Zusammenfassung Debitorenkonto
Das Debitorenkonto ist ein wichtiger Bestandteil der Debitorenbuchhaltung und wird für einen Debitor (Schuldner) erstellt.
- Das Debitorenkonto umfasst die offenen Forderungen und Zahlungseingänge eines Debitors.
- Debitorenkonten werden unterschieden zwischen Einzeldebitoren und Sammeldebitoren oder Debitorengruppen.
- Mittels Debitorenkonten kann ein Unternehmen sagen, welche Waren bereits erhalten wurden und welche Rechnungen noch ausstehen.
Was ist ein Debitorenkonto?
Welche Arten von Debitorenkonten gibt es?
Bei Debitorenkonten unterscheidet man zwischen Einzel- und Sammeldebitoren bzw. Debitorengruppen.
Einzeldebitor
Einzelkonten werden für Kunden eingerichtet, bei denen sich aktuell oder zukünftig vermutlich mehrere Rechnungen ansammeln. Die gesetzliche Grundlage hierfür liegt in § 355 Handelsgesetzbuch (HGB). Ebenso muss ein eigenes Debitorenkonto auch angelegt werden, wenn damit gerechnet wird, dass es zu einem Mahnverfahren kommt. Folglich arbeiten Unternehmen im B2B Industrien, wie dem Maschinenbau, meist mit Einzeldebitorenkonten.
Um die Forderungen per Lastschrift einziehen oder anmahnen zu können, müssen in dem Konto auch die Bankverbindung des Geschäftspartners und das Mahnverfahren hinterlegt werden. Als Bezeichnung trägt das Konto den Namen des Geschäftspartners (z.B. Mustermann GmbH).
Sammeldebitor oder Debitorengruppen
Für Zahlungspflichtige, von denen nur einmalig oder selten Geld empfangen wird, ist es nicht notwendig ein eigenes Debitorenkonto anzulegen. Dies würde nur den Kontenrahmen unnötig vergrößern ohne dass ein Zugewinn ab Übersichtlichkeit geschaffen wird.
Deshalb legt man Gruppen an, zu denen sich solche Einmalkunden aggregieren lassen. Oft nimmt man Buchstaben des Alphabets, um darüber Zahlungen von kleinen Geschäftspartnern zu erfassen, deren Name mit diesem Buchstaben beginnt. Die Bezeichnung lautet dann „A-Diverse“, „B-Diverse“ usw.
Manche Unternehmen bilden aber auch logische Gruppen, z.B. auf Basis von der Art der Geschäftsbeziehung (z.B. „Laufkundschaft“ oder „Kleinstkunden“). Teilweise wird in solchen Fällen auch ein externes Programm oder eine Registrierkasse eingesetzt, wo die Einzelverbuchung in diesen Programmen erfolgt und lediglich die Tagessummen in den Debitor übernommen werden.
Große Firmen wie Telefongesellschaften, Versicherungen etc. arbeiten im B2C ausschließlich mit Sammeldebitoren und lagern das Forderungsmanagement in externe Programme aus. Dies verhindert eine Überforderung der Buchhaltung.
Wieso sind Debitorenkonten wichtig für das Forderungsmanagement?
Eine passende Struktur von Debitorenkonten hilft der Organisation der Buchhaltung und trägt zu einem straffen Mahnwesen bei. Mit der geeigneten Buchhaltungs-Software lassen sich Stammdaten wie Rechnungsadresse, Zahlungskonditionen, Zahlungsziele und weitere Informationen für verschieden Debitoren hinterlegen.
Sind alle Informationen zu den jeweiligen Debitoren sauber hinterlegt, kann eine automatisierte Steuerung des Forderungsmanagements und insb. von Mahnläufen stattfinden. Dies ermöglicht u.a. folgende Vorteile:
- Automatische Zuordnung von Zahlungen
- Versand von Mahnungen direkt am ersten Tag nach Fälligkeit
- Überwachung von Ratenvereinbarungen und Zahlungsplänen
- Automatisierte Übergabe an Inkassounternehmen
- Software gestützte Cashflow-Prognosen
Die aufgelisteten Vorteile verdeutlichen, dass es sich lohnt eine gut konzipierte Struktur von Debitorenkonten anzulegen und Stammdaten zu pflegen, um effektives Forderungsmanagement zu betreiben.
Wie wird auf Debitorenkonten in DATEV gebucht?
Aufgrund der Verbreitung von DATEV bei vielen unserer Kunden haben wir hier eine Erläuterung von Buchungsvorgängen auf DATEV aufbereitet.
Grundsätzliches zu Debitorenkonten in DATEV
Forderungen aus Lieferungen und Leistungen werden im Standardkontenrahmen (SKR) 04 auf dem Sachkonto 1200 und im SKR03 auf dem Sachkonto 1400 ausgewiesen. Dieses Konto verrechnet die Salden aller Debitorenkonten automatisch und kann daher nicht direkt bebucht werden. Es besteht sogar eine Buchungssperre. Sobald Buchungen auf den Nebenkonten (hier Debitorenkonten) erfolgen, werden die Hauptkonten automatisch vom Buchhaltungsprogramm bebucht.
Die Kundenkonten (Debitoren) haben bei der DATEV den Kontonummernbereich von 10000 bis 69999. Dieser Bereich liegt außerhalb des Sachkontenrahmens.
Unterschiede in den Buchungssätzen können sich durch den anzuwendenden Steuersatz (19% bzw. 7%) oder die Rechnungsanschrift des Kunden (Deutschland, übriges Gemeinschaftsgebiet, Drittland) ergeben.
Beispiel zur Buchung in Deutschland (Umsatzsteuersatz 19%)
Sie verkaufen für 10.000 € plus 19% Umsatzsteuer Waren an den Kunden Meier (Debitor 10001) auf ein Zahlungsziel von 14 Tagen.
Grundsätzliche Vorgänge:
- Der Verkauf von Waren erzeugt Umsatzerlöse. Umsatzerlöse sind Erträge. Wir haben es also mit Bestandskonten und Erfolgskonten zu tun.
- Der Verkauf erfolgt auf Zahlungsziel. Wir haben also Forderungen.
- Der Vorgang ist umsatzsteuerpflichtig. Die Umsatzsteuer beim Verkauf stellt eine Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt dar.
Regeln zur Erstellung eines Buchungssatzes
- Frage: Welche Konten beeinflusst der Geschäftsvorfall?
Antwort: Forderungen, Umsatzerlöse und Umsatzsteuer - Frage: Was für Konten sind das?
Antwort: Umsatzerlöse ist ein Ertragskonto (Erfolgskonto), Forderungen ist ein aktives Bestandskonto (gebucht wird aber auf einem Personenkonto), Umsatzsteuer ist ein passives Bestandskonto - Frage: Liegt auf dem entsprechenden Konto eine Mehrung oder eine Minderung vor?
Antwort: Auf allen 3 Konten liegt eine Mehrung vor. - Frage: Auf welcher Seite des Kontos (Soll oder Haben) ist zu buchen?
Antwort: Auf dem Personenkonto (Forderungen) wird im Soll gebucht. Auf den anderen beiden Konten im Haben.
Buchung im SKR04
Der Buchungssatz: Debitor 10001 an Sachkonto 4400 (Erlöse 19% USt) 11.900 €
Das Umsatzsteuerkonto wird automatisch angesprochen.
Antwort: Auf dem Personenkonto (Forderungen) wird im Soll gebucht. Auf den anderen beiden Konten im Haben.
| Soll | Haben | ||
| Debitor 10001 | 11.900 € | Sachkonto 4400 (Erlöse 19% USt) | 10.000 € |
| Sachkonto 3806 (Umsatzsteuer 19%) | 1900 € | ||
Das Sachkonto 1200 (Forderungen aus Lieferungen und Leistungen) wird automatisch vom Buchhaltungsprogramm bebucht.
Buchung im SKR03
Der Buchungssatz: Debitor 10001 an Sachkonto 4400 (Erlöse 19% USt) 11.900 €
Das Umsatzsteuerkonto wird automatisch angesprochen.
Antwort: Auf dem Personenkonto (Forderungen) wird im Soll gebucht. Auf den anderen beiden Konten im Haben.
Der Buchungssatz: Debitor 10001 an Sachkonto 8400 (Erlöse 19% USt) 1.190 €
Das Umsatzsteuerkonto wird automatisch angesprochen.
| Soll | Haben | ||
| Debitor 10001 | 11.900 € | Sachkonto 8400 (Erlöse 19% USt) | 10.000 € |
| Sachkonto 1776 (Umsatzsteuer 19%) | 1900 € |
Das Sachkonto 1400 (Forderungen aus Lieferungen und Leistungen) wird automatisch vom Buchhaltungsprogramm bebucht.
Was sind kreditorische Debitoren?
Der spezielle Fall „Kreditorischer Debitor“ tritt ein, wenn Debitorenkonten zum Bilanzstichtag einen Habensaldo aufweisen. Sie müssen in der Bilanz gesondert unter „Sonstige Verbindlichkeiten“ ausgewiesen werden. Dies geschieht z. B. wenn ein Kunde eine Rechnung für eine Leistung bezahlt hat, aber nachträglich aufgrund einer Reklamation vom liefernden Unternehmen den Rechnungsbetrag zurückerhält. Dieses Geld darf nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) nicht mit anderen offenen Posten verrechnet werden, sondern muss separat ausgewiesen werden. Dies besagt das „Saldierungsverbot“ nach §246 HGB.
Disclaimer:
Bitte beachten Sie, dass die Inhalte dieser Seite dem unverbindlichen Informationszweck dienen und eine Rechtsberatung, die auf Ihre individuelle Situation eingeht, nicht ersetzen soll. Wir übernehmen keine Gewähr auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität des Inhalts.
Jetzt zum Thema Debitorenbuchhaltung beraten lassen!
Unsere Experten kontaktieren Sie innerhalb kürzester Zeit und beraten Sie vollkommen unverbindlich. Zusammen erarbeiten wir die passende Lösung für Ihre Debitorenbuchhaltung und aktuell offenen Rechnungen.
Unsere Mitarbeiter beraten Sie gerne zum Thema Debitorenbuchhaltung und helfen Ihnen in einem kostenlosen Beratungsgespräch weiter.