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Zweifelhafte Forderungen - ausführlich für Sie erklärt

Hier finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um das Thema zweifelhafte Forderungen und Beispiele zur Buchung.

  • Was sind zweifelhafte Forderungen?
  • Was sind Gründe für zweifelhafte Forderungen?
  • Wie werden zweifelhafte Forderungen gebucht?

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Zusammenfassung zweifelhafte Forferungen buchen

Im Unternehmensalltag passiert es immer wieder, dass Rechnungsbeträge offenbleiben. Somit können Bedenken auftreten, ob manche Forderungen überhaupt noch beglichen werden. Hierbei handelt es sich um zweifelhafte Forderungen – auch dubiose Forderung genannt.

  • Zweifelhafte Forderungen sollten regelmäßig geprüft werden
  • Zweifelhafte Forderungen werden mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht beglichen
  • Gründe für zweifelhafte Forderungen sind beispielsweise die Insolvenz eines Kunden
  • Zweifelhafte Forderungen müssen schlüssig begründet werden können
  • Zum Bilanzstichtag müssen zweifelhafte Forderungen verbucht werden
  • Einzelwertberichtigung (EWB) oder die Pauschalwertberichtigung (PWB) werden zur Neubewertung der Forderungen verwendet
Inhaltsübersicht

1. Was sind zweifelhafte Forderungen?

Eine zweifelhafte Forderung liegt vor, wenn das Ausfallrisiko einer Forderung sehr hoch ist und sich der Zahlungseingang als unsicher erweist. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn Ihr Kunde oder Geschäftspartner Insolvenz anmelden muss. Die zweifelhafte Forderung muss in der Bilanz zum Stichtag ausgewiesen werden und die entsprechende Wahrscheinlichkeit der Rückzahlung glaubhaft belegt werden.

Neben zweifelhaften Forderungen gibt es auch einwandfreie Forderungen. Hierbei gibt es keine Zweifel, dass die offene Forderung nicht beglichen werden kann. Bei der einwandfreien Forderung ist es also sehr wahrscheinlich, dass der gesamte Betrag beglichen wird.

Die letzte Form ist die uneinbringliche Forderung. Wie der Name schon sagt, ist hierbei schon so gut wie sicher, dass der Anspruch nicht mehr durchgesetzt werden kann.

Zweifelhafte Forderungen Definition

2. Was sind die Gründe für zweifelhafte Forderungen?

Solange eine Rechnung noch nicht beglichen wurde, spricht man von einer offenen Forderung. Zweifelhaft wird eine Forderung dann, wenn:

  • Ein längerer Zahlungsverzug des Kunden vorliegt
  • der Kunde die Zahlung z.B. aufgrund von Mängeln der Ware verweigert
  • der Schuldner Widerspruch gegen den Mahnbescheid eingelegt hat

Zu beachten ist, dass dem Finanzamt triftige Gründe dargelegt werden müssen, warum der Schuldner die Zahlung nicht mehr vornehmen wird. Somit wird die Zweifelhaftigkeit des Unternehmens glaubhaft belegt. Bestünde diese Darlegungspflicht nicht, könnten Unternehmen hohe Forderungssummen als zweifelhaft deklarieren und ihre Gewinne schmälern. Dies würde zu einer temporären Steuerersparnis führen.

3. Wie werden zweifelhafte Forderungen in der Bilanz behandelt?

Wenn Sie einen Zahlungsanspruch gegenüber einem Kunden haben, ist dies in der Bilanz als Forderung zu buchen. Forderungen werden auf der Aktivseite der Bilanz im Umlaufvermögen (§ 266 HGB) gebucht. Bei Forderungen wird unterscheiden zwischen:

  • einwandfreien Forderungen
  • zweifelhaften (dubiosen) Forderungen und
  • uneinbringlichen Forderungen.

Hierbei wird unterschieden, wie wahrscheinlich es ist, dass eine Forderung auch tatsächlich bezahlt wird. Bei einwandfreien Forderungen wird davon ausgegangen, dass die Zahlung pünktlich und vollständig eingehen wird. Daher wird der Nennbetrag in der Bilanz angesetzt.

Bei zweifelhaften Forderungen gibt es Bedenken, dass die Forderung ausfallen könnte. Z.B. wenn der Zahlungseingang bereits verzögert ist. Wenn Produkte gewisse Mängel vorweisen oder die erbrachte Dienstleistung nicht korrekt ausgeführt wurde. Dann kann es vorkommen, dass Forderungen nicht in voller Höhe eingehen werden. Auf Grund dessen muss das Unternehmen die Forderung mit ihrem wahrscheinlichen Wert ermitteln.

Offene und zweifelhafte Forderungen müssen bzgl. der Bilanzklarheit getrennt voneinander ausgewiesen werden. Zum Bilanzstichtag wird für zweifelhafte Forderungen ein Wert ausgewiesen, welcher am ursprünglichen Wert der Forderung bemessen wird. Hierfür wird geschätzt, wie hoch der Anteil an der offenen Forderung ist, den der Schuldner noch begleichen wird. Diese Schätzung wird auf Basis von Erfahrungswerten durchgeführt. Die Umsatzsteuer bleibt dabei unberücksichtigt, da nur der Nettowert berücksichtigt wird.

Falls die Schulden doch beglichen werden sollten, muss auf dem Konto für die zweifelhaften Forderungen der Zahlungseingang aufgeführt werden. Bei uneinbringlichen Forderungen wird davon ausgegangen, dass die Forderungen eindeutig nicht beglichen werden können, beispielsweise wenn ein Kunde zahlungsunfähig ist. Die uneinbringlichen Forderungen dürfen als Forderungsverluste ausgebucht werden.

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Erfahren Sie auch mehr zu Inkasso, Inkassokosten, Forderungsmanagement, der Beantragung eines Mahnbescheids und zu Inkassounternehmen im Allgemeinen.

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4. Wie werden zweifelhafte Forderungen bewertet?

Jede Forderung muss hinsichtlich ihres Ausfallrisikos und anderen Wertminderungen einzeln beurteilt und bewertet werden.

Vorgehensweise bei der Bewertung von Forderungen:

  • Feststellung der einwandfreien Forderungen
  • Ermittlung der zweifelhaften (dubiosen) Forderungen
  • Individuelle Bewertung zweifelhafter (dubioser) Forderungen
  • Ermittlung der uneinbringlichen Forderungen
  • Pauschalwertberichtigung der nicht einzeln bewerteten Forderungen

Wenn zweifelhafte Forderungen vorliegen, erfolgt in der Bilanz eine Wertberichtigung. Die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen werden mit dem wahrscheinlichen Wert angesetzt, uneinbringliche Forderungen müssen jedoch abgeschrieben werden. Bei der Wertberichtigung von Forderungen wird zwischen der Einzelwertberichtigung und der Pauschalwertberichtigung unterschieden.

Der Nennbetrag der einzelnen Forderung ist bei der Einzelwertberichtigung (EWB) ausschlaggebend. Dieser Nettowert wird dann entsprechend korrigiert und der Wertverlust nach objektiven Umständen geschätzt.

Zweifelhafte Forderungen Bewertung

Beispiel:

Unternehmen X verkauft einen Traktor an Kunde Y. Nach ein paar Tagen meldet sich Kunde Y bei Unternehmen X, da der Traktor gewisse Mängel aufweist. Kunde Y hält den Preis deshalb nicht für gerechtfertigt. Unternehmen X ist allerdings überzeugt, dass die Forderung rechtmäßig ist und der Traktor wie bestellt geliefert wurde.
Da Kunde Y nicht den gesamten Rechnungsbetrag zahlen möchte, bucht Unternehmen X zweifelhafte Forderungen zum Bilanzstichtag. Unternehmen X hofft zwar noch auf die Begleichung des gesamten Betrages, vermutet aber hinsichtlich der Gespräche mit Kunde Y, dass 15 % der Forderungen nicht beglichen werden.

Oftmals merken Unternehmen bei bestimmten Forderungen, dass diese zweifelhaft sind. In bestimmten Fällen kann es jedoch vorkommen, dass ein gewisser Prozentsatz von Forderungen ausfallen wird, ohne dass im Voraus etwas darauf hingewiesen hat. Diesem Umstand können Unternehmen mit einer Pauschalwertberichtigungen gerecht werden.

Als Bewertungsgrundlage dient der Gesamtbestand der Forderungen. Durch Einzelwertberichtungen zuvor wertberichtigte Forderungen dürfen hier nicht berücksichtigt werden. Dieser Prozentsatz kann anhand von Betriebserfahrungen bestimmt werden, beispielsweise 4 %.

Achtung: Diese Werte werden oft in Außenprüfungen kontrolliert. Achten Sie darauf, dass Sie die Zahlen der Vorjahre vorlegen können und angeben können, weshalb der Prozentsatz beispielsweise mit 4 % bestimmt wurde.

4.1 Einzelwertberichtigung und Pauschalwertberichtigung

Wenn eine Forderung als zweifelhaft gilt oder ein Verdacht auf Uneinbringlichkeit besteht, wird die Einzelwertberichtigung (EWB) oder die Pauschalwertberichtigung (PWB) zur Neubewertung der Forderungen verwendet. Diese Verfahren werden für Forderungen mit Ausfallrisiken angewendet, da diese in der Bilanz berücksichtigt werden müssen.

Einzelwertberichtigung:
Einzelwertberichtigungen werden oft bei Unternehmen genutzt die verhältnismäßig wenige, aber dafür hohe offene Forderungen aufweisen. Dies ist meist in B2B Geschäften wie dem Maschinenbau der Fall. Wenn Ihnen ein potenzieller Forderungsverlust bei einer konkreten Forderung bevorsteht, sollten Sie am Bilanzstichtag die zu erwartende Ausfallsumme auf das Konto Einzelwertberichtigungen buchen.

Achtung:
Manchmal kommt es dazu, dass die Ausfallsumme am Bilanzstichtag zu niedrig, zu hoch oder exakt mit der geschätzten Summe übereinstimmt. Wenn Sie eine Einzahlung auf eine abgeschriebene Forderung erhalten, dann müssen Sie diese als Ertrag mit der entsprechenden Umsatzsteuer buchen.

Pauschalwertberichtigung:
Pauschalwertberichtigungen werden gewöhnlich genutzt, wenn Unternehmen eine hohe Zahl offener Forderungen haben und diese eher niedrig sind. Da Einzelwertberichtigungen zu aufwändig wären wird die Pauschalwertberichtigung genutzt. Anders als bei der Einzelwertberichtigung, wird die Pauschalwertberichtigung nicht geschätzt, sondern muss auf Basis von Referenzwerten berechnet werden.

Dank der Pauschalwertberichtigung können Sie eine Pauschale auf Forderungen ermitteln. Diese wird auf Grundlage von Erfahrungswerten der vergangenen 3-5 Jahre erstellt, die das allgemeine Ausfallrisiko von Forderungen zeigen.

Wie wird die Pauschalwertberichtigung gebucht?
Wenn Sie Pauschalwertberichtigungen buchen möchten, müssen Sie die Summe für die Einbuchung von den Nettoforderungen errechnen. Achten sie darauf, dass Sie alle Forderungsausfälle aus einem Geschäftsjahr direkt auf Forderungen abschreiben und die zugehörigen Nettobeträge dort verbuchen.

5. Wie werden zweifelhafte Forderungen nach HGB bewertet?

Unternehmen müssen Vermögensgegenstände und Schulden zum Bilanzstichtag einzeln bewerten und prüfen, ob bei den Forderungen wertmindernde Umstände vorliegen (§ 252 Abs. 1 Nr. 3 HGB).

Zweifelhafte Forderungen müssen hierbei sachgerecht eingeordnet werden, da im HGB das Vorsichtsprinzip gilt. Vermögensgegenstände sollten eher zu niedrig angesetzt werden – Schulden hingegen eher zu hoch (§ 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB).

6. Zweifelhafte Forderungen und Umsatzsteuer

Bei zweifelhaften Forderungen erfolgen noch keine Umsatzsteuerkorrekturen. Erst bei uneinbringlichen Forderungen wird die Umsatzsteuer gemäß § 17 UstG berichtigt.

7. Wie werden zweifelhafte Forderungen gebucht?

Für die Buchung von zweifelhaften Forderungen gibt es spezielle Konten. In der Buchhaltung wird meist auf die Standardkontenrahmen (SKR 03 und SKR 04) zurückgegriffen:

  • SKR 03: Konto 1460 Zweifelhafte Forderungen
  • SKR 04: Konto 1240 Zweifelhafte Forderungen

7.1 Buchungssatz von zweifelhaften Forderungen

Wenn eine Forderung als zweifelhaft kategorisiert wird, erfolgt die Buchung wie folgt:

Soll Haben
Zweifelhafte Forderungen Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

Im Soll werden also die zweifelhaften Forderungen gebucht und im Haben werden die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen ausgebucht. Falls die Forderung doch eingehen sollte, wird diese ausgebucht. Im Soll wird demnach der Zahlungseingang gebucht, im Haben die zweifelhafte Forderung.

Achtung: Die Abschreibung der wahrscheinlich ausfallenden Forderungen darf nur von den Nettoforderungen erfolgen und die Umsatzsteuer erst bei einem tatsächlichen Forderungsausfall korrigiert werden.

7.2 Beispiel zweifelhafte Forderungen buchen

Das Unternehmen XY hat eine Forderung in Höhe von 250.000 Euro. Diese gilt am Bilanzstichtag als zweifelhaft.
Das Unternehmen XY, schätzt das noch 60 % der Forderung beglichen werden. Auf Grund dessen werden am Bilanzstichtag folgende Buchungen durchgeführt:

  • Dem Konto zweifelhafte Forderungen wird ein Betrag von 100.000 € gutgeschrieben
  • Auf dem Konto Forderungen aus Lieferungen und Leistungen wird eine entsprechende Gegenbuchung durchgeführt

Achtung: Damit die zweifelhafte Forderung geschlossen wird, müssen Sie sich sicher sein, dass die offene Forderung tatsächlich nicht beglichen wird, wie beispielsweise durch Insolvenz des Schuldners.

Disclaimer:

Bitte beachten Sie, dass die Inhalte dieser Seite dem unverbindlichen Informationszweck dienen und eine Rechtsberatung, die auf Ihre individuelle Situation eingeht, nicht ersetzen soll. Wir übernehmen keine Gewähr auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität des Inhalts.

8. Wer kann mich zum Thema zweifelhafte Forderungen beraten?

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    Dominik Knoblich: Geschäftsführer Germania Inkasso-Dienst GmbH & Co. KG

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