Zusammenfassung Debitorenbuchhaltung
Die Debitorenbuchhaltung ist ein wesentliches Teilgebiet der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens. Sie beschäftigt sich mit der Organisation und Verwaltung von offenen Forderungen gegenüber Debitoren (Kunden) eines Unternehmens. Hauptsächlich entstehen diese offenen Forderungen nach einer erbrachten Lieferung oder Leistung.
- Bei der Debitorenbuchhaltung werden alle Geschäftsvorfälle erfasst, welche die Debitoren eines Unternehmens betreffen.
- Mit der Debitorenbuchhaltung werden alle offenen Rechnungen strukturiert.
- Die Debitorenbuchhaltung wird in zwei Aufgabenbereiche gegliedert:
- Forderungsmanagement
- Informationsmanagement
- Die aus der Debitorenbuchhaltung resultierenden Informationen sind bezüglich der eigenen Liquidität und weiteren geschäftlichen Beziehungen mit dem jeweiligen Debitor von großer Bedeutung.
Was versteht man unter Debitorenbuchhaltung?
Die Debitorenbuchhaltung ist ein Teil der Finanzbuchhaltung. Sie beschäftigt sich mit der Erfassung und Verwaltung von Forderungen, welche ein Unternehmen an seine Kunden stellt, nachdem Waren geliefert oder Dienstleistungen erbracht worden sind. Die Debitorenbuchhaltung erfasst alle Forderungen systematisch und wertet diese aus.
Auf diese Weise ist gewährleistet, dass der Betrieb stets den Überblick über seine offenen Posten behält. Dies ist von entscheidender Bedeutung für die Liquidität eines Unternehmens. Jede Forderung bleibt in der Debitorenbuchhaltung so lange als offener Posten bestehen, bis der Zahlungsausgleich durch Überweisung, Lastschrift oder einen anderen Geldtransfer erfolgt.
Aus dem Zahlungs- oder Leistungsverzug ergeben sich einige rechtliche Konsequenzen.
Welche Aufgaben hat die Debitorenbuchhaltung?
Die Debitorenbuchhaltung lässt sich in zwei wesentliche Aufgabenbereiche unterteilen: Das Informationsmanagement und Forderungsmanagement (Lastschriften, Mahnwesen, etc.) und das (Stammdatenpflege, Bonitätsauskünfte, etc.).
Forderungsmanagement
- Vertragsgestaltung
- Rechnungserstellung
- Zahlungsabwicklung
- Mahnwesen
- Überwachung des Zahlungseingangs
- Bearbeitung von Gutschriften
Informationsmanagement
- Stammdatenpflege, u.a.
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- Rechnungs- und Lieferadresse
- Konditionen
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummern
- Handelsregisterauszug
- Bonitätsauskünfte bzw. Überwachung der Bonitätsentwicklung
- Leistungserfassung
Für jeden Neukunden wird beim ersten Auftrag ein Debitorenkonto angelegt. Dessen Saldo fließt in den Bilanzposten „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ ein.
Wieso ist eine effektive Debitorenbuchhaltung wichtig?
Grund 1: Liquidität
Als Unternehmen müssen garantieren, dass stets eine ausreichende Liquidität vorhanden ist. Wichtiger Bestandteiler der Liquiditätsplanung und -erhaltung ist ein effektives Forderungsmanagement. Denn nur wenn die Verantwortlichen wissen, wann, in welcher Höhe und mit welcher Wahrscheinlichkeit (Ausfallquote) Rechnungen beglichen werden, können sie Material oder Waren einkaufen, Gehälter zahlen oder Investitionen seriös planen.
Besonders bei langfristig ausstehenden Forderungen kann durch entstehende Steuern eine hohe Liquiditätslücke entstehen. Erlöse, welche mit den i. d. R. dazu gehörenden Umsatzsteuern Grundlage der entstandenen Forderungen sind, beinhalten meist steuerpflichtige Gewinne. Solange Forderungen noch nicht bezahlt worden sind, muss ein Unternehmen sowohl die Umsatzsteuer als auch voraussichtlich anfallenden Ertragssteuern vorfinanzieren. Dies bindet Eigenkapital oder macht eine Fremdfinanzierung mit Zinsaufwendungen erforderlich. Aus der Sicht der Liquidität sind dies Gründe dafür, dass sich vermeidbare Forderungsbestände negativ auf das Unternehmensergebnis auswirken. Eine zeitnahe Realisierung der Forderungen durch die Debitorenbuchhaltung ist daher für Unternehmen häufig sehr wichtig.
Grund 2: Profitabilität
Wenn Forderungen tatsächlich ausfallen, müssen Unternehmen abschreiben. Die dadurch entstehenden Verluste können die Gewinnmarge leicht um 1-2% Prozentpunkte fallen lassen. Will man die gleiche Profitabilität erhalten, muss man die Preise der anderen Kunden um 1-2% erhöhen. So werden Ihre guten zahlenden Kunden indirekt durch nichtzahlende Kunden in Mitleidenschaft gezogen. Deshalb sollte man bei Kunden mit fraglicher Bonität zügig handeln und Forderungen schnell an Inkassounternehmen übergeben. Diese sind durch jahrelange Erfahrung und Spezialisierung oft noch erfolgreich dabei Forderungen zu realisieren, bei denen das unternehmensinterne Mahnwesen nicht mehr erfolgreich war.
Grund 3: Kundenbeziehungen
Gelegentlich haben Kunden für sich in der Überziehung von Zahlungszielen eine einfache und kostenlose Form der Finanzierung entdeckt. In einigen Branchen wird dies geduldet, um eine Kundenbindung zu erreichen. In anderen Branchen wird es aufgrund einer schlechten Verhandlungsposition hingenommen. Andere Kunden sind notorisch unorganisiert oder haben tatsächlich Liquiditätsprobleme.
Als Gläubiger ist es dann ein Spagat zwischen Realisierung der Forderung und Erhaltung einer positiven Kundenbeziehung. Eine effektive Debitorenbuchhaltung kann durch Professionalität dafür sorgen, dass Forderungen realisiert werden, ohne das Kunden verärgert werden. Ein Beispiel dafür ist die Formulierung von Mahnschreiben. Mit einer sehr freundlich oder sogar lustig formulierten Zahlungserinnerung kann man durchaus Kunden trotz des unangenehmen Themas für sich begeistern.
Hier ein Beispiel einer lustig/ locker formulierten Zahlungserinnerung:
Lustig/Locker formulierte Zahlungsaufforderung
Verwenden Sie hier Formulierungen wie z.B.:
“… auch wir übersehen manchmal offene Rechnungen wie damals in der Schule als man die Hausaufgaben vergessen hat. Früher musste man kreativ werden (Der Hund hat die Hausaufgaben gefressen.)”
Welche Kennzahlen sind in der Debitorenbuchhaltung wichtig?
Wer seine Debitorenbuchhaltung optimieren und steuern möchte, sollte diese anhand klarer Kennziffern messen. Folgende Kennzahlen können Ihnen helfen:
Ergebniskennzahlen
- Höhe der offenen Forderungen – Absolute Höhe der offenen Forderungen in der Bilanz
- Days Sales Outstanding (auch Debitorenlaufzeit oder Debitorenziel genannt) – Diese misst, wie lange es im Durchschnitt dauert, bis Kunden ihre Rechnungen bezahlen.
- Anteil überfälliger Forderungen – Wie viel % des Forderungswertes sind aktuell überfällig?
- Anteil Forderungsausfälle – Wie viel % des Forderungswertes muss abgeschrieben werden?
- Anzahl Rechnungsbeanstandungen – Wie viel % der gestellten Rechnungen werden beanstandet?
Kostenkennzahlen
- Personalkapazität – Wie viel Personalkapazität pro Rechnung wird benötigt?
- Kosten für Prüfgebühren pro Kunde – Die Ausgaben für Bonitätsauskünfte oder WKV-Prüfgebühren.
- Kosten für Absicherungs- oder Realisierungsmaßnahmen – Wie entwickeln sich die Kosten für Warenkreditversicherungen oder Inkasso?
Die oben dargestellten Kennzahlen sind nur eine Auswahl. Sie sollten diese individuell für Ihr Unternehmen festlegen. Bei Germania Inkasso stellen wir fest, das die Auswertung solcher Kennzahlen in vielen Unternehmen noch vernachlässigt wird und ein großes, ungenutztes Optimierungspotenzial für die Debitorenbuchhaltung und speziell das Forderungsmanagement darstellt.
Unser Angebot für Sie – Wir besprechen die relevanten KPIs für Ihre Debitorenbuchhaltung in einem unverbindlichen Beratungsgespräch.
Wie verbessere ich meine Debitorenbuchhaltung?
Um Ihre Debitorenbuchhaltung zu verbessern, sollten Sie ein geeignetes Kennzahlensystem, wie oben beschrieben. Getreu dem Motto „You can only manage what you measure” wird die regelmäßige Kennzahlenprüfung Ihnen helfen, Ihre Debitorenbuchhaltung zielgerichtet anzupassen und die richtigen Maßnahmen zu ergreifen. Für Denkanstöße haben wir hier eine Liste mit Maßnahmen für Sie aufbereitet:
- Anpassung der Prozesse
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- Einführung von Bonitätsprüfungen bei Neukunden (Verkauf auf Rechnung nur an Kunden mit guter Bonität)
- Regelmäßige Bonitätsprüfungen bei Bestandskunden, da sich Bonitäten über Zeit hinweg durchaus verändern können
- Automatisierte Mahnläufe ab dem 1. Verzugstag – hierfür ist meist eine passende Software notwendig
- Minimierung von Fehlern bei der Rechnungserstellung
- Schnellere und effizientere Reklamationsbearbeitung
- Zügige Übergabe von Forderungen an Inkassounternehmen
- Anpassung der Vertriebsziele (z.B. Provisionen nur, wenn Kunden auch pünktlich zahlen)
- Anpassung der Kunden-Konditionen
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- Reduzierung der Zahlungsziele (z.B. von 21 auf 14 Tage)
- Umstellung von Zahlungsarten (z.B. Lastschrift statt Kauf auf Rechnung)
- Belieferung von Kunden mit schlechter Zahlungsmoral nur gegen Vorkasse
Weitere, deutlich detailliertere Tipps „für Fortgeschrittene“ finden Sie in unserem Artikel: 5 Anregungen für Ihr Mahnwesen
Disclaimer:
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