Außergerichtliches Mahnverfahren

Unbezahlte Rechnungen gefährden Ihre Liquidität. Das außergerichtliche Mahnverfahren ist der schnellste und kostengünstigste Weg, Ihre offenen Forderungen beizutreiben – ohne Gerichtsverfahren, ohne lange Wartezeiten. Erfahren Sie, wie der Ablauf funktioniert und wann sich dieser Weg für Ihr Unternehmen lohnt.

Außergerichtliches Mahnverfahren: das Wichtigste auf einen Blick

Die Inkassokosten können vom Schuldner zurückverlangt werden.

Ohne Gerichtsbeteiligung

Das außergerichtliche Mahnverfahren beschreibt alle Vorgänge, welche ohne gerichtliche Beteiligung ablaufen (z.B. persönliches, schriftliches oder telefonisches Inkasso).

Internes Forderungsmanagement

Grundsätzlich sollten Sie vorerst Ihr internes Forderungsmanagement einleiten und Zahlungserinnerungen sowie Mahnungen versenden.

Professionelle Übergabe an Inkassounternehmen

Wenn interne Schritte keinen Erfolg zeigen, empfehlen wir Ihnen eine zügige Übergabe an ein professionelles Inkassounternehmen.

Rechtliche Grundlagen beachten

Beim außergerichtlichen Mahnverfahren sind unterschiedliche rechtliche Grundlagen zu beachten (z.B. Mahnungen, Verjährungsfristen und Verzugsschäden und -zinsen).

Was ist ein außergerichtliches Mahnverfahren?

Forderungen einziehen ohne Gericht

Alle Inkasso-Vorgänge, die ohne gerichtliche Beteiligung ablaufen, gehören zum außergerichtlichen Mahnverfahren, z.B. persönliche, telefonische und schriftliche Aufforderung an den Schuldner, innerhalb einer Frist zu bezahlen.

Prävention: So vermeiden Sie offene Forderungen

Um Ihr Unternehmen vor Forderungsausfällen zu schützen, sollten Sie in Ihrem internen Forderungsmanagement regelmäßig Bonitätsprüfungen durchführen, die Vertragsgestaltung individuell halten, Rechnungen zügig und korrekt stellen, die Fälligkeiten und Zahlungsfristen im Blick haben, sowie gegebenenfalls Ihr eigenes Mahnwesen in die Wege leiten.

Ein Standardvorgehen oder ein vorgeschriebenes Verfahren beim Mahnen gibt es nicht. Sobald ein Schuldner eine Rechnung nicht wie vereinbart begleicht, sollten Sie eine freundliche Zahlungserinnerung schicken, welche als die erste außergerichtliche Mahnung gilt. In der Praxis versenden Unternehmen bis zu drei außergerichtliche Mahnungen (Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung) und hoffen, dass der Schuldner spätestens nach der letzten Mahnung bezahlt.

Zwei Möglichkeiten zur außergerichtlichen Realisierung

Erst selbst mahnen, dann übergeben

Vor der Beauftragung eines professionellen Inkassounternehmens sollten Sie 1-3 außergerichtliche Mahnungen selbst versenden. Wenn feststeht, dass Ihr Schuldner trotz Mahnung nicht bezahlt, empfehlen wir Ihnen die Übergabe an ein spezialisiertes Inkassounternehmen, welches offene Forderungen zügig und mit hoher Realisierungsquote eintreibt.

Eine vergessene Rechnung kostet den Schuldner noch keine Gebühren. Ist er jedoch zahlungsunfähig oder -unwillig, können Sie die Forderung sofort an Ihr Inkassobüro übergeben.

Bei der Wahl des richtigen Inkassopartners sollten Sie darauf achten, welche Services das Inkassobüro beim außergerichtlichen Inkasso anbietet. Hier variiert die Qualität der Inkassodienstleister stark. Nur ein Premium-Inkassobüro richtet das Vorgehen nach der Bonität aus, prüft jede Forderung einzeln und sucht eine Lösung in einem Mediationsgespräch mit dem Schuldner – telefonisch und persönlich vor Ort.

Vollständige Auslagerung

Sie lagern Ihr gesamtes Forderungsmanagement an ein Inkassobüro aus und verschicken keine eigenen Zahlungserinnerungen oder Mahnungen.

Sie müssen sich um nichts mehr kümmern.

Nicht immer ist ein Schuldner zahlungsunwillig oder zahlungsunfähig. Es kann auch vorkommen, dass eine Rechnung einmal „vergessen“ wird. Für Ihren Schuldner ist es dann ein Ärgernis, wenn er bereits bei der ersten Zahlungserinnerung mit Inkassogebühren belastet wird. Das kann sich negativ auf die Geschäftsbeziehung auswirken.

Warum zeitnahes Handeln entscheidend ist

Je länger eine Forderung offen bleibt, desto geringer wird statistisch die Realisierungswahrscheinlichkeit. Studien zeigen, dass die Erfolgsquote bei Forderungen, die innerhalb der ersten 90 Tage nach Fälligkeit bearbeitet werden, bei über 80% liegt. Nach sechs Monaten sinkt diese Quote bereits auf unter 50%.

Ein weiterer wichtiger Aspekt: Auch die Verjährungsfristen beginnen zu laufen. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt gemäß § 195 BGB drei Jahre und beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Durch konsequentes außergerichtliches Mahnverfahren können Sie nicht nur Ihre Liquidität sichern, sondern auch vermeiden, dass Forderungen durch Zeitablauf unwiederbringlich verloren gehen.

Sie sparen viel Zeit und Energie, wenn Sie das außergerichtliche Mahnverfahren nach den ersten Mahnungen an einen Premium-Inkassopartner wie Germania auslagern. Bei der Suche nach dem richtigen Inkassodienstleister sollten Sie sich telefonisch nach den Leistungen erkundigen. Idealerweise ist der Dienstleister auf Ihre Branche spezialisiert, kennt Ihr Tagesgeschäft und bietet entsprechende Branchenlösungen an. Ein seriöser Außendienst mit geschulten und erfahrenen Mitarbeitern sollte fester Bestandteil Ihres PREMIUM-Inkassodienstleisters sein.

Wie läuft ein außergerichtliches Mahnverfahren ab?

Grundsätzlich sollten Sie vorerst eigene Zahlungserinnerungen und Mahnungen durch Ihr internes Forderungsmanagement versenden. Zeigen Ihre internen Schritte keinen Erfolg, sollten Sie die Forderung zügig an ein spezialisiertes Inkassounternehmen wie Germania Inkasso übergeben.

Forderungsprüfung

Nach Auftragserteilung durch den Gläubiger prüft das Inkassounternehmen zunächst die Forderung auf Berechtigung, Durchsetzbarkeit und Realisierbarkeit. Die Forderung sollte offensichtlich begründet und berechtigt sein und einen angemessenen wirtschaftlichen Aufwand rechtfertigen.

Vorteil Germania Inkasso

Germania nimmt sich die Zeit, jeden Fall einzeln und individuell zu prüfen. Großen Wert legt Germania dabei auf den persönlichen Austausch mit dem Auftraggeber. Ein individuelles Vorgehen ist immer zielführender als automatisierte Standardprozesse.

Telefonisches Inkasso

Bevor die erste Zahlungsaufforderung versendet wird, sollte nach Möglichkeit erst einmal der telefonische Kontakt gesucht werden. Das Telefongespräch ist die persönlichste Form der Kontaktaufnahme und eignet sich hervorragend, um eine außergerichtliche Lösung zu finden.

Vorteil Germania Inkasso

Unsere Mitarbeiter im telefonischen Inkasso sind speziell geschult und nutzen verschiedene Kommunikationstechniken, um herauszufinden, warum der Schuldner bisher nicht bezahlt hat. Bei Germania wird jeder Schuldner individuell behandelt. Das erhöht die Chancen auf eine außergerichtliche Einigung enorm.

TIPP: Achten Sie darauf, dass Ihr Inkassodienstleister hier noch einen Schritt weiter geht und eine außergerichtliche Lösung beim Schuldner vor Ort sucht. So erhöhen Sie die Chancen erheblich, ein gerichtliches Mahnverfahren, eine Klage und Gerichtsgebühren zu vermeiden.

Außendienst-Einsatz vor Ort beim Schuldner

Der Besuch eines qualifizierten Inkasso-Außendienstmitarbeiters beim Schuldner ist eine besondere Methode, die nicht alle Inkassounternehmen anbieten. Bei einem persönlichen Termin kann man in einem Mediationsgespräch meist eine außergerichtliche Einigung erzielen.

Vorteil Germania Inkasso

Unser erfahrener Außendienst ist deutschlandweit im Einsatz und in der Lage, die Forderung beim persönlichen Termin mit dem Schuldner einzuziehen. Die Mitarbeiter sind speziell geschult und ausgebildet, eine maßgeschneiderte Lösung für jeden Schuldner zu entwickeln, um die Forderung außergerichtlich zu realisieren.

TIPP: Vor Ort sammelt der Außendienst außerdem Informationen zur wirtschaftlichen Situation des Schuldners. Mit diesem Wissen kann eine mögliche Zwangsvollstreckung später zielgenau durchgeführt werden. Damit steigen die Realisierungschancen später deutlich, wenn der Schuldner z.B. eine Ratenzahlungsvereinbarung nicht einhält.

Gerichtliches Mahnverfahren

Sollten alle außergerichtlichen Versuche scheitern, wird gegen den Schuldner ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet. Das Inkassobüro beantragt beim zuständigen Amtsgericht einen Mahnbescheid und im weiteren Verfahren einen Vollstreckungsbescheid. Mit diesem vollstreckbaren Titel kann nun die Zwangsvollstreckung eingeleitet werden.

Vorteil Germania Inkasso

Das gerichtliche Mahnverfahren wird durch unsere erfahrene Rechtsabteilung schnell und effizient abgewickelt, sodass wir zeitnah einen vollstreckbaren Titel gegen den Schuldner in den Händen halten. Die Durchlaufzeiten sind kurz und die Verfahrenskosten niedrig.

Zwangsvollstreckung

Die Zwangsvollstreckung ist die letzte Instanz. Mit dem Vollstreckungsbescheid kann das Inkassobüro nun beim Schuldner die Zwangsvollstreckung einleiten. Hierzu zählen die Kontopfändung, Lohnpfändung oder die Sachpfändung durch einen Gerichtsvollzieher.

Vorteil Germania Inkasso

Durch unseren Außendienst haben wir zu diesem Zeitpunkt bereits wichtige Informationen über die Vermögensverhältnisse des Schuldners gesammelt. Wir wissen z.B., wo der Schuldner arbeitet, welche Bank er nutzt oder ob pfändbare Gegenstände vorhanden sind. Damit können wir die Zwangsvollstreckung zielgenau durchführen und erhöhen die Erfolgsquote erheblich.

TIPP: Alle fünf Schritte zusammen bilden das Inkassoverfahren. Germania realisiert in diesen Schritten bis zu 90 % des Forderungswerts. Diese überdurchschnittliche Realisierungsquote ist unter anderem auf die hohe Qualität unseres außergerichtlichen Mahnverfahrens zurückzuführen.

Wieso ist Germania Inkasso der richtige Partner für mein Unternehmen?

Viele andere Inkassounternehmen erheben für das außergerichtliche Mahnverfahren zusätzliche Inkassogebühren. Bei Germania haben Sie dagegen keinerlei Zahlungsrisiko und stets volle Transparenz.

Hohe Realisierungsquote

Hohe Realisierungsquote durch seriösen Außendienst in ganz Deutschland

Firmen-Netzwerke

Die Germania-Mitarbeiter kennen wichtige Firmen-Netzwerke

Branchenlösungen

Individuelle Lösungen für Ihre Branche

Gespräche vor Ort

Konstruktive Gespräche mit Ihrem Schuldner vor Ort

Professionell

Professionelle Herangehensweise – Ihre Kundenbeziehungen bleiben erhalten

100% Hauptforderung

Bei Erfolg zahlen wir Ihnen 100 % Ihrer Hauptforderung aus

Auslandsinkasso

Auslandsinkasso bei grenzüberschreitenden Kundenbeziehungen

Persönliche Betreuung

Germania betreut Sie persönlich – nicht nur telefonisch

Achten Sie bei der Wahl eines Inkassounternehmens darauf, dass alle Gebühren transparent kommuniziert werden. Beim außergerichtlichen Inkasso sollten keine weiteren Kosten für Sie anfallen.

Welche rechtlichen Grundlagen muss ich beim außergerichtlichen Mahnverfahren beachten?

Verzugsschaden und -zinsen

Hohe Realisierungsquote

Ein Verzugsschaden ist ein durch Verzug entstandener Schaden, den (meist) der Schuldner dem Gläubiger nach § 280 BGB und § 286 BGB ersetzen muss. Verzugszinsen dürfen vom Gläubiger berechnet werden, wenn offene Forderungen nicht bis zum festgelegten Zahlungszeitpunkt beglichen werden. Die Höhe der Verzugszinsen ist dabei gesetzlich geregelt und an einen Basiszinssatz gekoppelt.

Mahnungen

Mahnungen (oder Zahlungserinnerungen) sind Aufforderungen des Gläubigers an den Schuldner, die geschuldete Leistung zu erbringen. Mahnungen erfolgen üblicherweise, wenn das Zahlungsziel nicht eingehalten wurde und ist in der Regel eine Voraussetzung für den Verzug.

Verjährungsfristen

Verjährungsfristen sind begrenzte rechtlich geregelte Zeiträume, welche ab Ablauf des Jahres, in dem ein Berechtigter einen Anspruch gegenüber einem Verpflichtenden hat, beginnen. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt gemäß § 195 BGB drei Jahre.

Ein häufig unterschätzter Erfolgsfaktor beim außergerichtlichen Inkasso ist die richtige Kommunikation. Germania setzt auf einen respektvollen, aber bestimmten Ton, der dem Schuldner verdeutlicht, dass eine Lösung gefunden werden muss.

Unsere Mitarbeiter sind darin geschult, die Beweggründe für den Zahlungsverzug zu erfragen – sei es vorübergehende Liquiditätsengpässe, Streitigkeiten über die Leistungserbringung oder organisatorische Versäumnisse.

Was kostet ein außergerichtliches Mahnverfahren?

Hohe Realisierungsquote

ABER: Sofern sich der Schuldner in Verzug befindet, kann der Gläubiger den ihm entstandenen Schaden (u.a. die Inkassokosten) vom Schuldner zurückverlangen. Dafür muss die Hauptforderung berechtigt sein und der Schuldner sich im Verzug befinden.

Orientierung am RVG

Inkassounternehmen orientieren sich in der Regel am Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG). Dabei richten sich Inkassogebühren nach der Höhe der Forderung, um die es geht.

Forderungsaufstellung

Üblicherweise erhält der Schuldner vom Inkassounternehmen eine Forderungsaufstellung (z.B. im Rahmen einer Mahnung) in der die Hauptforderung, Nebenforderungen (insb. Inkassogebühren) sowie die Verzugszinsen enthalten sind.

Viele andere Inkassounternehmen erheben für das außergerichtliche Mahnverfahren zusätzliche Inkassogebühren. Bei Germania haben Sie dagegen keinerlei Zahlungsrisiko und stets volle Transparenz.

Unser Tipp: Achten Sie bei der Wahl eines Inkassounternehmens darauf, dass alle Gebühren transparent kommuniziert werden. Beim außergerichtlichen Inkasso sollten keine weiteren Kosten für Sie anfallen.

Was passiert, wenn ein außergerichtliches Mahnverfahren erfolglos ist?

Zeigt der Schuldner außergerichtlich trotz aller Gespräche keine Einsicht, prüft Germania, ob sich ein gerichtliches Mahnverfahren lohnt.

Erst wenn die Vor-Ort-Recherche ergibt, dass das weitere Vorgehen Aussicht auf Erfolg hat, wird im 4. Schritt das gerichtliche Mahnverfahren (Mahnbescheid) eingeleitet.

Bei der anschließenden Zwangsvollstreckung helfen die Erkenntnisse des Außendienstes über eventuelle Vermögenswerte des Schuldners weiter.

Sollte ich mein Forderungsmanagement komplett auslagern oder erst selbst mahnen?

Beide Wege sind möglich. Vorteil des eigenen Mahnens: Eine vergessene Rechnung kostet den Schuldner noch keine Inkassogebühren, was die Geschäftsbeziehung schont. Bei zahlungsunwilligen oder -unfähigen Schuldnern können Sie dann zügig ein Inkassounternehmen beauftragen.

Ein qualitativ hochwertiger Inkassodienstleister prüft jede Forderung einzeln, richtet das Vorgehen nach der Bonität des Schuldners aus und verfügt über einen geschulten Außendienst.

Wichtig sind: Persönliche Mediationsgespräche statt Masseninkasso sowie transparente Gebührenstrukturen ohne versteckte Zusatzkosten.

Erhalten Sie Ihr Geld & Ihre B2B Beziehungen

Lassen Sie sich jetzt kostenlos zum außergerichtlichen Mahnverfahren beraten. Die Germania-Mitarbeiter beraten Sie gerne persönlich, wenn Sie Fragen zu den Gestaltungsmöglichkeiten unseres außergerichtlichen Mahnverfahrens und unserem Inkassovorgehen haben.

Kontaktmöglichkeiten

Telefonisch

+49 (0) 991 37029 0
Mo-Fr: 8:00 – 18:00 Uhr

Email

info@germania-inkasso.de
Antwort innerhalb von 24 Stunden

Persönliche Beratung

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Wir kommen zu Ihnen vor Ort

Über 35 Jahre Erfahrung im außergerichtlichen Mahnverfahren. Germania Inkasso steht für Professionalität, Transparenz und messbare Erfolge.

Häufig gestellte Fragen

Was versteht man unter einem außergerichtlichen Mahnverfahren?

Das außergerichtliche Mahnverfahren umfasst alle Inkasso-Vorgänge, die ohne Beteiligung eines Gerichts ablaufen. Dazu gehören persönliche, telefonische und schriftliche Aufforderungen an den Schuldner, offene Forderungen innerhalb einer gesetzten Frist zu begleichen.

Wie viele Mahnungen sollte ich vor der Beauftragung eines Inkassounternehmens versenden?

In der Praxis versenden Unternehmen üblicherweise bis zu drei außergerichtliche Mahnungen (Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung). Wenn der Schuldner trotz dieser Mahnungen nicht bezahlt, empfiehlt sich die Übergabe an ein spezialisiertes Inkassounternehmen.

Warum ist schnelles Handeln bei offenen Forderungen so wichtig?

Je länger eine Forderung offen bleibt, desto geringer wird die Realisierungswahrscheinlichkeit. Bei Forderungen, die innerhalb der ersten 90 Tage bearbeitet werden, liegt die Erfolgsquote bei über 80%. Nach sechs Monaten sinkt diese bereits auf unter 50%. Zudem beginnen Verjährungsfristen zu laufen.

Wie läuft das außergerichtliche Inkasso bei Germania ab?

Das Verfahren erfolgt in drei Schritten: Zuerst wird ein individuelles Mahnschreiben versendet, dann folgt der telefonische Kontakt mit dem Schuldner, und schließlich suchen geschulte Mitarbeiter im Außendienst vor Ort nach einer Lösung. Dieser persönliche Ansatz führt in vielen Fällen zum Erfolg.

Welche Verjährungsfrist gilt für Forderungen?

Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt gemäß § 195 BGB drei Jahre und beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Durch konsequentes Mahnwesen können Sie vermeiden, dass Forderungen durch Zeitablauf verloren gehen.

Wer trägt die Kosten für das außergerichtliche Mahnverfahren?

Grundsätzlich beauftragt der Gläubiger das Inkassounternehmen. Sofern sich der Schuldner jedoch in Verzug befindet, kann der Gläubiger die Inkassokosten vom Schuldner zurückverlangen. Voraussetzung ist, dass die Hauptforderung berechtigt ist und Verzug vorliegt.

Was passiert, wenn das außergerichtliche Mahnverfahren erfolglos bleibt?

Wenn der Schuldner außergerichtlich keine Einsicht zeigt, wird geprüft, ob ein gerichtliches Mahnverfahren sinnvoll ist. Erst wenn die Erfolgsaussichten gegeben sind, wird ein Mahnbescheid beantragt und gegebenenfalls die Zwangsvollstreckung eingeleitet.

Welche rechtlichen Grundlagen sind beim außergerichtlichen Mahnverfahren zu beachten?

Wichtige rechtliche Aspekte sind Verzugsschäden und -zinsen nach §§ 280, 286 BGB, die Anforderungen an wirksame Mahnungen sowie die Verjährungsfristen. Verzugszinsen sind gesetzlich geregelt und an einen Basiszinssatz gekoppelt.

Sollte ich mein Forderungsmanagement komplett auslagern oder erst selbst mahnen?

Was zeichnet ein seriöses Inkassounternehmen beim außergerichtlichen Mahnverfahren aus?

Ein qualitativ hochwertiger Inkassodienstleister prüft jede Forderung einzeln, richtet das Vorgehen nach der Bonität des Schuldners aus und verfügt über einen geschulten Außendienst. Wichtig sind persönliche Mediationsgespräche statt Masseninkasso sowie transparente Gebührenstrukturen ohne versteckte Zusatzkosten

Außergerichtliches Mahnverfahren