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Vorkasse – alles was Sie wissen müssen

Hier finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um das Thema Vorkasse.

  • Wie funktioniert Vorkasse?
  • Was sind die Vor- und Nachteile der Vorkasse für Verkäufer?
  • Worauf muss ich als Käufer achten?

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Zusammenfassung Vorkasse

Die Vorkasse, auch Vorauskasse oder Vorauszahlung genannt, ist eine Zahlungsart, bei welcher der Käufer den Rechnungsbetrag an den Verkäufer bezahlt, bevor dieser die Ware versendet oder die Dienstleistung erbringt. Somit minimiert der Verkäufer sein finanzielles Risiko, da er erst leistet, wenn die Zahlung auch erfolgt ist. Durch den Kaufpreis erhält der Verkäufer die Möglichkeit, die für die Erbringung der Leistung notwendigen Bestandteile zu bezahlen. Oft bringen andere Zahlungsarten, insb. Kreditkarten, hohe Gebühren mit sich. Dagegen kann Vorkasse die kostengünstiger Variante sein.

Inhaltsübersicht

1. Was bedeutet Vorkasse?

Die Vorkasse ist eine Zahlungsart, bei welcher der Käufer den Rechnungsbetrag an den Verkäufer bezahlt, bevor dieser die Ware versendet oder die Dienstleistung erbringt. Die Zahlung erfolgt meist per Überweisung. Der Verkäufer minimiert durch die Vorkasse sein finanzielles Risiko. Der Käufer hingegen trägt das Risiko der Nichtleistung durch den Verkäufer.

Dieses Vorgehen ist heutzutage vor allem bei Käufen im Internet oder Versandhandel üblich. Aber auch im B2B wird diese Zahlungsart oft bei neuen Geschäftsbeziehungen verwendet, wenn der Käufer noch keine Gelegenheit hatte, seine Bonität gegenüber dem Verkäufer unter Beweis zu stellen. Auch bei notorischen „Schlechtzahlern“, die öfters verspätet zahlen, greifen manchen Unternehmen zur Vorkasse, um sich abzusichern.

Rechtlich gesehen hebelt die Vorkasse die gemäß §433 BGB vorgesehene Zahlung Zug um Zug aus.

Ablauf Vorkasse - Germania Inkasso

2. Wie funktioniert die Zahlung per Vorkasse?

Die Vorkasse folgt einem einfachen Ablauf, der hier in vier Schritten dargestellt ist:

  • Schritt 1: Der Käufer tätigt die Bestellung
  • Schritt 2: Die Bestellung wird vom Verkäufer bestätigt und eine Rechnung versendet (oft per E-Mail)
  • Schritt 3: Der Käufer leistet die Zahlung. Dies erfolgt meist per Überweisung (z.B. beim Online-Shop) aber auch manchmal in bar (z.B. beim Schneider). Meist dauert es 1-3 Tage bis die Überweisung vollzogen ist.
  • Schritt 4: Nachdem der Verkäufer den Zahlungseingang erfasst hat, erhält der Käufer meist eine Zahlungsbestätigung. Dann beginnt der Verkäufer die Leistung zu erbringen. Dies kann ein Versand einer Ware (z.B. im E-Commerce) sein, oder die Erbringung einer Dienstleistung (z.B. die Anpassung eines Kleides beim Schneider).

3. Was sind die Vor- und Nachteile der Vorkasse?

Vorteile

  • Schutz vor Zahlungsausfall: Der Verkäufer hat kein Risiko mehr, da er erst leistet, wenn die Zahlung auch erfolgt ist.
  • Weniger Aufwand für das Forderungsmanagement: Der Verkäufer hat keinen Aufwand mehr dafür nicht zahlende Kunden zu mahnen.
  • Vorfinanzierung der Leistung: Der Verkäufer erhält durch den Kaufpreis die Möglichkeit, die für die Erbringung der Leistung notwendigen Bestandteile zu bezahlen. Beispielsweise kann der Malermeister die Löhne seiner Mitarbeiter zahlen, während diese noch die bereits bezahlten Malerarbeiten ausführen.
  • Geringere Gebühren: Oft bringen andere Zahlungsarten, insb. Kreditkarten, hohe Gebühren mit sich. Dagegen kann Vorkasse die kostengünstiger Variante sein.

Nachteile

  • Potenzielle Umsatzeinbußen: Durch die zusätzliche Aufwandsschwelle eine Überweisung zu tätigen führt die Vorauskasse insbesondere bei Endkunden dazu, dass diese den Kauf abbrechen. Im B2B ist es oft die Vorfinanzierung des Kaufes, die den Käufer davon abhält sich für einen Anbieter mit Vorkasse zu entscheiden. Des Weiteren benötigen Kunden gegenüber dem Verkäufer hohes Vertrauen und müssen sich darauf verlassen, dass sie nach Zahlung auch ihre Ware erhalten.
  • Höherer administrativer Aufwand: Um Zahlungseingänge stets tagesaktuell zu kontrollieren wird personeller Aufwand benötigt. Insbesondere bei Fehlüberweisungen, z.B., wenn zu wenig überwiesen worden ist, muss der Kunde durch den Service informiert werden.
Grafik Vor- Und Nachteile Der Vorkasse
Wir beantworten gerne all Ihre Fragen zum Thema Inkasso und stehen mit unserer Expertise für Sie bereit.
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4. Was sind Alternativen zur Vorkasse?

Als sehr nahe Alternative für die Vorauskasse ist die Sofortüberweisung zu nennen. Die Sofortüberweisung kann man auch als eine Art von Weiterentwicklung von Vorkasse sehen. Dazu benötigt der Kunde Online-Banking. Bei der Sofortüberweisung bekommt der Händler im Gegensatz zur klassischen Vorkasse eine sofortige Benachrichtigung in Form einer Zahlungsbestätigung und kann die Ware direkt versenden.

Ansonsten gibt es eine breite Auswahl weiterer Zahlungsarten (Kreditkarte, Rechnungskauf, Klarna, Paypal, Barzahlung bei Abholung, etc.)

5. Welche Arten von Vorkasse gibt es?

    Art der Vorkasse     Beschreibung
Gesetzlich zulässige Vorkasse Die gesetzlich zulässige Vorkasse ist hauptsächlich bei Urlaubsreisen zu finden. Hierbei darf der Reiseveranstalter auf Zahlung per Vorkasse bestehen, aber es ist eine Vorlage von einem gesetzlichen Reisesicherungsschein notwendig. In diesem Fall darf die Vorkasse bis zu 20 Prozent betragen. Außerdem ist die gesetzlich zulässige Vorkasse auch beim Anwalt zu finden. Dieser ist ebenfalls berechtigt, Vorkasse zu verlangen.
Vertraglich vorgesehene Vorkasse Die vertraglich vorgesehene Vorkasse ist überwiegend bei Online-Shops oder bei einem Kauf im Internet zu finden. Diese Form ist vor allem für Neukunden oft die einzige Zahlungsform. Hierbei wird erst nach Eingang der vertraglich vorgesehenen Vorkasse wird die bestellte Ware versandfertig gemacht. Bei Prepaid-Handys wird eine weitere Form der vertraglich vorgesehenen Vorkasse verwendet. Der Kunde muss seine Karte erst entsprechend aufladen.
Vorkasse im Außenhandel Eine weitere Form ist die Vorkasse im Außenhandel. Hierbei verpflichtet sich der Käufer, in diesem Fall der Importeur, die Ware ganz oder als Anzahlung an den Exporteur zu bezahlen. Diese Vorkasse wird dann nötig, wenn der Exporteur das Geld zur Herstellung der Ware braucht. Um sich als Importeur abzusichern, kann im Gegenzug zur Vorkasse eine Anzahlungsgarantie durch eine Bank verlangt werden.

6. Wie sicher ist die Vorkasse für Käufer?

Die Vorkasse birgt ein Betrugspotenzial für Käufer. Opfer von Betrügern bezahlen meist per Vorkasse, erhalten die bestellten Produkte aber nie. Die einfache Regel beim Kauf im Internet: Wenn möglich nicht per Vorkasse zahlen. Beim Kauf per Lastschrift kann man sich das überwiesene Geld zurückholen, wenn die Ware nicht ankommt oder nicht wie versprochen beschaffen ist.

Anders verhält es sich bei sehr individuellen Aufträgen oder Service-Dienstleistungen, die vorfinanziert werden. Nehmen Sie einen Schneider als Beispiel, der einen handgenähtes Kleid fertigen soll. Durch das hohe Risiko auf der Ware sitzen zu bleiben, ist es bei so einem Fall üblich Vorkasse oder zumindest eine Anzahlung von der Käuferin zu verlangen. Im Einzelfall gilt es daher für den Käufer abzuwägen, wie hoch das Risiko ist, dass der Verkäufer nicht leistet. Folgende Fragen sollte man sich stellen:

  • Habe ich Vertrauen in den Verkäufer?
  • Hat der Verkäufer entsprechende Referenzen und ist schon länger am Markt?
  • Gibt es ein Risiko, dass der Verkäufer in die Insolvenz geht, während ich auf den Kaufgegenstand warte?
  • Wie hoch ist das Risiko, dass ich die Qualität des Produktes oder der Dienstleistung beanstande?

Nur wenn Sie diese Kernbestandteile auf einer Faktur ausgewiesen haben, wird die Fakturierung vom Gesetzgeber als ordnungsgemäß bewertet.

Unser Tipp: Für eine schnelle Zahlung der Rechnung empfiehlt sich bei der Fakturierung die Leistungen besonders genau anzugeben, damit keine Rückfragen oder Widersprüche beim Kunden ausgelöst werden.

7. Wo finde ich weitere Informationen zum Thema Vorkasse?

  • Die Verbraucherzentrale hat die Vor- und Nachteile verschiedener Bezahlarten aufgelistet und erklärt worauf Sie achten sollten (Link).
  • Das Verbraucherportal Baden-Württemberg klärt über die Handlungsmöglichkeiten bei Insolvenz eines Händlers auf, wenn man schon eine Vorauszahlung geleistet hat (Link).
  • Das Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik thematisiert, welche Bezahlmethode die sicherste ist (Link).
  • Die Verbraucherzentrale schreibt was Sie als Opfer von Internet-Betrug per Vorauskasse tun können (Link).

8. Was passiert, wenn ein Kunde per Vorkasse nicht bezahlt?

Wenn der Kunde die Zahlung im Rahmen der Vorkasse nicht leistet, kann der Verkäufer vom Kaufvertrag zurücktreten. Meist entsteht dadurch kein oder ein nur sehr limitierter Schaden. Jedoch hat der Verkäufer auch das Recht darauf, den Kaufvertrag aufrecht zu erhalten und den Kunden zur Zahlung aufzufordern.

Empfehlenswert ist es daher, zunächst den Verzug durch eine schriftliche Mahnung herbeizuführen. Dies ist notwendig, weil ein sofortiger Rücktritt nur in Ausnahmefällen möglich ist. Regelmäßig setzt er gemäß §323 Abs. 1 BGB jedoch den Ablauf einer zuvor gesetzten angemessenen Nachfrist voraus.

Wenn Sie den Schuldner in Verzug setzen, gehen damit einige Rechte einher, wie z.B. Verzugszinsen, Mahngebühren und der vorher besprochene Rücktritt. Ebenso können Sie die Forderung an ein Inkassounternehmen geben, das sich um die Realisierung kümmert.

Hier finden Sie ein Muster für ein Mahnschreiben bei Vorkasse und ein für eine Rücktrittserklärung bei Vorkasse.

8.1 Vorlage: Mahnschreiben bei Vorkasse

Veranlasst der vorzahlungspflichtige Käufer ausstehende Zahlung nicht, sollte spätestens eine verzugsauslösende Mahnung bzw. Zahlungserinnerung ergehen.

Zahlungserinnerung-Germania-Inkasso Lustig Formuliert

    8.2 Rücktrittserklärung bei Vorkasse während des Verzugs

    Durch die oben beschriebene Mahnung wird der Käufer in Verzug gesetzt. Dadurch muss er sich ab dem Zeitpunkt des Zugangs auf Ansprüche auf Erstattung von Verzugszinsen und den Ersatz von Verzögerungsschäden gefasst machen. Gleichzeitig enthält die Mahnung die für ein Rücktrittsrecht notwendige Fristsetzung. Gerichtliche Schritte können angedroht werden.

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      Dominik Knoblich: Geschäftsführer Germania Inkasso-Dienst GmbH & Co. KG

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