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Inkassobüro – Definition, Aufgaben, Kosten und mehr

Auf dieser Seite finden Sie die wichtigsten Informationen rund um das Thema Inkassobüro. Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen gerne persönlich zur Verfügung.

Finden Sie die passende Inkasso-Lösung.

Was trifft am besten auf Sie zu?

Haben Sie eine Einzelforderung oder wiederkehrende Forderungen?

Wie hoch ist die Forderung?

Wurde die Forderung bereits tituliert?

Was ist die Grundlage Ihrer Forderungen?

Gegen wen richteten sich Ihre Forderungen?

Wo ist der Schuldner ansässig?

Wie viele Inkasso-Forderungen fallen bei Ihnen typischerweise pro Jahr an?

Wie hoch ist das typische Volumen pro Forderung?

Inkassbüro

Zusammenfassung

  • Ein Inkassobüro ist ein Dienstleistungsunternehmen, das für Gläubiger fällige Geldforderungen bei Schuldnern geltend macht und eintreibt.
  • Inkassobüros versuchen zuerst Forderungen außergerichtlich zu realisieren. Ist dies erfolglos, wird ein gerichtliches Mahnverfahren verfolgt mit daraus resultierender Zwangsvollstreckung und möglicher Forderungsüberwachung.
  • Bei der Auswahl eines passenden Inkassobüros gibt es eine Vielzahl an Faktoren zu beachten. Vor allem sollte der Dienstleister auf Ihre Branche und Schuldnerklientel spezialisiert sein.
  • Inkassobüros werden hauptsächlich durch den Schuldner gezahlt, da dieser für den Verzugsschaden aufkommen muss. Je nach Forderungsart berechnen sie  jedoch auch Kosten an den Gläubiger.

Was ist ein Inkassobüro?

Ein Inkassobüro bietet Dienstleistungen rund um das Einziehen bzw. die Eintreibung fälliger Forderungen seiner Gläubiger an. Wenn ein Schuldner seinen Zahlungsverpflichtungen nicht nachkommt und seine Rechnungen nicht begleicht, fordern Inkassobüros ihn auf, diese zu bezahlen, schließen Teilzahlungsvereinbarungen und führen Korrespondenz mit den Schuldnern.

Dies kann postalisch, telefonisch oder auch persönlich vor Ort geschehen.

Wenn Sie mit dem Thema Inkasso unvertraut sind, empfiehlt sich dieses Video des Bundesverband Deutscher Inkassounternehmen e.V. (BDIU):

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Wie geht ein Inkassobüro vor?

Begleicht ein Kunde offene Rechnungen nicht kann das betroffene Unternehmen die Forderung an ein Inkassobüro abtreten.

Als ersten Schritt des Inkassovorgehens wird das Inkassobüro versuchen, die Schulden außergerichtlich einzutreiben. Hierfür fordert es den Schuldner mit schriftlichen Mahnungen zur Zahlung auf und nimmt per Telefon, SMS oder Email Kontakt auf. Spezialisierte Inkassounternehmen verfügen auch über einen Außendienst, der Schuldner vor Ort besucht, um so der Bedeutung der Forderung noch mehr Nachdruck und Ernsthaftigkeit zu verleihen. Denn je hartnäckiger ein Inkassobüro ist, umso höher die Realisierungsquote.

Wenn das Inkassobüro die Forderung außergerichtlich nicht realisiert, kann es die Forderung auch in einem gerichtlichen Mahnverfahren geltend machen. Zunächst erwirkt das Inkassounternehmen einen Mahnbescheid und auf dessen Grundlage einen Vollstreckungsbescheid.

Mit dem Vollstreckungsbescheid kann die Forderung im Wege der Zwangsvollstreckung durchsetzen. Säumige Schuldner haben dann verschiedene Vollstreckungsmaßnahmen zu erwarten. So wird z.B. der Gerichtsvollzieher eingesetzt, oder eine Kontopfändung durchgeführt.

Wird eine Forderung trotz Vollstreckungsmaßnahmen nicht realisiert, überwachen Inkassobüros den Zahlungsanspruch daraus für weitere 30 Jahre. Sollte der Schuldner wieder zu Geld kommen, kann die Restforderung evtentuell realisiert werden.

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Ab wann sollte man Inkasso beauftragen?

Der richtige Übergabezeitpunkt erfordert meist Fingerspitzengefühl. Einerseits möchte man gegenüber dem Kunden Kulanz zeigen, andererseits sollte die offene Forderung schnellstmöglich beglichen werden.

Rechtlich gibt es dabei folgendes zu beachten: Damit eine Forderung an ein Inakssobüro übergeben werden kann, muss der Schuldner im Zahlungsverzug sein. Bereits auf der Rechnung kann eine feste Zahlungsfrist vereinbart sein. Bezahlt der Schuldner bis zu diesem Termin nicht, befindet er sich in Verzug. Zudem gerät der Schuldner spätestens 30 Tage nach Erhalt der Rechnung in Verzug. Wenn nichts anderes vereinbart wurde, greift diese gesetzliche Regelung. Verbraucher müssen mindestens einmal schriftlich gemahnt werden, bevor eine Forderung an ein Inkassobüro übergegeben werden kann.

Üblicherweise wird der Schuldner mit mehreren Mahnungen auf den Verzug hingewiesen. Zudem sind klärende Telefonate mit dem Schuldner hilfreich, bevor eine Forderung an das Inkassobüro übergeben wird.

Unser Tipp: Warten Sie nicht zu lange mit der Übergabe an ein Inkassounternehmen, da die Realisierungsquote sinkt je älter die Rechnung ist. Bei Germania Inkasso liegt die Realisierungsquote von Forderungen, die 1-3 Monate alt sind 12 Prozentpunkte über der Realisierungsquote von Forderungen, die 6-12 Monate alt sind. Hier finden Sie unser Beispiel.

Worauf muss ich bei der Auswahl eines Inkassobüros achten?

Wir haben Sie eine Liste mit wichtigen Auswahlkriterien für Inkassobüros zusammengestellt:

  • Hohe Realisierungsquote?
  • Hoher Anteil an außergerichtlich realisierten Forderungen?
  • Passende Prozesse zu Ihren Forderungen (meist individual bei B2B und Massenansatz bei B2C)?
  • tringente Forderungsüberwachung bei titulierten Forderungen?
  • Arbeitet mit bundesweitem Außendienst (vor allem bei B2B wichtig)?
  • Auslandsinkasso verfügbar?
  • Online Gläubigerportal?
  • Kooperation mit renommierten Auskunfteien wie der Schufa?
  • Professioneller Umgang mit Schuldnern?
  • Mitglied in Branchenverbänden wie dem BDIU e.V.?
  • Namhafte Referenzen in der jeweiligen Gläubigerbranche?
  • Anpassung der Arbeitsweise an die Gläubigerbranche?

Wenn Sie die obigen Fragen mit Ja beantworten, können Sie sich beruhigt beim jeweiligen Anbieter ein Angebot einholen. Wichtig dabei ist, dass Sie verstehen, dass Inkassobüros sehr unterschiedlich in Ihren Spezialisierungen sind. Fragen Sie also deshalb nach, ob das jeweilige Inkassobüro auf Ihre Schuldnerklientel spezialisiert ist. Einige Dienstleister betreiben eher Masseninkasso und fokussieren sich auf viele Forderungen mit kleinen Beträgen. Andere, wie Germania Inkasso, sind im B2B Segment Zuhause, das einen individuellen Inkassoprozess erfordert.

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Wie erkenne ich seriöse Inkassobüros?

Der Ruf von Inkassobüros ist schlechter als die Realität. Die Branche ist durch den Gesetzgeber stark reguliert und die meisten Unternehmen sind Mitglied im Bundesverband Deutscher Inkassounternehmen e.V. (BDIU), der Standards sicherstellt. Nichtdestotrotz gibt es schwarze Schafe, oder auch Betrüger, die sich als Inkassobüros ausgeben. Auf folgende Dinge sollten sie achten, um seriöse Inkassobüros zu erkennen:

  • Mitgliedschaft im Bundesverband Deutscher Inkassounternehmen (im Zweifel können Sie hier nachfragen)
  • Klare und übersichtliche Forderungsaufstellungen für Schuldner
  • Professionelle Arbeitsweise und fairer Umgang mit dem Schuldner
  • Gute Erreichbarkeit bei Rückfragen
  • Namhafte Kundenreferenzen
  • Lange Zeit am Markt

Was kostet es ein Inkassobüro zu beauftragen?

Durch den Aufwand und die fehlende Liquidität im Zusammenhang mit überfälligen Forderungen entsteht dem Gläubiger ein sogenannter Verzugsschaden, den der säumige Schuldner zu ersetzen hat. Denn ohne offene Forderung müsste das Inkassobüro nicht für den Gläubiger tätig werden. Zahlt der Schuldner also seine Forderung, muss er auch für die Inkassogebühren aufkommen. Der Schuldner erhält vom Inkassounternehmen eine Forderungsaufstellung (z.B. im Rahmen einer Mahnung) in der die Hauptforderung, Nebenforderungen (insb. Inkassogebühren) sowie die Verzugszinsen enthalten sind.

Ist der Versuch, das ausstehende Geld einzutreiben jedoch erfolglos sieht die Situation anders aus. Manche Inkassounternehmen berechnen dem Gläubiger Gebühren für die entstandenen Kosten. Andere berechnen keine Gebühren im Misserfolgsfall und haben stattdessen eine Mitgliedschaftsmodell, analog einer „Flat-Rate“ durch die Forderungen auch im Misserfolgsfalls ohne zusätzliche Kosten bearbeitet werden. Je nach Forderungstyp, z.B. bei bereits titulierten Forderungen, oder bei Auslandsforderungen ist es auch gängig mit Erfolgsprovisionen zu arbeiten, da hier die Erfolgschance niedriger ist. Hier eine Aufstellung der unterschiedlichen Vergütungsmodelle:

Ein seriöses Inkassobüro wird Ihnen bei Vertragsabschluss die jeweiligen Konditionen genau erklären und auch stets korrekt abrechnen.

Erfolgsprovision

Das Inkassounternehmen erhält für das Beitreiben der Forderung eine Erfolgsprovision. Dies kann beispielsweise ein prozentualer Anteil der Hauptforderung sein (z.B. 10%) oder der Einbehalt der Verzugszinsen, die der Schuldner zu zahlen hat. Hierbei richtet sich die Höhe wieder stark nach der Art der Forderung. Bei titulierten Forderungen ist es beispielsweise sehr üblich im 40 -60% Erfolgsprovision zu verlangen, da die Erfolgschance nicht sonderlich hoch ist und der Aufwand für das Eintreiben hoch.

Negativpauschalen

Wenn vom Schuldner keine Inkassogebühren eingetrieben werden können, berechnen viele Inkassobüros Ihren Kunden fixe Gebühren. Diese Gebühren entschädigen dabei das Inkassounternehmen für den entstandenen Aufwand.

Mitgliedschaften

Statt exakt abgerechneten Erfolgsprovisionen oder Negativpauschalen nutzen manche Inkassounternehmen Mitgliedschaftsgebühren. Kunden zahlen dabei eine jährliche Mitgliedschftsgebühr, bei welcher er, je nach Modell, eine (un)begrenzte Anzahl an offenen Forderungen an das Inkassounternehmen übergeben kann.

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    Patrick Lingen: Geschäftsführer Germania Inkasso-Dienst GmbH & Co. KG

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