Für Mahngebühren im B2B gibt es keine gesetzliche Gebührenstaffel von der ersten bis zur letzten Mahnung. Rechtlich sauber sind drei getrennte Positionen: der konkret ersatzfähige Mahnschaden nach §§ 280, 286 BGB, die 40-Euro-Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB und die Verzugszinsen. Jede Position hat eigene Voraussetzungen.
Mahngebühren im B2B ist die umgangssprachliche Sammelbezeichnung für die Kosten, die ein Gläubiger nach Zahlungsverzug eines Geschäftskunden geltend macht. Ein gesetzlicher Einheitstarif existiert nicht: Ersatzfähig ist nur ein durch den bereits bestehenden Verzug verursachter, erforderlicher und nachvollziehbarer Schaden, daneben tritt die eigenständige 40-Euro-Verzugspauschale.
Das Wichtigste zu Mahngebühren im B2B
- Die Bezeichnung „Mahngebühr“ ist kein gesetzlicher Einheitstarif. Konkrete Mahnkosten kommen als Verzugsschaden nach §§ 280, 286 BGB in Betracht und müssen durch den bereits bestehenden Verzug verursacht, erforderlich und nachvollziehbar sein.
- Üblicher interner Arbeits- und Zeitaufwand lässt sich nicht einfach als Personalkosten oder Systempauschale weiterberechnen.
- Die 40-Euro-Pauschale aus § 288 Abs. 5 BGB setzt eine Entgeltforderung, Schuldnerverzug und einen Schuldner voraus, der kein Verbraucher ist.
- Die Pauschale entsteht nicht für jede Mahnstufe neu. Sie ist zudem auf geschuldeten Schadensersatz anzurechnen, soweit dieser in Kosten der Rechtsverfolgung besteht.
- Verzugszinsen sind eine weitere, getrennte Position.
Was mit „Mahngebühren im B2B“ gemeint ist
Im Geschäftsalltag wird vieles unter „Mahngebühren“ zusammengefasst: Porto, eine Bearbeitungspauschale, die 40-Euro-Verzugspauschale, Verzugszinsen oder später anfallende Inkasso- und Anwaltskosten. Diese Sammelbezeichnung ist praktisch, aber rechtlich ungenau.
Für eine belastbare Forderungsaufstellung sollten Sie mindestens drei Positionen auseinanderhalten:
| Position | Rechtsgrundlage | Was muss geprüft werden? | Wichtig für die Abrechnung |
|---|---|---|---|
| konkreter Mahnschaden | §§ 280 Abs. 1 und 2, 286 BGB | Verzug, Verursachung, Erforderlichkeit und Höhe | kein gesetzlicher Einheitspreis |
| 40-Euro-Pauschale | § 288 Abs. 5 BGB | Entgeltforderung, Verzug, Schuldner ist kein Verbraucher | nicht pro Mahnung; Anrechnungsregel beachten |
| Verzugszinsen | § 288 Abs. 1 oder 2 BGB | Geldschuld, Verzug, Beteiligte und Art der Forderung | tageweise berechnen; Basiszinssatz kann wechseln |
Daneben können notwendige Kosten einer externen Rechtsverfolgung entstehen. Ob und in welcher Höhe sie zu ersetzen sind, ist gesondert zu prüfen. Die gesetzliche Anrechnung der 40-Euro-Pauschale schützt dabei vor einem Doppelansatz.
Wann ist der Geschäftskunde in Verzug?
Mahnkosten als Verzögerungsschaden und die 40-Euro-Pauschale setzen Schuldnerverzug voraus. Fälligkeit allein genügt dafür nicht in jeder Konstellation.
Nach § 286 Abs. 1 BGB kommt ein Schuldner grundsätzlich durch eine Mahnung in Verzug, die nach Eintritt der Fälligkeit erfolgt. Eine Mahnung kann unter anderem entbehrlich sein, wenn für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist oder der Schuldner die Zahlung ernsthaft und endgültig verweigert.
Die bekannte 30-Tage-Regel ist ebenfalls kein Freibrief für die Formulierung „B2B-Verzug tritt immer automatisch nach 30 Tagen ein“. § 286 Abs. 3 BGB verlangt bei einer Entgeltforderung grundsätzlich:
- Fälligkeit,
- Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung und
- ausbleibende Zahlung innerhalb von 30 Tagen.
Ist der Zeitpunkt des Rechnungszugangs unsicher, enthält die Vorschrift für einen Schuldner, der kein Verbraucher ist, eine zusätzliche Regel, die an Fälligkeit und Empfang der Gegenleistung anknüpft. Außerdem kommt ein Schuldner nach § 286 Abs. 4 BGB nicht in Verzug, solange die Leistung wegen eines Umstands ausbleibt, den er nicht zu vertreten hat.
Kostet die erste Mahnung automatisch extra?
Nein. Wenn erst eine Mahnung den Verzug begründet, sind die Kosten gerade dieser Mahnung in der Regel noch kein durch bereits bestehenden Verzug verursachter Schaden. Anders kann die Einordnung ausfallen, wenn der Schuldner schon ohne Mahnung in Verzug war, etwa aufgrund einer kalendermäßig bestimmten Leistungszeit oder nach Eintritt der Voraussetzungen des § 286 Abs. 3 BGB.
Eine freundliche Zahlungserinnerung kann kaufmännisch trotzdem sinnvoll sein. Sie sollte nur nicht mit einer angeblich allgemein zulässigen Gebühr verwechselt werden.
Welche konkreten Mahnkosten sind ersatzfähig?
§ 280 Abs. 1 und 2 BGB verbindet den Schadensersatz wegen verzögerter Leistung mit den Voraussetzungen des § 286 BGB. Ersatzfähig ist nicht jeder Aufwand, den ein Unternehmen intern einem Vorgang zuordnet. Erforderlich ist ein Schaden, der durch den Verzug verursacht wurde.
Bei einem nach Verzug versandten Mahnschreiben können zum Beispiel konkret angefallene und notwendige Druck-, Kuvertierungs-, Porto- oder Versandkosten in Betracht kommen. Wer solche Kosten verlangt, sollte den Rechenweg und den Bezug zur konkreten Mahnung dokumentieren.
Vorsicht ist bei internen Personalkosten, Telefonzeiten, Raummiete, Softwarelizenzen und allgemeinen Kosten des Forderungsmanagements geboten. Der Bundesgerichtshof hat im Urteil vom 26. Juni 2019, VIII ZR 95/18, den Grundsatz bestätigt, dass der übliche Arbeits- und Zeitaufwand für die außergerichtliche Abwicklung eines eigenen Schadensersatzanspruchs grundsätzlich beim Geschädigten bleibt. In dem entschiedenen Fall waren unter anderem Personal-, IT- und weitere Folgekosten nicht als Mahnkosten pauschalierbar; die Entscheidung betraf zwar die Klausel eines Energieversorgers gegenüber Verbrauchern, formuliert den Grundsatz aber anhand der allgemeinen schadensrechtlichen Rechtsprechung.
Für die Praxis heißt das:
- Porto und andere konkret ausgelöste Fremd- oder Sachkosten getrennt erfassen;
- den Zeitpunkt der Mahnung mit dem Verzugsbeginn abgleichen;
- interne Gemeinkosten nicht pauschal als Schaden ausgeben;
- keine Eurobeträge aus einer fremden Mahnstaffel übernehmen;
- ungewöhnlichen, über die normale Bearbeitung hinausgehenden Aufwand fachlich prüfen lassen.
Gibt es eine zulässige Höhe pro Mahnung?
Eine universelle Antwort wie „5 Euro für die erste und 25 Euro für die dritte Mahnung“ ist nicht belastbar. Die Forderungshöhe oder die Nummer der Mahnstufe macht aus einem Betrag noch keinen ersatzfähigen Schaden.
Entscheidend ist vielmehr, welche Position im konkreten Fall dem Grunde und der Höhe nach ersatzfähig ist. Eine automatisierte E-Mail löst beispielsweise nicht ohne Weiteres Porto- oder Druckkosten aus. Umgekehrt kann ein nach Verzug erforderlicher Brief konkrete Versandkosten verursachen. Diese Unterschiede verschwinden, wenn ein Unternehmen nur eine starre Staffel verwendet.
Die 40-Euro-Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB
Die 40-Euro-Pauschale ist ein eigenständiger gesetzlicher Anspruch. Sie ist nicht die „Mahngebühr für Geschäftskunden“ und nicht an den Versand einer bestimmten Mahnung gekoppelt.
Nach § 288 Abs. 5 BGB müssen drei Kernelemente zusammenkommen:
- Es besteht eine Entgeltforderung.
- Der Schuldner ist mit dieser Forderung in Verzug.
- Der Schuldner ist kein Verbraucher.
Die Vorschrift gilt auch bei einer Entgeltforderung, die eine Abschlagszahlung oder sonstige Ratenzahlung ist. Ein konkreter Schaden in Höhe von 40 Euro muss nicht nachgewiesen werden.
Die 40-Euro-Pauschale knüpft an die Entgeltforderung im Verzug an, nicht an die Zahl der versandten Schreiben. Bei späteren Rechtsverfolgungskosten ist ihre gesetzliche Anrechnung zu prüfen.
Warum es nicht 40 Euro pro Mahnung gibt
Der Anspruch knüpft an die Entgeltforderung und deren Verzug an, nicht an die Zahl der versandten Schreiben. Wer dreimal mahnt, erhält deshalb nicht allein aufgrund der drei Mahnstufen dreimal 40 Euro. Bei mehreren selbstständigen Entgeltforderungen, Abschlägen oder Raten muss die Zuordnung zum jeweiligen Anspruch geprüft und dokumentiert werden.
Wie funktioniert die Anrechnung?
§ 288 Abs. 5 Satz 3 BGB ordnet an, dass die Pauschale auf geschuldeten Schadensersatz anzurechnen ist, soweit der Schaden in Kosten der Rechtsverfolgung besteht. Das ist praktisch wichtig, wenn später etwa erstattungsfähige Inkasso- oder Rechtsanwaltskosten hinzukommen.
Die saubere Reihenfolge lautet daher nicht „40 Euro plus sämtliche weiteren Beitreibungskosten“. Stattdessen werden die Positionen getrennt ermittelt und anschließend wird geprüft, inwieweit die 40 Euro auf ersatzfähige Rechtsverfolgungskosten anzurechnen sind.
Was gilt für Vereinbarungen und AGB?
Auch im B2B-Verkehr sind vorformulierte Klauseln nicht grenzenlos wirksam. § 307 BGB unterwirft Allgemeine Geschäftsbedingungen einer Inhalts- und Transparenzkontrolle. § 288 Abs. 6 BGB schützt zudem Verzugszinsen, die 40-Euro-Pauschale und den Ersatz von Rechtsverfolgungskosten vor bestimmten im Voraus getroffenen Ausschlüssen oder Beschränkungen.
Eine allgemeine Musterklausel mit einem frei gewählten Betrag sollte deshalb nicht ungeprüft in AGB übernommen werden. Vertragsgestaltung und ein konkreter Schadensersatzanspruch sind zwei verschiedene Fragen.
Wie hoch sind die Verzugszinsen im B2B?
Verzugszinsen sind weder Bestandteil einer Mahnkostenpauschale noch ein Ersatz für die 40-Euro-Pauschale. § 288 Abs. 2 BGB nennt für Entgeltforderungen aus Rechtsgeschäften, an denen kein Verbraucher beteiligt ist, neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.
Seit dem 1. Juli 2026 beträgt der Basiszinssatz laut Deutscher Bundesbank 1,52 %. Daraus ergeben sich für den genannten Anwendungsbereich rechnerisch 10,52 % pro Jahr. Der Wert ist zeitabhängig; bei einem Halbjahreswechsel muss die Zinsberechnung in Zeitabschnitte geteilt werden.
Für eine fallbezogene Berechnung steht der Verzugskostenrechner zur Verfügung.
Verzugskosten strukturiert berechnen
Mahnkosten und 40-Euro-Pauschale in sieben Schritten prüfen
1. Forderung und Fälligkeit klären
Prüfen Sie Vertrag, Leistung, Rechnung, Gutschriften und vereinbarte Zahlungszeit. Bei Einwendungen zur Leistung oder Rechnung gehört die Anspruchsklärung vor die Kostenberechnung.
2. Verzugsbeginn bestimmen
Dokumentieren Sie, ob eine Mahnung den Verzug ausgelöst hat oder ob sie entbehrlich war. Halten Sie relevante Zugänge und Daten fest.
3. Schuldnerstatus und Anspruchsart prüfen
Für § 288 Abs. 5 BGB kommt es darauf an, dass der Schuldner kein Verbraucher und der offene Anspruch eine Entgeltforderung ist. Für den Zinssatz nach § 288 Abs. 2 BGB darf an dem Rechtsgeschäft kein Verbraucher beteiligt sein.
4. Konkreten Mahnschaden erfassen
Nehmen Sie nur Kosten auf, die nach dem Verzugsbeginn tatsächlich und erforderlich entstanden sind. Halten Sie Belege oder eine nachvollziehbare Kalkulation bereit.
5. 40-Euro-Pauschale zuordnen
Führen Sie die Pauschale als eigene Position. Verwenden Sie sie nicht als Begründung für eine zusätzliche frei gewählte Mahngebühr.
6. Zinsen taggenau rechnen
Berechnen Sie den Zinszeitraum mit dem jeweils geltenden Satz. Teilzahlungen und Änderungen des Basiszinssatzes verändern die Rechnung.
7. Anrechnung und Endsumme kontrollieren
Prüfen Sie bei Rechtsverfolgungskosten die gesetzliche Anrechnung der 40-Euro-Pauschale. So vermeiden Sie, dass dieselbe Kostenfunktion doppelt angesetzt wird.
Wie sieht eine transparente Forderungsaufstellung aus?
Angenommen, eine B2B-Entgeltforderung über 5.000 Euro ist nach geprüfter Sachlage seit dem 1. August 2026 in Verzug. Am 10. August wird eine notwendige Briefmahnung versandt. Später wird die Forderung extern weiterverfolgt.
Eine transparente Aufstellung trennt:
- offene Hauptforderung;
- Verzugszinsen für den jeweiligen Zeitraum;
- konkret nachweisbare Kosten der Briefmahnung;
- 40-Euro-Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB;
- später entstandene und dem Grunde nach ersatzfähige Rechtsverfolgungskosten;
- Anrechnung der 40-Euro-Pauschale, soweit gesetzlich vorgesehen;
- Zahlungen und verbleibenden Saldo.
Das Beispiel nennt bewusst keinen pauschalen Eurobetrag für die Briefmahnung und keine fiktiven Inkassokosten. Diese Werte hängen von den tatsächlichen Kosten und der konkreten Rechtsverfolgung ab.
Typische Fehler bei Mahngebühren im B2B
Eine feste Staffel als gesetzlich zulässig darstellen
Weder fünf, zehn noch 25 Euro sind allein wegen der Mahnstufe automatisch richtig. Der Schaden muss konkret einordenbar sein.
Die 30-Tage-Regel verkürzen
„Nach 30 Tagen immer Verzug“ lässt Fälligkeit, Rechnungszugang, Empfang der Gegenleistung und weitere Voraussetzungen außer Acht.
Die erste verzugsbegründende Mahnung berechnen
Ein Aufwand, der erst den Verzug herstellt, ist regelmäßig nicht durch einen bereits bestehenden Verzug verursacht.
Personalkosten und Software pauschal weiterreichen
Normaler interner Abwicklungsaufwand ist nicht ohne Weiteres ersatzfähiger Mahnschaden. Eine Kostenstellenrechnung ersetzt die rechtliche Verursachungsprüfung nicht.
Die 40 Euro mit jeder Mahnstufe addieren
Die Pauschale hängt an der Entgeltforderung im Verzug, nicht an der Anzahl der Mahnungen.
Die Anrechnung übersehen
Wer die Pauschale und spätere Rechtsverfolgungskosten einfach addiert, riskiert einen unzulässigen Doppelansatz.
Zinsen in einer Mahnkostenpauschale verstecken
Verzugszinsen werden nach eigener Rechtsgrundlage und für einen konkreten Zeitraum berechnet. Sie gehören als eigene Position in die Aufstellung.
Wann wird eine externe Bearbeitung sinnvoll?
Es gibt keine gesetzliche Pflicht, drei Mahnungen abzuwarten. Ein definierter Übergabepunkt ist dennoch hilfreich. Er kann erreicht sein, wenn:
- der Schuldner trotz klarer Frist und dokumentiertem Verzug nicht reagiert;
- Einwendungen eine fachliche Prüfung erfordern;
- wiederholte Teilzahlungszusagen nicht eingehalten werden;
- Ihre internen Bearbeitungskosten steigen, ohne dass neue Informationen entstehen;
- Verjährung oder Insolvenzsignale den Fall zeitkritischer machen.
Germania Inkasso ist auf B2B-Forderungen spezialisiert. Vor der Übergabe sollten Vertrag, Rechnung, Leistungsnachweis, Korrespondenz, Mahnungen, Zahlungen und die aktuelle Forderungsaufstellung zusammengeführt sein.
Offene B2B-Forderung einordnen
Rechtlicher Hinweis und Quellen
Dieser Beitrag enthält allgemeine Informationen zu deutschen B2B-Entgeltforderungen. Er ersetzt keine Rechtsberatung und keine Prüfung von Vertrag, AGB, Verzug, Anspruchsart, Schuldnerstatus, Einwendungen oder Kosten im Einzelfall. Redaktioneller Stand: 27.07.2026. Der genannte Basiszinssatz ist halbjährlich zu prüfen.
