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Zahlungsaufforderung – Alles was Sie wissen müssen

Hier finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um das Thema Zahlung.

  • Was ist eine Zahlungsaufforderung?
  • Wo ist der Unterschied zur Mahnung?
  • Was muss man bei einer Zahlungsaufforderung beachten?

Finden Sie die passende Inkasso-Lösung.

Was trifft am besten auf Sie zu?

Haben Sie eine Einzelforderung oder wiederkehrende Forderungen?

Wie hoch ist die Forderung?

Hat Ihr Schuldner Einwände gegen die Forderung? (z.B. weil die erbrachte Leistung nicht stimmt)

Wurde die Forderung bereits tituliert?

Gegen wen richteten sich Ihre Forderungen?

Wo ist der Schuldner ansässig?

Wie viele Inkasso-Forderungen fallen bei Ihnen typischerweise pro Jahr an?

Wie hoch ist das typische Volumen pro Forderung?

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Zusammenfassung Zahlungsaufforderung

Eine Zahlungsaufforderung – auch Zahlungserinnerung oder Mahnung genannt – wird dann versendet, wenn ein Kunde mit der Zahlung einer Rechnung oder einer offenen Forderung im Verzug ist.

Bei einer Zahlungsaufforderung muss geprüft werden, ob sich der Kunde überhaupt im Verzug befindet und ob alle erforderlichen Inhalte und Elemente einer Zahlungsaufforderung im Schreiben oder im Telefonat erwähnt werden.

Mahnungen, also auch Zahlungsaufforderungen, sind grundsätzlich an keine bestimmte Form gebunden. Es macht also keinen Unterschied, wie Sie Ihre Kunden in Verzug setzen. Sie können Ihren säumigen Schuldner anrufen, eine Mahnung per Mail, oder per Post versenden.

Bleibt die Zahlungsaufforderung erfolglos, können Sie weitere Mahnungen versenden. Falls auch diese nicht zum gewünschten Ergebnis führen, sollten Sie Ihre offene Forderung an ein seriöses Inkassounternehmen übergeben. Ein Inkassounternehmen kann Ihnen dabei helfen, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten, um die offene Forderung zu titulieren.

Inhaltsübersicht

Was ist eine Zahlungsaufforderung?

Eine Zahlungsaufforderung oder Zahlungserinnerung ist eine Mahnung nach § 286 Abs. 1 BGB und somit eine Erinnerung an eine offene Forderung, oder noch nicht beglichene Zahlung.

 

Aus dem Zahlungs- oder Leistungsverzug ergeben sich einige rechtliche Konsequenzen.

Grafik: Die Zahlungsaufforderung Startet Das Mahnverfahren

Wo ist der Unterschied zur Mahnung?

Rein rechtlich gesehen gibt es keine Unterschiede zwischen einer Zahlungsaufforderungen und einer Mahnung. Der Unterschied liegt allein in der Wirkung auf den Empfänger. Ob Sie einem Kunden lieber eine Mahnung oder eine Zahlungsaufforderung schicken möchten, liegt in Ihrem Ermessen. Bei einer Zahlungsaufforderung wird aber größtenteils davon Ausgegangen, dass der Schuldner lediglich vergessen hat, die offene Forderung zu begleichen. Deshalb ist diese im Ton meist sehr höflich formuliert.

Unser Tipp: Achten Sie darauf, dass Sie die Betreffzeile bewusst wählen:

  • Wie wirkt die Betreffzeile auf Ihren Empfänger?
  • Welche Art der Ansprache passt besser zu Ihnen/Ihrem Unternehmen?

Was muss man bei einer Zahlungsaufforderung beachten?

Zahlungsaufforderung sind generell an keine bestimmte Form gebunden. Es macht rechtlich keinen Unterschied, wie Sie Ihre Kunden in Verzug setzen. Der säumige Schuldner kann schriftlich, mündlich oder durch schlüssiges Verhalten dazu auffordert werden, offene Forderungen zu begleichen.

Die schriftliche Zahlungsaufforderung oder Mahnung (per Brief oder Email) hat sich allerdings aufgrund der Beweiskraft eines Schreibens in der Praxis durchgesetzt. Wenn ein Schuldner beispielsweise den Zugang der Mahnung abstreitet, ist der Gläubiger in der Beweispflicht.

Unser Tipp: Achten Sie darauf, dass alle Zahlungsaufforderung die relevanten Angaben eines rechtssicheren Mahnschreibens enthalten. Wir empfehlen Ihnen, in Zahlungsaufforderungen grundsätzlich folgende Angaben zu machen:

  • Name und Anschrift, Firma des Gläubigers und des Schuldners
  • Aktuelles Datum zum Zeitpunkt der Ausstellung der Mahnung
  • Angaben zur Umsatzsteuerpflicht, Steuernummer oder UStID des Gläubigers
  • Titel/Betreffzeile
  • Kunden- und Rechnungsnummer
  • Hinweis auf Zahlungsverzug
  • Zahlungsziel
  • Zahlungsfrist
  • Mahngebühren und Verzugszinsen
  • Ausstehende Summe
  • Ihre Bankverbindung

Sind Ihre Mahnungen korrekt & juristisch unangreifbar? Hier können Sie unsere Checkliste für Mahnungen downloaden:

    Mahnung Muster - Bestandteile Einer Mahnung - Germania Inkasso.

    Vorlagen für Zahlungsaufforderungen

    Zahlungsaufforderungen können unterschiedlich formuliert werden. Dabei sollten Sie beachten, welches Ziel Sie mit Ihrer Erinnerung erreichen möchten. Wenn Ihr Kunde nur erinnert werden soll, empfiehlt sich eine kundenfreundliche Zahlungsaufforderung. Möchten Sie Ihre Ernsthaftigkeit klar zum Ausdruck bringen, sollten Sie Ihren Kunden in einem eindeutigen und unmissverständlichen Ton erinnern.

    Hier finden Sie Vorlagen mit unterschiedlichen Formulierungen für eine Zahlungsaufforderung in Deutsch, Englisch, Spanisch und Französisch. Beachten Sie, dass es sich hierbei um Muster handelt, welche im Einzelfall geändert werden müssen und, dass Zahlungsaufforderungen, die mit Word etc. erstellt wurden nicht GoBD-konform sind.

    Zahlungserinnerung-Germania-Inkasso sanft formuliert

    Sanft formulierte Zahlungsaufforderung

    Mit der Zahlungserinnerung können Sie Ihren Kunden das erste Mal an die ausstehende Zahlung erinnern. Hierbei sollten Sie dem Kunden alle offenen Gesamtbeträge übermitteln. Damit können Sie sicherstellen, dass Ihrem Kunden diese Informationen vorliegen.

    Verwenden Sie hier Formulierungen wie z.B.:

    „Leider haben Sie unsere Rechnung vom TT.MM.JJJJ nicht reagiert. Wir bitten Sie den fälligen Betrag bis spätestens TT.MM.JJJJ an uns zu überweisen. Sollten Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.“

      Zahlungserinnerung-Germania-Inkasso deutlich formuliert

      Deutlich formulierte Zahlungsaufforderung

      Eine weitere Möglichkeit die Zahlungserinnerung zu formulieren ist eine freundliche, aber deutliche Tonalität. Auch in einer deutlichen Tonlage können Sie Ihren Kunden an die ausstehende Zahlung erinnern. Hierbei sollten Sie dem Kunden alle offenen Gesamtbeträge übermitteln.

      Verwenden Sie hier Formulierungen wie z.B.:

      „Sie haben auf unsere Rechnung vom TT.MM.JJJJ nicht reagiert. Die folgenden Beträge sind noch zur Zahlung fällig: XXX €. Wir bitten Sie dringlichst den fälligen Betrag von XXXX € bis spätestens TT.MM.JJJJ an uns zu überweisen. Sofern Sie bereits eine Zahlung getätigt haben, bitten wir Sie, dieses Schreiben als gegenstandslos zu betrachten.“

        Zahlungserinnerung-Germania-Inkasso scharf formuliert

        Scharf formulierte Zahlungsaufforderung

        Eine weitere Möglichkeit eine Zahlungserinnerung zu formulieren ist eine unmissverständliche Formulierung zu wählen. Dem Kunden sollte hierbei der Ernst der Lage klar werden und, dass Sie rechtliche Schritte gegen ihn einleiten werden. Dies ist allerdings sehr unüblich und nur bei Kunden zu verwenden, bei denen schon zum Zeitpunkt der 1. Mahnung fraglich ist, ob sie zahlen.

        Verwenden Sie hier Formulierungen wie z.B.:

        „Bislang haben Sie nicht auf unsere Rechnung reagiert. Daher können wir nun keine Rücksicht mehr auf Sie nehmen. Unser Entschluss lautet dahingehend, dass wir gerichtlich gegen Sie vorgehen werden. Am TT.MM.JJJJ werden wir den Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids beim zuständigen Amtsgericht stellen. Bis zu diesem Termin steht es Ihnen frei, Ihre Verbindlichkeiten zu begleichen und somit den gerichtlichen Mahnbescheid abzuwenden.“

          Zahlungserinnerung-Germania-Inkasso lustig formuliert

          Lustig/Locker formulierte Zahlungsaufforderung

          Eine weitere Möglichkeit eine Zahlungserinnerung zu formulieren ist die lockere Art. Diese wirkt sehr sympathisch und ist im wahrsten Sinne eher eine Erinnerung als eine Mahnung.

          Verwenden Sie hier Formulierungen wie z.B.:

          „… auch wir übersehen manchmal offene Rechnungen wie damals in der Schule als man die Hausaufgaben vergessen hat. Früher musste man kreativ werden (Der Hund hat die Hausaufgaben gefressen.)“

            Zahlungserinnerung-Germania-Inkasso Englisch

            Zahlungsaufforderung - Englisch

            Auch wenn Ihr Kunde im Ausland sitzt, sollten Sie mahnen. Hier haben wir eine englische Version einer Zahlungserinnerung für Sie aufbereitet, mit der Sie dem ausländischen Kunden zu verstehen geben können, dass Sie bei ausbleibender Zahlung rechtliche Schritte gegen ihn einleiten werden.

            Verwenden Sie hier Formulierungen wie z.B.:

            „Unfortunately, you have not responded to our invoice dated DD.MM.YYYY. We kindly ask you to transfer the due amount of XXXX € to us by DD.MM.YYYY at the latest. If you have already made a payment, please consider this letter as irrelevant.“

            Tipp: Inkassounternehmen beauftragen, das auf Auslandsinkasso spezialisiert ist.

              Zahlungserinnerung-Germania-Inkasso Spanisch

              Zahlungsaufforderung - Spanisch

              Auch wenn Ihr Kunde im Ausland sitzt sollten Sie mahnen. Hier haben wir eine spanische Version einer Zahlungserinnerung für Sie aufbereitet, mit der Sie dem ausländischen Kunden zu verstehen geben können, dass Sie bei ausbleibender Zahlung rechtliche Schritte gegen ihn einleiten werden.

              Verwenden Sie hier Formulierungen wie z.B.:

              „Ahora ya no podemos tomarle en cuenta. Nuestra decisión es emprender acciones legales contra usted. El día DD.MM.JJJJ presentaremos una solicitud de citación en rebeldía ante el tribunal de distrito competente. Hasta esa fecha usted es libre de saldar sus deudas y evitar así el requerimiento judicial de pago. Si ya ha efectuado el pago, le rogamos que considere esta carta como irrelevante.“

              Tipp: Inkassounternehmen beauftragen, das auf Auslandsinkasso spezialisiert ist.

                Zahlungserinnerung-Germania-Inkasso Französisch

                Zahlungsaufforderung - Französisch

                Auch wenn Ihr Kunde im Ausland sitzt sollten Sie mahnen. Hier haben wir eine französische Version einer Zahlungserinnerung für Sie aufbereitet, mit der Sie dem ausländischen Kunden zu verstehen geben können, dass Sie bei ausbleibender Zahlung rechtliche Schritte gegen ihn einleiten werden.

                Verwenden Sie hier Formulierungen wie z.B.:

                „Nous ne pouvons désormais plus vous prendre en considération. Nous avons décidé d’engager une action en justice contre vous. Le JJ.MM.JJJ, nous déposerons une demande d’assignation par défaut auprès du tribunal de district compétent. Jusqu’à cette date, vous êtes libre de régler vos dettes et d’éviter ainsi l’injonction de payer du tribunal. Si vous avez déjà effectué un paiement, nous vous prions de considérer cette lettre comme non pertinente. Le saludamos atentamente.“

                Tipp: Inkassounternehmen beauftragen, das auf Auslandsinkasso spezialisiert ist.

                  Wir beantworten gerne all Ihre Fragen zum Thema Zahlungserinnerung und Inkasso und stehen mit unserer Expertise für Sie bereit.
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                  Wann versendet man eine Zahlungsaufforderung?

                  Wenn Sie nach der Rechnungsstellung und der damit verbundenen Zahlungsfrist keinen Zahlungseingang verzeichnen können, sollten Sie eine Zahlungsaufforderung/Mahnung versenden. Bei Nichterfolg können weitere Mahnungen folgen. Da das Mahnen ein gestufter Prozess ist, sollten Sie einige Dinge bezüglich der Formulierung und Fristen beachten.

                  Hier haben wir eine Übersicht für Sie aufbereitet, aus welcher die üblichen Fristen und Formulierungen zum richtigen Mahnen hervorgehen:

                  Grafik über Die Fristen Und Formulierungen Zum Richtigen Mahnen

                  Unser Tipp für Gläubiger: Mahnen Sie Ihren Kunden zügig und machen Sie ihm klar, dass Sie gegebenenfalls rechtliche Schritte einleiten werden. Spätestens nach der zweiten Mahnung empfiehlt es sich, ein seriöses Inkassounternehmen für die Realisierung der offenen Forderung zu engagieren, da diese oft höhere Realisierungsquoten verzeichnen. Dabei kann es Ihren Schuldner erneut mahnen oder das gerichtliche Forderungsmanagement für Sie übernehmen, um die Forderung schnellstmöglich zu realisieren.

                  Jetzt Inkassounternehmen beauftragen

                  Was passiert nach der Zahlungsaufforderung?

                  Wenn ein Kunde nicht zahlt, wird die offene Forderung oftmals vom Gläubiger selbst bearbeitet. Dies beginnt mit dem Versenden von einer Zahlungsaufforderung. Bleibt die Zahlungsaufforderung erfolglos, werden weitere Mahnungen versendet. Falls auch diese nicht zum gewünschten Ergebnis führen, sollten Sie Ihre Forderung an ein seriöses Inkassounternehmen übergeben. Ein Inkassounternehmen kann Ihnen dabei helfen, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten, um die offene Forderung zu titulieren. Das Mahnverfahren beginnt mit der Beantragung eines Mahnbescheids. Wenn bei Ihrem Kunde kein pfändbares Vermögen vorliegt, oder ein Widerspruch des Kunden wahrscheinlich ist, sollte kein gerichtliches Verfahren eingeleitet werden. Das Verfahren wird durch einen Antrag auf einen Mahnbescheid eingeleitet, welcher vom zuständigen Gericht auf Korrektheit überprüft wird. Im Anschluss wird der Mahnbescheid erlassen, dem der Schuldner 2 Wochen lang widersprechen kann. Wiederspricht der Schuldner nicht, erlässt das Gericht nach Antrag des Gläubigers einen Vollstreckungsbescheid, mithilfe dessen er einen vollstreckbaren Titel erlangt. Nach einer erneuten Widerspruchsfrist von 2 Wochen kann der Gläubiger – wenn kein Widerspruch vorliegt – den Titel beispielsweise durch Sach- oder Mobiliar-, Forderungs- oder Zwangsvollstreckung durchsetzen. Für die gerichtlichen Kosten muss der Schuldner aufkommen.

                  In welcher Form muss eine Zahlungsaufforderung versendet werden?

                  Sie müssen eine Zahlungsaufforderung nicht verpflichtend auf Briefpapier verfassen und per Einschreiben versenden. Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften darüber, wie eine Mahnung zu erfolgen hat. Daher können Sie Ihren Kunden sowohl anrufen als auch eine Mahnungen per Email, oder per Postweg versenden. Die Art und Weise liegt in Ihrem Ermessen.

                  Unser Tipp: Falls Sie langjährige Kunden haben, lohnt sich meistens ein Anruf oder eine E-Mail. Dabei kann oftmals eine Lösung gefunden werden. Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihr Schuldner die Zahlung nur übersehen hat, können Sie eine sanft oder lustig formulierte Zahlungsaufforderung versenden. Wenn Ihr Kunde allerdings nicht darauf reagiert, sollten Sie zügig mit dem internen Mahnwesen fortfahren oder ein professionelles Inkassounternehmen beauftragen.

                  Wer kann mich zum Thema Zahlungsaufforderung beraten?

                    Patrick Lingen: Geschäftsführer Germania Inkasso-Dienst GmbH & Co. KG

                    Unsere Mitarbeiter beraten Sie gerne zum Thema Zahlungsaufforderung und helfen Ihnen in einem kostenlosen Beratungsgespräch weiter.

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