Was Sie über Forderungsmanagement wissen sollten

Jeder der ein Unternehmen führt, kennt die Situation: Der Auftrag ist längst abgeschlossen, die Rechnung geschrieben, aber der Kunde zögert die Zahlung immer wieder hinaus. Gerade bei großen Auftrags-Volumina kann das Ihre Firma in Schwierigkeiten bringen. Lesen Sie im folgenden Artikel, wie Ihre Unternehmen am besten in diesen Fällen vorgeht und wie Sie rechtzeitig Ausfallrisiken bei ausstehenden Forderungen erkennen.

Der Fachbegriff für die Verwaltung von Außenständen ist Forderungsmanagement. Dies beinhaltet noch keine Wertung, ob bereits Zahlungsfristen überschritten wurden. Ausfälle dagegen sind offene Rechnungen, deren Begleichung nicht mehr möglich sein wird. Dies ist beispielsweise bei einer Überschuldung des Kunden der Fall.

In der Regel ist Forderungsmanagement mit großem Aufwand verbunden, weshalb es sich meistens lohnt einen vertrauenswürdigen Inkassodienstleister wie Germania Inkasso-Dienst aus Deggendorf zu engagieren. Dieses hat eine umfangreiche Expertise und über 30 Jahre Erfahrung im seriösem Forderungsmanagement.

Übersicht über professionelles Forderungsmanagement

Verbindlichkeiten bei Lieferanten sind eine gängige Methode der Fremdfinanzierung. Bei dem betroffenen Lieferanten stehen die offenen Rechnungen jedoch als Forderungen im Buche und bereiten ihm Unannehmlichkeiten, da unsicher ist wann und ob die Rechnung gezahlt wird. Für den Umgang mit Forderungen, unabhängig davon, ob ein Unternehmen sich selbst darum kümmert, oder das Mahnwesen an ein Inkassounternehmen auslagert, gibt es einige Grundsätze zu beachten.

Schritt 1: Risikoanalyse

Das Forderungsmanagement beginnt mit einer Risikoanalyse aller ausstehenden Beträge. Diese dient dazu die unternehmerischen Risiken, die aus einer schlechten Zahlungsmoral der Kunden erwachsen können, zu reduzieren.

a. Strukturierung der Forderungen

Die Forderungen werden zunächst verschiedenen Kundengruppen zugeordnet. Es ist eine Einteilung nach Ländern, Branchen und Produktbereichen möglich. Ist eine Gruppe im Forderungspool übergewichtet, werden dazu die spezifischen landes- oder branchendurchschnittlichen Zahlungsausfallrisiken genauer betrachtet.

Anschließend wird die Streuung der Forderungen des jeweiligen Kunden überprüft. Das heißt, es wird untersucht, ob der säumige Geschäftskunde selbst von wenigen großen Auftraggebern abhängig ist oder einen breiten Kundenstamm hat. Eine wirtschaftliche Abhängigkeit kann sich bei der Insolvenz eines Kunden negativ auf das eigene Unternehmen auswirken. Aufgrund des Dominoeffekts kann dies Liquiditätsengpässen auf der eigenen Seite verursachen.

b. Erfassung der Absicherungssituation

Den Forderungen der einzelnen Kunden werden die jeweiligen hinterlegten Sicherheiten gegenübergestellt, um so die Gesamtmasse der unbesicherten Forderungen zu ermitteln. Abhängig von der Liquidität der hinterlegten Sicherheiten werden Sicherheitsabschläge kalkuliert. Beispiele für zur Verfügung gestellten Sicherheiten sind Bürgschaften, Pfandrechte, Sicherungsübereignungen, Eigentumsvorbehalte, Kreditversicherungen und das Factoring. Bei Letzterem werden die Forderungen an eine Factoring Gesellschaft verkauft, die die weitere Bearbeitung übernimmt. Dies ist allerdings, aufgrund des erwähnten Ausfallrisikos immer mit Kosten verbunden.

c. Ermittlung der Forderungsdauer und der bisherigen Zahlungsausfälle

Die durchschnittliche Dauer von der Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang ist eine wichtige Kenngröße, um sowohl das eigene Forderungsmanagement als auch das Zahlungsverhalten der Kunden einzuschätzen. Die Forderungsdauer wird dem Branchenschnitt gegenübergestellt. Einerseits kann man dabei eigene, unternehmensinterne Ineffizienzen bei der Forderungsbearbeitung aufdecken. Andererseits gibt der Vergleich der Forderungsdauer mit dem Branchendurchschnitt oder im Zeitverlauf Aufschluss darüber, wie sich das Zahlungsverhalten verändert hat und dient somit als früher Risikoindikator. Zeigen sich beispielsweise in einer Kundengruppe verlängerte Forderungsdauern, können frühzeitig Maßnahmen zur Risikoreduktion ergriffen werden und etwa der Fokus auf eine andere Gruppe gelenkt, beziehungsweise Sicherheitsaufschläge oder Lieferbeschränkungen vereinbart werden.

Zahlungsausfälle sind zu vermeiden. Sollten sie dennoch stattfinden, werden sie archiviert und kategorisiert. Sie dienen neben der Forderungsdauer als weitere Kenngröße ebenso zur Risikoeinschätzung.

d. Prüfung der Zahlungsmodalitäten

Über die Zahlungsbedingungen kann ein Unternehmen die Forderungsdauer unmittelbar beeinflussen. Durch die Einräumung von Boni und Skonti lassen sich Zahlungen beschleunigen. Gleichzeitig kann das Ausschlagen eines verlockenden Skontoangebots ein erster Hinweis auf Zahlungsschwierigkeiten sein.

Schritt 2: Vorgehen bei Außenständen

Trotz den oben genannten Vorkehrungen kann es zu Zahlungsverzögerungen der Kunden kommen. Auch in diesem Fall sind wichtige Punkte zu beachten.

a. Effizientes Mahnwesen

Die Dauer von der Rechnungsstellung bis zur Mahnung sollte angemessen sein, aber dennoch den Eindruck hinterlassen, dass der Gläubiger konsequent und nachdrücklich ist. Deshalb sollte zwischen den Mahnungen ein Abstand von etwa zwei Wochen gewählt werden. Dabei ist nicht nur das schriftliche Mahnverfahren möglich. Alternativen sind die telefonische Mahnung, eine E-Mail und die Mahnungszustellung per Fax. Letztere bieten den Vorteil einer Empfangsbestätigung. Dies ist auch beim Einwurfeinschreiben der Fall.

b. Die Forderung realisieren

Es gibt verschiedene Arten fällige Rechnungen zu begleichen. Im besten Fall geht der Rechnungsbetrag fristgerecht auf dem Konto des Auftraggebers ein. Jedoch ist dies nicht immer der Fall: Eine Zahlungsverzögerung oder gar nicht eingelöste Abbuchungen oder Lastschriftrückbuchungen sind ein Risikoindikator für Zahlungsschwierigkeiten. Im Folgenden werden zwei Möglichkeiten vorgestellt, wie offene Beträge eingezogen werden können.

Kleinere Rechnungen können per Nachnahme von der Post eingezogen werden. Dies muss nicht unbedingt in Verbindung mit der Lieferung geschehen. Die Nachnahme sollte dem Schuldner angekündigt werden um die Erfolgsaussichten zu verbessern. Vor allem bei kleineren Händlern oder Privatpersonen bietet sich diese Zahlungsart an.

Des Weiteren gibt es die Möglichkeit den Schuldner vor Ort aufzusuchen. Hier kann versucht werden, zumindest einen Teil der Zahlung zu erhalten. Das kann durch den Unternehmer selbst, einen seiner Außendienstmitarbeiter oder eine Inkassofirma geschehen. So bietet beispielsweise die Germania Inkasso mit Sitz in Deggendorf diesen Service an.

Gefahren durch schlechtes Forderungsmanagement

Unkoordiniertes Forderungsmanagement inklusive mangelhafter Risikoeinschätzung kann, verbunden mit hohen offenen Forderungssummen, die Unternehmensexistenz bedrohen. Vor allem kleinere Unternehmer und Mittelständler haben sowohl organisatorisch als auch fachlich häufig Schwierigkeiten, dieser Herausforderung gerecht zu werden. Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, das Forderungsmanagement auszulagern, vor allem weil dem Gläubiger keine oder im Forderungsausfall nur geringe Kosten anfallen. Erfahrene Inkassobüros, wie der Germania Inkasso-Dienst weisen dank langjähriger Erfahrung hohe Erfolgsquote bei einer kurzen Bearbeitungsdauer auf. Durch die Forderungsauslagerung gewinnt der Unternehmer Zeit für sein Kerngeschäft und profitiert von der langjährigen Erfahrung seines Servicepartners. Und auch die Kundenbeziehung bleibt trotz seiner schwierigen Finanzlage ungetrübt.

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