Sie bei ausbleibender Zahlung rechtliche Schritte gegen ihn einleiten werden.
Verwenden Sie hier Formulierungen wie z.B.:
„Ahora ya no podemos tomarle en cuenta. Nuestra decisión es emprender acciones legales contra usted. El día DD.MM.JJJJ presentaremos una solicitud de citación en rebeldía ante el tribunal de distrito competente. Hasta esa fecha usted es libre de saldar sus deudas y evitar así el requerimiento judicial de pago. Si ya ha efectuado el pago, le rogamos que considere esta carta como irrelevante.“
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Weitere InformationenZahlungserinnerung – Französisch
Auch wenn Ihr Kunde im Ausland sitzt sollten Sie mahnen. Hier haben wir eine französische Version einer Zahlungserinnerung für Sie aufbereitet, mit der Sie dem ausländischen Kunden zu verstehen geben können, dass Sie bei ausbleibender Zahlung rechtliche Schritte gegen ihn einleiten werden.
Verwenden Sie hier Formulierungen wie z.B.:
„Nous ne pouvons désormais plus vous prendre en considération. Nous avons décidé d’engager une action en justice contre vous. Le JJ.MM.JJJ, nous déposerons une demande d’assignation par défaut auprès du tribunal de district compétent. Jusqu’à cette date, vous êtes libre de régler vos dettes et d’éviter ainsi l’injonction de payer du tribunal. Si vous avez déjà effectué un paiement, nous vous prions de considérer cette lettre comme non pertinente.Le saludamos atentamente.“
Wann versendet man eine Zahlungserinnerung?
Wenn Sie nach der Rechnungsstellung und der damit verbundenen Zahlungsfrist keinen Zahlungseingang verzeichnen können, sollten Sie eine Zahlungserinnerung (= 1. Mahnung) versenden. Bei Nichterfolg können weitere Mahnungen folgen. Da das Mahnen ein gestufter Prozess ist, sollten Sie einige Dinge hinsichtlich der Formulierung und Fristen beachten.
Unser Tipp für Gläubiger:
Mahnen Sie Ihren Kunden stringent und machen Sie ihm klar, dass Sie gegebenenfalls rechtliche Schritte einleiten werden. Spätestens nach der zweiten Mahnung lohnt es sich, ein Inkassounternehmen für die Realisierung der offenen Forderung zu engagieren, da diese oft höhere Realisierungsquoten verzeichnen. Dabei kann es Ihren Kunden erneut mahnen oder das gerichtliche Forderungsmanagement für Sie übernehmen, um die Forderung höchstmöglich zu realisieren.
Was passiert nach der Zahlungserinnerung?
Wenn ein Kunde nicht zahlt bearbeitet die Mehrzahl der Gläubiger die offene Forderung intern. Dies beginnt meist mit dem Versenden von einer Zahlungserinnerung. Bleibt diese erfolglos, werden weitere Mahnungen (meist 2) versendet. Falls auch diese nicht zum gewünschten Ergebnis führen, sollten Sie Ihre Forderung an ein Inkassounternehmen übergeben. Dieses kann Ihnen dann dabei helfen, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten, um die Forderung zu titulieren. Dies beginnt mit der Beantragung eines Mahnbescheids. Falls kein pfändbares Vermögen vorliegt, oder der Schuldner ein Widerspruch des Kunden wahrscheinlich ist, sollte eventuell kein gerichtliches Verfahren eingeleitet werden. Das Verfahren wird durch einen Antrag auf einen Mahnbescheid eingeleitet, welcher vom Gericht auf Korrektheit überprüft wird. Im Anschluss wird der Mahnbescheid erlassen, dem der Schuldner 2 Wochen lang widersprechen kann. Tut er das nicht, erlässt das Gericht nach Antrag des Gläubigers einen Vollstreckungsbescheid, mithilfe dessen er einen vollstreckbaren Titel erlangt hat. Nach erneuter Widerspruchsfrist von 2 Wochen kann der Gläubiger, wenn kein Widerspruch vorliegt, den Titel beispielsweise durch Sach- oder Mobiliar-, Forderungs- oder Zwangsvollstreckung durchsetzen. Für die gerichtlichen Kosten muss der Schuldner aufkommen.
In welcher Form muss eine Zahlungserinnerung versendet werden?
Eine Zahlungserinnerung muss nicht verpflichtend auf Briefpapier verfasst und per Einschreiben versendet werden. Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften darüber, wie eine Mahnung zu erfolgen hat. Daher können sie Ihren Kunden sowohl anrufen als auch Mahnungen per Email, oder dem Postweg versenden. Sie sind also in der Art und Weise völlig frei.
Unser Tipp: Wenn Sie langjährige Kunden haben, lohnt sich ein Anruf oder eine E-Mail. Dabei kann manchmal eine Lösung gefunden werden. Wenn Sie sich sicher sind, dass Ihr Kunde die Zahlung nur übersehen hat, sollten Sie außerdem eine sanft oder lustig formulierte Erinnerung versenden. Wenn Ihr Kunde allerdings nicht reagiert, sollten Sie zügig mit dem internen Mahnwesen fortfahren oder ein professionelles Inkassounternehmen beauftragen.
Was mache ich, wenn ich eine Zahlungserinnerung erhalten habe?
In der Regel erhalten Sie als Schuldner eine Zahlungserinnerung, wenn Sie eine Forderung nicht beglichen haben. Das bedeutet, dass Sie eine offene Rechnung haben und die Zahlungsfrist von Ihnen überschritten wurde.
In der Regel wird ein bestimmtes Zahlungsziel vorgegeben, welches in der Rechnung aufgeführt ist. Meistens handelt es sich hierbei um eine Zahlungsfrist von 14 Tagen. In dieser Zeit müssen Sie als Kunde den offenen Rechnungsbetrag begleichen. Überschreiten Sie die Zahlungsfrist des Gläubigers, befinden Sie sich automatisch im Zahlungsverzug.
Setzen Sie sich mit Ihrem Gläubiger schnellstmöglich in Verbindung, um Schadensansprüche wie Verzugszinsen, Mahngebühren, oder eine Übergabe an ein Inkassounternehmen abzuwenden. Auch wenn Sie derzeit keine Möglichkeit haben, ihre offene Rechnung zu begleichen, sollten Sie unverzüglich ihren Gläubiger kontaktieren. Er wird gemeinsam mit Ihnen eine Lösung finden.
Achtung: Viele Schuldner sind im Glauben, dass erst drei Mahnungen erfolgen müssen, bevor die Forderung an ein Inkassounternehmen weitergegeben wird, oder ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet wird. Die sogenannten Zahlungserinnerungen sind ein freundlicher Hinweis an die Kunden und gelten als kulante Geste, sind jedoch nicht Pflicht. Der Gläubiger muss weder eine weitere Zahlungserinnerung, noch weitere Mahnungen verschicken.
