Zusammenfassung Fakturierung
Unter Fakturierung versteht man den Prozess, bei welchem dem Kunden erbrachte Leistungen oder Produkte in Rechnung gestellt werden. Daher wird die Fakturierung auch Rechnungsstellung genannt.
- Grundsätzlich dient die Fakturierung dazu, Forderungen geltend zu machen. Die Rechnung hat dabei eine Beweisfunktion.
- Man unterscheidet zwischen der Vorfakturierung und der Nachfakturierung.
- Damit Fakturierungen vom Gesetzgeber als solche anerkannt werden, müssen sie gewissen Mindestanforderungen erfüllt werden
- Bei der Fakturierung müssen bestimmte Fristen eingehalten werden. Dies gilt sowohl für den Rechnungssteller als auch für den Rechnungsempfänger.
- Fehlerhafte Fakturierungen können gravierende Folgen haben und einen finanziellen Schaden verursachen.
1. Was bedeutet Fakturierung?
Unter Fakturierung versteht man den Prozess, bei welchem dem Kunden erbrachte Leistungen oder Produkte in Rechnung gestellt werden. Sie wird auch Rechnungsstellung genannt und dient dazu, Forderungen geltend zu machen. Bestandteil der Fakturierung ist auch die Verbuchung der Geschäftsvorfälle auf die korrekten Konten.
Immer häufiger wählen Unternehmen die Möglichkeit, das Fakturieren der Rechnungen in die Hände eines Inkassounternehmens zu legen. Inkassobüros übernehmen dabei auch das Mahnwesen und das Forderungsmanagement. Somit können Sie erhebliche Personalkosten sparen!
2. Was macht man bei der Fakturierung?
Die Fakturierung ist Bestandteil des Forderungsmanagements. Im Wesentlichen gehören fünf Aufgabenbereiche zur Fakturierung. Diese werden je nach Größe des Unternehmens und Digitalisierungsgrad manuell oder automatisch per Software erledigt.
1. Prüfung der Leistungen
Erfassung der für den Kunden erbrachten Leistungen:
- Welche Leistungen hat mein Unternehmen erbracht? (z.B. Wie viele Stunden hat der Handwerker für den Kunden gearbeitet?)
- Wurden diese Leistungen bereits vollumfänglich erbracht, sodass sie berechnet werden können?
2. Prüfung der Konditionen
Abgleich der für den Kunden bzw. das Produkt/ die Dienstleistungen festgelegten Zahlungskonditionen:
- Welche Preise wurden mit dem Kunden vereinbart?
- Stundensatz
- Rabattstaffeln
- Erfolgsboni
- Welche anderen Konditionen wurden mit dem Kunden vereinbart?
- Zahlungsziel
- Skonto
3. Rechnungserstellung
Erstellung von Rechnungen auf Basis der erbrachten Leistungen und vereinbarten Konditionen.
4. Rechnungsversand
Physischer/ digitaler Versand der Rechnung, inkl.:
- Abgleich der Rechnungsdaten (Adresse, Ansprechpartner, etc.)
- Kuvertierung
- Versand per Brief/ Email
5. Buchung
Buchung der Rechnungen im Buchführungssystem (z.B. Datev) auf das jeweilige Debitorenkonto.
3. Warum ist die Fakturierung wichtig?
Grundsätzlich dient die Fakturierung dazu, Forderungen geltend zu machen. Die Rechnung hat dabei eine Beweisfunktion. Nachdem eine Rechnung an einen Kunden übermittelt wurde, kann dieser bei Nichteinhaltung der Zahlungsfrist gemahnt werden. Die Fakturierung kann vor Gericht als wichtiger Beweis fungieren.
Rechnungen bilden die Basis der Steuerermittlung, da sie der Buchhaltung anzuführen sind und damit eine wichtige Grundlage für die Berechnung der Umsatzsteuer bilden.
4. Wann muss fakturiert werden?
Sobald eine Leistung erbracht bzw. die bestellte Ware an einen Kunden ausgeliefert wurde, ist die Zahlung sofort fällig, sofern nichts anderes vereinbart worden ist. Meist wird allerdings ein Zahlungsziel von 10-14 Tagen vereinbart. Dies gilt, sobald der Kunde die Rechnung erhält. Für den Fall, dass kein Zahlungsziel auf der Rechnung angeben ist, hat der Gesetzgeber eine Frist von 30 Tagen für die Fakturierung vorgesehen. Im eigenen Interesse sollte das Unternehmen so schnell wie möglich fakturieren, also eine Rechnung erstellen. Denn je schneller fakturiert wird, umso schneller erhält das Unternehmen sein Geld.
Andersherum gelten auch bestimmte Fristen bis zu denen spätestens fakturiert sein muss. Dies schützt Schuldner vor Forderungen, mit denen sie gar nicht mehr gerechnet hätten und stellt die ordnungsgemäße Abführung der Umsatzsteuer sicher.
4.1 Fakturierungsfristen
Das Gesetz sieht je nach Kunde bestimmte Fristen zur Erstellung einer Rechnung vor:
- Privatpersonen: keine Frist
- Unternehmen im Inland: sechs Monate nach Ausführung einer Leistung (§ 14 Abs. 2 UStG)
- Unternehmen in der EU: bis zum 15. des Monats, der auf den Monat des Umsatzes folgt (§14a Abs. 1 Satz 2, Abs. 3 Satz 1 UStG)
5. Welche Arten von Fakturierung gibt es?
Es kann zwischen zwei Arten der Fakturierung unterschieden werden. Die Fakturierung kann vor der Kommissionierung (Vorfakturierung) oder nach ihr erfolgen (Nachfakturierung).
Der am meisten auftretende Fakturierung ist die Nachfakturierung, wenn z.B. ein Handwerker eine Instandsetzung durchführt und danach die Rechnung erstellt. Eine Vorfakturierung gibt es z.B. bei der , wenn der Verkäufer online erst nach Zahlungseingang liefert. Bei der Nachfakturierung hat der Verkäufer ein Zahlungsrisiko durch seinen Lieferantenkredit. Bei der Vorfakturierung gewährt der Käufer dem Verkäufer einen Kundenkredit und besitzt deshalb ein Kreditrisiko.
6. Welche Mindestanforderungen an den Inhalt einer Fakturierung müssen erfüllt sein?
Auf einer Rechnung müssen gemäß § 14 Abs. 4, § 14a Abs. 5 UStG entsprechende Pflichtangaben vorhanden sein. Im Rahmen der Fakturierung gelten folgende Mindestanforderungen:
- Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer (meist im Format Jahr und Nummer, z.B. 2022-0001 für die erster Rechnung in 2022)
- Menge und Bezeichnungen der gelieferten Waren bzw. der erbrachten Dienstleistungen zzgl. Einzelpreisen
- Zeitpunkt der Lieferung bzw. Zeitraum der Leistungserbringung
- Gesamtbetrag
- Umsatzsteuer (Umsatzsteuersatz und Betrag)
- Hinweise auf vorher vereinbarte Skonti, Boni oder Rabatte (falls angeboten)
Nur wenn Sie diese Kernbestandteile auf einer Faktur ausgewiesen haben, wird die Fakturierung vom Gesetzgeber als ordnungsgemäß bewertet.
Unser Tipp: Für eine schnelle Zahlung der Rechnung empfiehlt sich bei der Fakturierung die Leistungen besonders genau anzugeben, umso keine Rückfragen oder Widersprüche beim Kunden auszulösen, die Rechnung nicht nachvollziehen kann.
6.1 Beispiel anhand eines Gärtners
Unspezifische Leistungsbeschreibung:
- Gartenarbeit (14 Stunden)
Spezifische Leistungsbeschreibung:
- Beschneiden der Hecken (3 Stunden)
- Anpflanzung Blumenbeet (4 Stunden)
- Rasenmähen (2 Stunden)
- Anpflanzung von 4 Bäumen (5 Stunden)
7. Welche Aufbewahrungsfristen für Rechnungen habe ich nach der Fakturierung?
Nach dem Umsatzsteuergesetz sind Rechnungen eines Unternehmens mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Die Frist startet mit dem Ablauf Fakturierungsjahrs. Wer dieser Pflicht nicht nachkommt, muss mit Strafen in Form hoher Bußgelder rechnen.
Wichtig ist, dass die Rechnungen gut lesbar sind. Empfehlenswert ist die Aufbewahrung der Rechnungen in elektronischer Form. Hier muss das Unternehmen die Rechnungen auf einem Datenträger speichern, der nachträglich nicht mehr geändert werden kann und für den gesamten Zeitraum problemlos gelesen werden kann.
8. Was sind die Folgen fehlerhafter Fakturierungen?
Eine fehlerhafte Fakturierung kann gravierende negative Folgen für den Rechnungssteller haben:
- Ist Ihre Rechnung fehlerhaft wird der Kunde widersprechen und um Korrektur bitten. Dadurch verlängert sich meist der Zahlungszeitraum und Ihre Liquidität verschlechtert sich.
- Enthalten Rechnungen nicht die nötigen Pflichtangaben, ist ein Vorsteuerabzug nicht möglich.
- Wird (versehentlich) eine zu hohe Umsatzsteuer berechnet, muss diese an das Finanzamt abgeführt werden.
- Berechnen Sie Umsatzsteuer, obwohl Sie dazu nicht berechtigt sind (z. B. weil Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen), müssen Sie die eingenommene Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen.
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