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Forderungsmanagement
Ein gutes Forderungsmanagement entscheidet darüber, ob aus offenen Rechnungen pünktliche Zahlungen werden oder teure Zahlungsausfälle. Auf dieser Seite erklären wir, was Forderungsmanagement genau ist, welche Aufgaben dazugehören, wie der Ablauf in der Praxis aussieht und mit welchen Schritten Sie es spürbar verbessern. Als spezialisierter B2B-Inkassodienstleister mit über 35 Jahren Erfahrung begleitet Germania Inkasso Sie auf Wunsch durch den gesamten Prozess.
Was ist Forderungsmanagement?
Forderungsmanagement umfasst alle Maßnahmen, mit denen ein Unternehmen seine offenen Forderungen steuert, überwacht und Zahlungsausfälle vermeidet. Es beginnt schon vor der Rechnung mit der Bonitätsprüfung und reicht über Rechnungsstellung und Mahnwesen bis zur Beitreibung durch ein Inkassounternehmen.
Häufig wird der Begriff Debitorenmanagement synonym verwendet. Gemeint ist dasselbe Ziel: offene Posten im Blick behalten und die Liquidität sichern. Im Englischen spricht man von receivables management.
Betreibt ein Unternehmen das Forderungsmanagement selbst, ist es meist in der Buchhaltung beziehungsweise im Rechnungswesen angesiedelt. Es lässt sich aber auch ganz oder in Teilen an einen externen Dienstleister auslagern. Wer hier von Anfang an strukturiert vorgeht, beugt Zahlungsausfällen vor, statt ihnen hinterherzulaufen.
Aufgaben und Ziele des Forderungsmanagements
Das Forderungsmanagement bündelt mehrere Aufgaben über den gesamten Lebenszyklus einer Rechnung. Die wichtigsten sind:
- Bonitätsprüfung: Zahlungsfähigkeit neuer und bestehender Kunden vorab und laufend bewerten.
- Vertrags- und Zahlungsbedingungen: Zahlungsziele, Verzugszinsen und Eigentumsvorbehalt klar festlegen.
- Rechnungsstellung: Rechnungen zügig, korrekt und prüffähig erstellen.
- Überwachung der Zahlungseingänge: Fälligkeiten kontrollieren und offene Posten früh erkennen.
- Mahnwesen: Säumige Kunden strukturiert an die Zahlung erinnern.
- Beitreibung: Bei ausbleibender Zahlung außergerichtliche und gerichtliche Schritte einleiten.
- Forderungsüberwachung: Titulierte Forderungen langfristig nachverfolgen.
Die Ziele dahinter sind immer dieselben: die Liquidität sichern, Zahlungsausfälle vermeiden und das im Umlaufvermögen gebundene Kapital so gering wie möglich halten. Je früher und konsequenter Sie ansetzen, desto seltener kommt es überhaupt zu einem Zahlungsverzug.
Die Phasen des Forderungsmanagements
Forderungsmanagement ist kein einzelner Schritt, sondern ein durchgehender Prozess. In der Praxis durchläuft eine Forderung diese sechs Phasen:
1
Vorbeugung
Schon vor dem Auftrag prüfen Sie die Bonität Ihres Kunden, zum Beispiel über eine Auskunftei wie die SCHUFA. Im Vertrag legen Sie Zahlungsziel, Verzugszinsen und gegebenenfalls einen Eigentumsvorbehalt fest.
2
Rechnungsstellung
Stellen Sie die Rechnung direkt nach der erbrachten Leistung, korrekt und mit einem festen Zahlungsziel. Eine klare Fälligkeit ist die Grundlage für jeden späteren Schritt.
3
Überwachung der Zahlungseingänge
Behalten Sie offene Posten im Blick und prüfen Sie zur Fälligkeit, ob die Zahlung eingegangen ist. So erkennen Sie Verzögerungen sofort.
4
Außergerichtliches Mahnwesen
Zahlt der Kunde nicht, beginnt das gestufte außergerichtliche Mahnverfahren. Üblich sind bis zu drei Stufen, beginnend mit einer Zahlungserinnerung und endend mit einer letzten Mahnung. Bei Geschäftskunden tritt der Verzug spätestens 30 Tage nach Rechnungserhalt automatisch ein.
5
Gerichtliches Mahnverfahren
Bleibt die Zahlung aus, folgt das gerichtliche Mahnverfahren: vom Mahnbescheid über den Vollstreckungsbescheid bis zur Zwangsvollstreckung.
6
Beitreibung und Forderungsüberwachung
Spätestens ab der zweiten Mahnung lohnt sich die Übergabe an ein Inkassounternehmen. Ein spezialisierter Partner realisiert offene Forderungen meist schneller und überwacht titulierte Forderungen anschließend langfristig.
Wichtige Kennzahlen im Forderungsmanagement
Wer sein Forderungsmanagement steuern will, braucht Zahlen. Diese Kennzahlen zeigen, wie gesund Ihre Außenstände sind:
- DSO (Days Sales Outstanding): die durchschnittliche Dauer in Tagen, bis eine Rechnung bezahlt wird. Je niedriger, desto besser für Ihre Liquidität.
- Forderungsausfallquote: der Anteil der Forderungen, der endgültig uneinbringlich bleibt.
- Realisierungsquote: der Anteil der offenen Forderungen, der erfolgreich beigetrieben wird. Bei Germania liegt sie dank Spezialisierung auf B2B-Inkasso bei bis zu 90 Prozent.
- Mahnquote: der Anteil der Rechnungen, der überhaupt gemahnt werden muss. Eine hohe Mahnquote ist ein Warnsignal für die Prozesse davor.
Beobachten Sie diese Werte regelmäßig, erkennen Sie Trends früh und können gegensteuern, bevor aus einzelnen Verzögerungen ein Liquiditätsproblem wird.
Forderungsmanagement intern oder auslagern?
Beide Wege haben ihre Berechtigung. Welcher passt, hängt von Ihrer Unternehmensgröße, Ihrem Forderungsvolumen und Ihren internen Ressourcen ab.
Intern (Inhouse)
Sinnvoll für die ersten Schritte: Erste Mahnungen schreiben viele Unternehmen selbst. Das funktioniert, solange das Volumen überschaubar ist und Sie das nötige rechtliche Wissen und die Zeit haben.
Auslagern (Outsourcing)
Spätestens wenn Forderungen liegen bleiben, das Volumen wächst oder die Existenz bedroht ist, lohnt sich ein spezialisierter Dienstleister. Die Vorteile:
- höhere Realisierungsquoten durch Erfahrung und qualifiziertes Personal,
- geringere Kosten, da der Verzugsschaden in der Regel auf den Schuldner übergeht,
- kein interner Aufwand – Sie konzentrieren sich auf Ihr Kerngeschäft.
Wichtig: Mahnen Sie Ihre Kunden vorher mindestens einmal. Wer ohne Vorwarnung an ein Inkassobüro übergibt, riskiert die Kundenbeziehung.
Forderungsmanagement-Software: wann sie sinnvoll ist
Für Unternehmen mit vielen wiederkehrenden Rechnungen kann eine Software das Forderungsmanagement teilweise automatisieren, etwa beim Mahnlauf, bei der Überwachung der Zahlungseingänge und beim Reporting. Sie ersetzt aber weder die rechtliche Expertise noch die persönliche Beitreibung bei schwierigen Fällen.
In der Praxis ist oft eine Kombination am wirtschaftlichsten: interne Software für Standardprozesse und ein spezialisierter Inkassopartner für alles, was darüber hinausgeht. So bleiben Routineaufgaben effizient und schwierige Forderungen in erfahrenen Händen.
Häufige Fragen zum Forderungsmanagement
Was gehört zum Forderungsmanagement?
Zum Forderungsmanagement gehören Bonitätsprüfung, Vertrags- und Zahlungsbedingungen, Rechnungsstellung, Überwachung der Zahlungseingänge, Mahnwesen sowie die außergerichtliche und gerichtliche Beitreibung offener Forderungen.
Was macht man im Forderungsmanagement?
Man steuert und überwacht offene Forderungen über ihren gesamten Lebenszyklus: von der Bonitätsprüfung vor dem Auftrag über das Mahnwesen bis zur Beitreibung. Ziel ist es, Zahlungseingänge zu sichern und Ausfälle zu vermeiden.
Warum ist Forderungsmanagement wichtig?
Offene Forderungen binden Kapital und gefährden die Liquidität. Schon einzelne große Zahlungsausfälle können gesunde Unternehmen in Schwierigkeiten bringen. Ein gutes Forderungsmanagement beugt genau dem vor.
Was ist der Unterschied zwischen Forderungsmanagement und Debitorenmanagement?
In der Praxis werden beide Begriffe synonym verwendet. Beide beschreiben die Steuerung und Überwachung offener Kundenforderungen mit dem Ziel, die Liquidität zu sichern.
Was kostet professionelles Forderungsmanagement?
Beim außergerichtlichen Inkasso trägt im Erfolgsfall in der Regel der säumige Schuldner die Kosten als Verzugsschaden. Für den Gläubiger entsteht so meist kein Kostenrisiko. Die genaue Höhe können Sie mit unserem Inkassokosten-Rechner ermitteln.
Wie funktioniert Forderungsmanagement in der Praxis?
Es läuft in Phasen ab: Vorbeugung, Rechnungsstellung, Überwachung, Mahnwesen, gerichtliches Mahnverfahren und Beitreibung. Jede Phase baut auf der vorherigen auf und lässt sich bei Bedarf an einen Dienstleister übergeben.
Was sind typische Realisierungsquoten im Forderungsmanagement?
Die Realisierungsquote ist die Erfolgsquote, die zeigt, wie viel Prozent der offenen Forderungen durch ein Inkassobüro erfolgreich beigetrieben werden. Wie hoch sie ausfällt, hängt von mehreren Faktoren ab:
- Alter der Forderung
- Forderungshöhe
- Branche
- Saisonalität (v. a. Gastronomie und Agrar)
- Unternehmensgröße des Schuldners
Laut einer Marktstudie des Bundesverbandes deutscher Inkassounternehmen unterscheidet sich der Branchenschnitt der Realisierungsquote teilweise erheblich. Bei Forderungen in der Branche Telekommunikation (rund 38.000 Fälle) kann beispielsweise nach ca. 18 Monaten nach der Übergabe an ein Inkassobüro eine Realisierungsquote von ca. 40% erreicht werden. Bei Forderungen von Versicherern mit 158.00 Fällen hingegen wird eine Quote von ca. 80% erreicht.
Wie finden Sie einen geeigneten Dienstleister für Ihr Forderungsmanagement?
- Die Performance: Verfügt Ihr Inkassodienstleister über eine hohe Realisierungsquote und realisiert einen signifikanten Anteil der Forderungen außergerichtlich?
- Das Vorgehen: Wichtig ist dabei, ob Ihr Dienstleister einen Individualansatz betreibt, ob Ihre Schuldner unnötigerweise bei Auskunfteien gemeldet werden und ob Ihr Inkassopartner eine langfristige Forderungsüberwachung betreibt.
- Die Dienstleistungen: Hat Ihr Dienstleister einen bundesweiten und internationalen Außendienst? Bietet Ihr Dienstleister ein Gläubigerportal und kooperiert mit einer Wirtschaftsauskunftei (z.B. SCHUFA)?
- Die Seriosität: Steht Ihr Dienstleister für wertschätzenden Umgang mit Kunden und ist Mitglied im Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V.?
- Die Referenzen und Branchenexpertise: Verfügt Ihr Dienstleister über weitreichende Erfahrungen und Referenzen in Ihrer Branche und passt sich mit seiner Herangehensweise an die Branche an?
Wie kann mir Germania Inkasso im Forderungsmanagement helfen?
- Hohe Realisierungsquote von bis zu 90% durch unsere Spezialisierung auf B2B-Inkasso und unseren bundesweiten Außendienst
- Ihre Kundenbeziehungen bleiben durch unsere professionelle Herangehensweise erhalten
- Enge Abstimmung mit unseren Kunden – wir verfolgen einen Individualansatz statt Masseninkasso
- Schnelle und zuverlässige Einleitung von außergerichtlichen & gerichtlichen Verfahren: Wir organisieren das Forderungsmanagement professionell
- Starke Entlastung Ihrer Mitarbeiter: Sie können sich wieder auf das Kerngeschäft konzentrieren
In welchen Branchen ist Germania auf das Forderungsmanagement spezialisiert?
Wie stellt Germania den Datenschutz im Forderungsmanagement sicher?
Beim Datenschutz im Forderungsmanagement gibt es einige Punkte zu beachten. Grundsätzlich haben Inkassodienstleister mehrere Ziele:
- Ihre Forderungsausfälle so niedrig wie möglich zu halten
- Unternehmen aus allen Branchen durch die Übernahme des Forderungseinzugs zu entlasten
- Liquidität zu sichern
- Die Kosten für den Schuldner dabei aber möglichst gering zu halten.
Zugleich gilt es, die Justiz zu entlasten, da das außergerichtliche Mahnwesen eine Vielzahl gerichtlicher Mahnverfahren vermeiden kann. Um diese Ziele zu erreichen, dürfen wir Daten verarbeiten, die uns von unseren Mandanten, Auskunfteien, vom Schuldner selbst übermittelt werden, verwenden.
Außerdem dürfen wir Daten verwenden, die wir aus öffentlichen Quellen recherchieren. Wir als Inkassounternehmen verfolgen mit der Verarbeitung personenbezogener Daten die Forderungsdurchsetzung und das Forderungsmanagement.
Bei der Verarbeitung beschränken wir uns auf das nötigste Mindestmaß. Wir wahren die Rechte der Betroffenen und setzen uns intensiv mit den Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung auseinander.