Wir versorgen Sie mit Tipps und Wissenswertem zu:
Forderungsmanagement
Auf dieser Seite vermitteln wir Ihnen die wichtigsten Themen Rund um das Thema Forderungsmanagement. Durch langjährige Erfahrung ist Germania Inkasso Ihr idealer Partner für professionelles Forderungsmanagement und Mahnwesen.
Forderungsmanagement – das Wichtigste auf einen Blick:
- Effizientes Forderungsmanagement trägt zur Vermeidung von Zahlungsausfällen und zur Sicherung Ihrer Liquidität bei.
- Dabei wird es meist von der Buchhaltung übernommen.
- Beim Forderungsmanagement werden Außenstände und Zahlungsziele gesteuert.
- Bereits vor der Rechnungserstellung sollten Sie auf eine Bonitätsprüfung setzen.
- Erhalten Sie eine Checkliste inklusive Tipps für professionelles Forderungsmanagement.
- Setzen Sie von Anfang an auf einen starken Partner im Forderungsmanagement.
Wie funktioniert das Forderungsmanagement?
Das Forderungsmanagement beginnt bereits vor der Rechnungserstellung mit einer Bonitätsprüfung. Wenn eine Rechnung zwar korrekt und juristisch unangreifbar erstellt wurde, der Kunde diese aber nicht begleicht, folgt das außergerichtliche Mahnverfahren. Dabei wird ein gestufter Mahnprozess vollzogen. Dieser läuft wie folgt ab:
Einige Tage (jedoch idealerweise direkt) nach dem Fälligkeitsdatum einer Rechnung ist es üblich, eine Zahlungserinnerung (1. Mahnung) mit neuem Fälligkeitsdatum zu versenden. Wir haben Ihnen Vorlagen für eine Zahlungserinnerung zur Verfügung gestellt.
Wenn Ihr Kunde keine Reaktion auf die Zahlungserinnerung zeigt, können Sie im nächsten Schritt (üblicherweise 10-14 Tage nach der Zahlungserinnerung) eine zweite Mahnung mit einer neuen Frist versenden. Bereits beim Versenden der zweiten Mahnung sollten Sie überlegen, Ihre Forderung an ein Inkassobüro zu übergeben. Ein professioneller Inkassopartner an Ihrer Seite kann Ihre Forderungen meist schneller und effektiver realisieren.
Bei der dritten Mahnung (ca. 10-14 Tage nach der zweiten Mahnung) muss Ihrem Kunden klar werden, dass Sie keine weiteren Mahnungen mehr schreiben und rechtliche Schritte einleiten werden, wenn die Zahlungsfrist nicht eingehalten wird. In unserem Ratgeber zu Mahnungen haben wir Ihnen Vorlagen für die letzte Mahnung zur Verfügung gestellt.
Wenn der Kunde auch auf die dritte Mahnung nicht reagiert, sollten Sie ein Inkassounternehmen beauftragen.
Wir realisieren Ihre Forderungen schnell & effizient
Erfolgskriterien für professionelles Forderungsmanagement
- Realisierung einer klaren Rechtslage: Klare Unternehmensstruktur (z.B. Vertrags- und Auftragsformulare).
- Korrekte Erfassung von Neukunden (z.B. komplette Unternehmensdaten, Rechtsform der Firma, Geschäftsführer, richtige Adressen).
- Wiederholte Kontrollzyklen zur Prüfung der Zahlungsfähigkeit bzw. Bonität der Kunden.
- Zügige Fakturierung nach Abschluss der erbrachten Leistungen; trainieren Sie Ihre Kunden für eine schnelle Zahlungsweise durch Rabatt-Anreize, z.B. Gewährung von Skonti.
- Ständige Kontrolle der Zahlungseingänge, um auf noch fällige bzw. offene Zahlungen rasch kontern zu können.
- Klar strukturiertes Mahnwesen mit eindeutig bestimmten Mahnzyklen.
Zeigen diese außergerichtlichen Schritte keinen Erfolg, so wird das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet.
Das gerichtliche Mahnverfahren
Ein Mahnantrag ist der erste Schritt des Gläubigers. Bei einem Mahnantrag gilt es, genaue Angaben zum Antragssteller und Antragsgegner zu machen. Auch die Art und Höhe des Anspruchs sowie vor welchem Gericht ein Verfahren durchzuführen ist, muss angegeben werden.
Zweiter Schritt ist ein Mahnbescheid, der gerichtlich veranlasst wird und dem Schuldner förmlich zugestellt wird. Innerhalb von 2 Wochen nach Empfang des Mahnbescheids hat der Schuldner die Möglichkeit Widerspruch gegen den Mahnbescheid einzulegen. Widerspricht der Schuldner nicht rechtzeitig und wurde die Forderung zudem noch nicht beglichen, dann erlässt das Amtsgericht auf Antrag des Gläubigers den Vollstreckungsbescheid.
Wenn keine Zahlung erbracht und/oder kein Widerspruch gegen den Vollstreckungsbescheid eingelegt wurde, kann der Gläubiger zur Realisierung seiner Forderungen die Zwangsvollstreckung einleiten.
Es gibt folgende Arten der Zwangsvollstreckung (je nach Schuldnervermögen):
- Sach- oder Mobiliarvollstreckung
- Forderungsvollstreckung
- Zwangsversteigerung
Wie optimiere ich mein Forderungsmanagement und welche Herausforderungen gibt es?
Für Unternehmen, die Mitarbeiter für den zeitraubenden Aufgabenbereich des Forderungsmanagements eingebunden haben, sind die Herausforderungen des Forderungsmanagements meist sehr groß. Zu den Herausforderungen gehören:
Die Abstimmung mit dem Vertrieb über die vereinbarten Zahlungsziele. Auch die Anzahl der bereits versendeten oder geplanten Mahnungen muss exakt in Erfahrung gebracht werden.
Flexible Verfahren zu etablieren, die sich je nach Kundentyp individuell anpassen. Die Forderungen eines Großkunden werden beispielsweise meist erst ab der zweiten Mahnung an ein Inkassobüro abgegeben, während bei einem Kleinkunden bereits nach der ersten Mahnung Inkasso beauftragt wird.
Die Effizienz in der Bearbeitung. Meist haben Unternehmen nur wenige oder kleinvolumige Forderungen und somit keine Übung im Forderungsmanagement. Ihre Forderungen sind unser Hauptgeschäft: Wir kümmern uns individuell um Ihre Außenstände und haben dabei jahrelange Erfahrung und eine effektive Herangehensweise.
Um den Herausforderungen des Forderungsmanagements zu entkommen, sollten Sie Inkasso beauftragen.
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Welche Optimierungsmöglichkeiten gibt es im Forderungsmanagement?
Kundensegmentierung
Unterscheiden Sie bei Ihren Kunden nach strategischer Bedeutung, Rentabilität, Firmensitz usw. Weisen Sie im Vertrag bereits auf Verzugszinsen, Mahngebühren und Gerichtsstand hin. Sie können auch bereits festlegen, welche Zahlungsmöglichkeiten (z.B. Lastschrift oder Rechnung) Sie welchen Kunden einräumen.
Zahlungsmethoden
Führen Sie Vorauskasse oder Anzahlungen für bestimmte Kundensegmente ein. Dies sollte konsequent eingehalten werden und die Lieferung sollte erst nach Zahlung erfolgen.
Zahlungszielverkürzung
Je nach Kundengruppe sollten Sie das Zahlungsziel anpassen.
Rabatt- oder Skontogewährung
Gewähren Sie je nach Kundensegment Skonti oder reglementieren Sie durch den Vertrieb Rabatte. Beteiligen Sie gegebenenfalls Ihren Vertrieb mit einer Provision.
Einforderung
Fordern Sie ungerechtfertigte (Skonto-) Abzüge zügig, und automatisiert von Ihrem Kunden ein.
Überprüfungen des Kreditlimits
Führen Sie automatisierte und konsequente Kreditlimitprüfungen durch. Bei Überschreitung sollten Sie einen Lieferstopp vornehmen.
Organisation
Eine konsequente Organisation und Automatisierung Ihres Mahnwesens kann dabei helfen, bestehende Zahlungsziele besser durchzusetzen.
Rechnungsstellung
Sie sollten jederzeit eine zügige, automatisierte und korrekte Rechnungsstellung gewährleisten können. Dabei sollten die Rechnungen sachlich und juristisch unangreifbar erstellt werden. Achten Sie außerdem darauf, dass Sie Rechnungen nicht postalisch, sondern elektronisch versenden, um Zeit und Kosten zu sparen.
Reklamationen
Bearbeiten Sie Reklamationen Ihres Kunden schnell und zufriedenstellend. Außerdem sollten Sie die Ursachen analysieren um Reklamationen zu reduzieren.
Abstimmung
Vertrieb und Debitorenbuchhaltung sollten sich regelmäßig abstimmen.
Bonitätsprüfungen
Vor Erbringung einer Leistung sollten Sie gegebenenfalls mithilfe von Auskunfteien Bonitätsprüfungen durchführen. Diese können Sie auch laufend aktualisieren.
Zahlungsverhalten analysieren
Um Risiken abzuwägen, oder für das Verhandeln neuer Konditionen, sollten Sie das Zahlungsverhalten analysieren.
Vertriebsziele
Setzen Sie Vertriebsziele, welche einen rechtzeitigen und vollständigen Zahlungseingang beinhalten. Führen Sie gegebenenfalls Provisionierungen ein.
Auftragsbearbeitung
Automatisieren Sie Ihre Auftragsbearbeitung mit festen Regeln und verbuchen Sie Zahlungen zügig.
Tipps für Ihr Forderungsmanagement
Tipp 1: Aufgabenverteilung und -organisation
Verteilen Sie Aufgaben und Zuständigkeiten innerhalb des Forderungsmanagements verbindlich. Dabei sollten auch die Verantwortlichkeiten zwischen der Buchhaltung und dem Vertrieb exakt geregelt sein. Besprechen Sie regelmäßig, welche offenen Forderungen vorliegen und wie Sie diese sinnvoll einfordern können. Außerdem, sollten Sie Ihre Maßnahmen regelmäßig überprüfen. Gründliche Berichte sind in diesem Zusammenhang ratsam, da diese die Höhe der offenen Forderungen dokumentiert.
Innerhalb der eigenen Finanz- und Liquiditätsplanung sollten Zahlungsverzögerungen und Forderungsausfälle immer berücksichtigt werden. Damit können Sie Risiken abwenden bzw. frühzeitig erkennen.
Tipp 2: Risikovermeidung und Bonitätsprüfungen
Damit der Umsatz wachsen kann sind die Neukundengewinnung und die Bestandskundenbindung von hoher Relevanz. Zusätzlich ist es empfehlenswert, die Bonität von Kunden vorab zu bewerten und alle Kunden einmal jährlich auf Zahlungsunfähigkeit zu überprüfen. Diese Bonitätsprüfungen können Sie mithilfe von Auskunfteien wie beispielswiese SCHUFA durchführen. Außerdem sollten für bestimmte Kundensegmente Kreditlimits festgelegt werden und Kunden mit schlechtem Bonitätsindex keine Zahlungskredite gewährt werden.
Tipp 3: Kalkulation und Sicherheiten
Kalkulieren Sie bei der Erstellung von Angeboten alle Kosten mit ein, welche für Sie durch den Lieferantenkredit entstehen. Orientieren Sie sich dabei an den branchenüblichen Zahlungszielen. Des weiteren können Sie vertragliche Sicherheiten vereinbaren: Mit einem Eigentumsvorbehalt bleiben Sie bis zur vollständigen Zahlung Eigentümer von bereits gelieferter Ware. Wenn Sie größere Aufträge haben, können Sie Anzahlungen oder Abschlagsrechnungen vereinbaren, damit gewisse Kosten oder Teilleistungen abgedeckt sind. Damit können Sie vor allem Fristüberschreitungen und Forderungsausfällen vorbeugen.
Tipp 4: Erfassung und Pflege von Kundendaten
Sie sollten außerdem Ihre Kundendaten pflegen: Weisen Sie spezifische Kundennummern (Debitorennummern) zu und stellen Sie die korrekte Zuordnung von Datensätzen (Kundeninformationen, Stammdaten, Vertragsvereinbarungen, etc.) sicher. Somit sind alle Geschäftsvorgänge eindeutig nachvollziehbar.
Tipp 5: Rechnungsstellung
Stellen Sie Rechnungen immer direkt nach der erbrachten Leistung, um den Zahlungseingang zu beschleunigen. Nennen Sie dabei einen festen Zahlungszeitraum. Bis zur Fälligkeit sollten Sie überprüfen, ob Sie bereits einen Zahlungseingang verzeichnen können. Damit können Sie kontrollieren, ob Ihre Frist eingehalten wird und ob die Rechnung vollständig beglichen ist. Des weiteren können Sie Ihren Kunden Raten- oder Teilzahlungsoptionen anbieten sowie Preisnachlässe und Skonti gewähren.
Tipp 6: Mahnwesen
Versäumt Ihr Kunde die eingeräumte Zahlungsfrist, sollten Sie Ihren Schuldner zügig an die offene Rechnung erinnern. Sie können Ihrem Kunden im ersten Schritt eine Zahlungserinnerung senden, welche als erste Mahnung gilt. Üblicherweise werden insgesamt 3 Mahnungen versendet, bevor ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet wird. Erfahrungsgemäß bewegen die außergerichtlichen Schritte viele Schuldner bereits zur Zahlung.
5 Anregungen für Ihr Mahnwesen
Vorlagen für die letzte Mahnung finden Sie hier.
Was sind typische Realisierungsquoten im Forderungsmanagement?
Die Realisierungsquote ist die Erfolgsquote, bei der erkennbar ist wieviel Prozent der offenen Forderungen durch ein Inkassobüro erfolgreich und effizient beigetrieben werden können.
Von einer Realisierungsquote von bis zu 90% können wir dank unserer über 35 Jahre langen Erfahrung sprechen. Wir verfolgen dabei immer das Ziel durch einen professionellen und fairen Umgang die beste Lösung für beide Seiten zu finden.
Die Realisierungsquote ist je nach Forderung von verschiedenen Faktoren abhängig. So gilt für die Realisierungsquote eine Abhängigkeit von:
- Dem Alter der Forderung
- Der Forderungshöhe
- Der Branche
- Der Saisonalität (vor allem im Bereich der Gastronomie und Agrar)
- Der Unternehmensgröße des Schuldners
Laut einer Marktstudie des Bundesverbandes deutscher Inkassounternehmen unterscheidet sich der Branchenschnitt der Realisierungsquote teilweise erheblich. Bei Forderungen in der Branche Telekommunikation (rund 38.000 Fälle) kann beispielsweise nach ca. 18 Monaten nach der Übergabe an ein Inkassobüro eine Realisierungsquote von ca. 40% erreicht werden. Bei Forderungen von Versicherern mit 158.00 Fällen hingegen wird eine Quote von ca. 80% erreicht.
Worauf muss ich bei einem externen Dienstleister achten?
Welche Bereiche des Forderungsmanagements kann ich auslagern?
Der Trend geht verstärkt dahin, das Forderungsmanagement an Profis auszulagern – Stichwort: Outsourcing Forderungsmanagement. Die Firmen binden somit keine Mitarbeiter für diesen sehr zeitraubenden Aufgabenbereich ein. Sie können sich somit wieder auf Ihr eigentliches Kerngeschäft konzentrieren.
Viele Unternehmen haben ihr Forderungsmanagement bereits ausgelagert. Wir begleiten Sie als zuverlässiger, leistungsstarker und loyaler Inkassodienstleister vollumfänglich, wenn Sie Ihr Forderungsmanagement auslagern möchten. Was gibt es bei der Auslagerung des Forderungsmanagements zu beachten?
Für das interne Forderungsmanagement ist es sinnvoll, erste Mahnungen selbst zu schreiben. Herausforderungen des Forderungsmanagements können eine mangelhafte Risikoeinschätzung, und hohe offene Forderungssummen, die Unternehmensexistenzen bedrohen, sein. Kleinere Unternehmer und Mittelständler haben vor allem sowohl organisatorisch als auch fachlich häufig Schwierigkeiten, dieser Herausforderung gerecht zu werden. Es ist empfehlenswert, das Forderungsmanagement auszulagern, da für den Gläubiger keine (oder im Forderungsausfall nur geringe) Kosten anfallen.
Für effektives Forderungsmanagement sollten Sie Ihren Kunden also mindestens einmal erinnern (bei B2C Kunden gesetzlich vorgeschrieben, bei B2B gängige Praxis), seine Rechnung zu begleichen. Wenn es dann zu keiner Rechnungstilgung kommt, sollten Sie ein seriöses Inkassounternehmen beauftragen, das Ihr Forderungsmanagement übernimmt. Beim Forderungsmanagement unterstützen wir unsere Kunden mit mehr als 35 Jahren Erfahrung.
Warum sollten Sie Ihre offenen Forderungen an ein Inkassounternehmen übergeben?
Gläubiger nutzen typischerweise aus zwei Hauptgründen Inkasso:
1. Realisierungsquoten: Inkassounternehmen sind die Profis, wenn es um die Realisierung von offenen Forderungen geht. Sie haben qualifiziertes Personal, kennen sich rechtlich sehr gut aus und verfügen oft über langjährige Erfahrung. Deshalb realisieren sie (im Vergleich zu Gläubigern, die das Forderungsmanagement intern betreiben) ihre Forderungen fast immer besser und schneller ein. Die Realisierungsquoten sind somit meist um ein Vielfaches besser.
2. Kosten: Wenn Sie als Gläubiger ihre Forderungen selbst eintreiben, ist dies oft teuer. Spezialisierte Inkassounternehmen haben jedoch deutlich ausgereiftere Arbeitsprozesse und arbeiten somit oft effizienter. Außerdem kann der Gläubiger selbst keine Inkassogebühren berechnen. Die Kosten für ein Inkassounternehmen können jedoch an den Schuldner als Verzugsschaden weitergegeben werden (sog. Verzugsschaden).
3. Kein interner Aufwand: Sie müssen keine wertvolle Zeit auf das Eintreiben von Forderungen verwenden.
Provokant lässt sich sagen, dass die Nutzung von Inkasso fast immer sinnvoller ist als überfällige Forderungen selbst zu bearbeiten. Sie sollten Ihre Kunden selbstverständlich vorher gemäß den marktüblichen Geschäftspraktiken mahnen. Je nach Branche und Kundenart sind es meist 1-3 Mahnungen. Wer Forderungen ohne Vorwarnung an ein Inkassobüro übergibt, riskiert es den Kunden zu verärgern, da dieser die Inkassogebühren tragen muss. Hier finden Sie unsere Anregungen für Ihr Mahnwesen.
Wie finden Sie einen geeigneten Dienstleister für Ihr Forderungsmanagement?
- Die Performance: Verfügt Ihr Inkassodienstleister über eine hohe Realisierungsquote und realisiert einen signifikanten Anteil der Forderungen außergerichtlich?
- Das Vorgehen: Wichtig ist dabei, ob Ihr Dienstleister einen Individualansatz betreibt, ob Ihre Schuldner unnötigerweise bei Auskunfteien gemeldet werden und ob Ihr Inkassopartner eine langfristige Forderungsüberwachung betreibt.
- Die Dienstleistungen: Hat Ihr Dienstleister einen bundesweiten und internationalen Außendienst? Bietet Ihr Dienstleister ein Gläubigerportal und kooperiert mit einer Wirtschaftsauskunftei (z.B. SCHUFA)?
- Die Seriosität: Steht Ihr Dienstleister für wertschätzenden Umgang mit Kunden und ist Mitglied im Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V.?
- Die Referenzen und Branchenexpertise: Verfügt Ihr Dienstleister über weitreichende Erfahrungen und Referenzen in Ihrer Branche und passt sich mit seiner Herangehensweise an die Branche an?
Wie kann mir Germania Inkasso im Forderungsmanagement helfen?
- Hohe Realisierungsquote von bis zu 90% durch unsere Spezialisierung auf B2B-Inkasso und unseren bundesweiten Außendienst
- Ihre Kundenbeziehungen bleiben durch unsere professionelle Herangehensweise erhalten
- Enge Abstimmung mit unseren Kunden – wir verfolgen einen Individualansatz statt Masseninkasso
- Schnelle und zuverlässige Einleitung von außergerichtlichen & gerichtlichen Verfahren: Wir organisieren das Forderungsmanagement professionell
- Starke Entlastung Ihrer Mitarbeiter: Sie können sich wieder auf das Kerngeschäft konzentrieren
In welchen Branchen ist Germania auf das Forderungsmanagement spezialisiert?
Wie stellt Germania den Datenschutz im Forderungsmanagement sicher?
Beim Datenschutz im Forderungsmanagement gibt es einige Punkte zu beachten. Grundsätzlich haben Inkassodienstleister mehrere Ziele:
- Ihre Forderungsausfälle so niedrig wie möglich zu halten
- Unternehmen aus allen Branchen durch die Übernahme des Forderungseinzugs zu entlasten
- Liquidität zu sichern
- Die Kosten für den Schuldner dabei aber möglichst gering zu halten.
Zugleich gilt es, die Justiz zu entlasten, da das außergerichtliche Mahnwesen eine Vielzahl gerichtlicher Mahnverfahren vermeiden kann. Um diese Ziele zu erreichen, dürfen wir Daten verarbeiten, die uns von unseren Mandanten, Auskunfteien, vom Schuldner selbst übermittelt werden, verwenden.
Außerdem dürfen wir Daten verwenden, die wir aus öffentlichen Quellen recherchieren. Wir als Inkassounternehmen verfolgen mit der Verarbeitung personenbezogener Daten die Forderungsdurchsetzung und das Forderungsmanagement.
Bei der Verarbeitung beschränken wir uns auf das nötigste Mindestmaß. Wir wahren die Rechte der Betroffenen und setzen uns intensiv mit den Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung auseinander.