Zusammenfassung Mahnung per Mail
Mahnungen können per E-Mail, mündlich, schriftlich und per Fax, oder sogar per WhatsApp/SMS zugestellt werden. Als Gläubiger sollten Sie darauf achten die E-Mail mit einem klaren Betreff (z.B. Mahnung zur Rechnung 12345) und hoher Priorität zu versenden. Für die letzte Mahnung empfiehlt sich immer eine später beweisbare Zustellung, z.B. per Einschreiben.
1. Ist die Mahnung per E-Mail erlaubt?
Mahnungen sind nicht an eine bestimmte Form gebunden (§ 286 BGB), müssen aber vom Schuldner empfangen werden. Daher kann die Mahnung per E-Mail, mündlich, schriftlich und per Fax oder sogar per WhatsApp/ SMS zugestellt werden. Aufgrund der besseren Beweislage wird jedoch meist eine Schriftform (Brief und E-Mail) verwendet.
Die erste Mahnung ist rein rechtlich bei Endkunden notwendig, um den Schuldner in Verzug zusetzen. Ansonsten sind Mahnungen, egal ob per Mail, SMS oder WhatsApp, ein freiwilliger Versuch des Gläubigers, seine Schuldner an die Forderung zu erinnern und zur Zahlung zu bewegen.
2. Was sind die Vor- und Nachteile von Mahnungen per E-Mail?
Mahnungen per E-Mail sind leichter zu übersehen als reguläre Mahnungen per Post. Als Gläubiger sollten Sie darauf achten die E-Mails mit einem klaren Betreff (z.B. Mahnung zur Rechnung 12345) und hoher Priorität zu versenden.
Wenn Sie Ihre Mahnung per E-Mail versenden, kann es im Streitfall ggfs. schwierig werden, den Nachweis des Empfangs beim Schuldner erbringen zu können. Schließlich kann Ihr Kunde behaupten, er habe die Mahnung per E-Mail nicht erhalten oder diese ist tatsächlich z.B. im Spam-Filter gelandet. Wenn Sie Kosten und Aufwand sparen wollen können Sie also eine Mahnung auch per E-Mail versenden. Jedoch sollten Sie dies, wenn überhaupt, nur mit einer Zahlungserinnerung oder mit der 2. Mahnung tun. Für die letzte Mahnung empfiehlt sich immer eine später beweisbare Zustellung, z.B. per Einschreiben.
3. Wie sollte man auf Mahnungen per E-Mail reagieren?
Als Schuldner sollte man Mahnungen per E-Mail genauso wie auf Mahnungen per Post reagieren. Man sollte diese nicht ignorieren, sondern zuerst auf ihre Rechtmäßigkeit prüfen. Das heißt, haben Sie in letzter Zeit etwas bestellt oder haben Sie eine Dienstleistung in Anspruch genommen und wurde diese noch nicht beglichen?
Falls dies der Fall ist, sollte man den Gläubiger kontaktieren. Auch wenn man ggfs. aktuell nicht zahlen kann, lohnt es sich eine gemeinsame Lösung mit dem Gläubiger, wie z.B. eine Ratenzahlungsvereinbarung, zu finden.
Falls dies nicht der Fall ist, ist die Rechnung unbegründet. Dann macht es Sinn, das Unternehmen zu kontaktieren und den Irrtum aufzuklären. Möglicherweise liegt nur ein Fehler der Buchhaltung vor. Bleibt das Unternehmen allerdings beharrlich bei der Forderung, sollten Sie die unbegründete Rechnung zurückweisen und den (angeblichen) Vertragsschluss vorsorglich widerrufen. Die Erklärung sollten Sie schriftlich und am besten per Einschreiben abschicken. So haben Sie später einen Beweis darüber, sollte das Unternehmen den Eingang Ihres Schreibens bestreiten.
4. Was sollte in einer E-Mail-Mahnung enthalten sein?
Eine E-Mail-Mahnung sollte die gleichen Bestandteile wie eine reguläre Mahnung per Brief enthalten.
Andersherum gelten auch bestimmte Fristen bis zu denen spätestens fakturiert sein muss. Dies schützt Schuldner vor Forderungen, mit denen sie gar nicht mehr gerechnet hätten und stellt die ordnungsgemäße Abführung der Umsatzsteuer sicher.
| Bestandteil | Beschreibung | |
| 1 | Name, Anschrift, Firma des Gläubigers und des Schuldners | Die jeweiligen Anschriften und Ansprechpartner sollten klar sein, damit eine Eindeutigkeit gewährt ist und die Mahnung den richtigen Adressaten findet. |
| 2 | Aktuelles Datum zum Zeitpunkt der Ausstellung der Mahnung | Dient der Protokollierung und stellt klar, dass die Mahnung nach der Fälligkeit erstellt wurde. |
| 3 | Angaben zur Umsatzsteuerpflicht, Steuernummer oder UStID des Gläubigers | Die Umsatzsteuer-ID kann (je nach Geschäftsart) rechtlich erforderlich sein. |
| 4 | Titel | Eine groß geschriebene Überschrift mit “Mahnung” oder „Zahlungserinnerung“ sollte verwendet werden, damit der Kunde auf den ersten Blick die Dringlichkeit des Dokuments einschätzen kann. |
| 5 | Nummer der Ausgangsrechnung | Mit der Nummer der Originalrechnung kann der säumige Schuldner die Mahnung besser zuordnen. |
| 6 | Hinweis auf Zahlungsverzug | Höflicher Hinweis darauf, dass die Forderung bisher noch nicht beglichen wurde. |
| 7 | Ursprüngliches Zahlungsziel | Datum, bis wann die Originalrechnung eigentlich hätte beglichen werden sollen. |
| 8 | Frist | Setzten Sie eine Frist, bis wann die Rechnung beglichen werden soll. |
| 9 | Mahngebühren und Verzugszinsen | Sie können selbst entscheiden, ob Sie bereits am ersten Verzugstag Gebühren und Zinsen fordern – der Anspruch darauf besteht, sobald der Kunde in Zahlungsverzug gerät. In der Praxis werden Mahngebühren und Zinsen meist ab der zweiten oder dritten Mahnung erhoben. |
| 10 | Ausstehende Summe | Sie listen die Originalsumme, evtl. Gebühren und Zinsen sowie die daraus resultierende Gesamtsumme auf. |
| 11 | Bankverbindung des Gläubigers | Der Schuldner muss wissen, wohin er die Zahlung überweisen soll. |
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5. Wo erfahre ich mehr zu Mahnungen generell?
Wir haben einen sehr ausführlichen Artikel zum Thema Mahnung hier erstellt. Als Schuldner helfen Ihnen auch Anlaufstellen wie die Verbraucherzentrale oder das Verbraucherportal des Bundesjustizministeriums.
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